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Récompenses aux voyageurs d'affaires économes : pariez-vous vraiment sur le bon cheval ?

Posted: 12 July 2018
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Faire respecter la politique voyages et générer des économies font partie des plus gros défis des Travel Managers. Mais même le meilleur programme voyage d'affaires ne suffira pas si vos voyageurs ne l'achètent pas. Pour atteindre vos objectifs, vous avez peut-être songé à recourir à la « gamification » et à l’instauration d’un système de récompense. Mais récompenser un bon comportement (conforme) vous apportera-t-il les résultats que vous attendez en termes de coût et de conformité ? Commençons par définir ces deux termes :

  • La « gamification » consiste à transformer une tâche en jeu
  • Le système de récompense est le fait de promettre un cadeau pour stimuler la motivation

Les systèmes de récompense proposent généralement une « carotte » (compensation financière, bons ou cadeaux) pour récompenser les voyageurs d'avoir réservé la meilleure option de voyage. En mai 2018, Teresa Matheson, directrice générale d'Egencia en Australie, a participé à une conférence GBTA sur le thème « Venir à bout des rebelles grâce à la « gamification » » (Beating the Rebels using Gamification). Mais vos voyageurs d'affaires sont-ils des rebelles qui ont besoin de discipline ? Ont-ils même conscience d'être des rebelles ou est-ce parce qu'ils ne parviennent pas à trouver ce qu'ils cherchent dans votre programme voyages ? Avant de leur proposer une carotte, songez à ce que vos voyageurs souhaitent réellement manger...

Avez-vous déjà pensé à toutes les conséquences d’un système de récompense ?

Productivité : les voyages d'affaires sont épuisants. N'êtes-vous pas d'avis que voyager dans de bonnes conditions (accès au salon Affaires, vols directs, etc.) peut aider les voyageurs d'affaires à être plus efficaces lors de leurs déplacements ?

Sécurité : voyager pas cher peut engendrer des situations et comportements à risque, comme réserver un hôtel dans un quartier dangereux ou voyager dans certaines villes la nuit. Voulez-vous prendre ce risque pour vos voyageurs ?

Équité : tous vos employés ne sont pas amenés à voyager. Comment justifierez-vous que certains collègues gagnent beaucoup plus d'argent car ils voyagent ? Et comment récompensez-vous les organisateurs de voyages ?

Impôts : les récompenses comptent comme des revenus imposables. Qui paie ces impôts ? Comment sont-ils calculés ? Qui les calcule ?

Pertinence des données : les économies réalisées ne correspondent pas uniquement à la différence entre deux tarifs. Savez-vous combien coûte une heure passée à chercher le meilleur tarif plutôt qu'à travailler ? Avez-vous anticipé les frais annexes (transport terrestre, petits-déjeuners, etc.) et les suppléments en cas de modification de vol à la dernière minute ? Ne risquez-vous pas de faire face à une augmentation du nombre de voyages d'affaires inutiles ?

Image et RH : votre politique voyages reflète votre positionnement RH et peut constituer un bon « argument de vente » pour les nouvelles recrues. Souhaitez-vous promouvoir une politique voyages qui privilégie les économies d'argent plutôt que le confort et la sécurité ?

Pérennité : la "gamification" et le système de récompense ne sont pas des campagnes occasionnelles. Une fois lancées, comment pourrez-vous revenir à une situation plus « classique » ? Vos rebelles adhéreront-ils à cette politique sur le long terme ou aurez-vous plutôt affaire à des comportements opportunistes ?

Quel élément de votre programme voyages souhaitez-vous mettre en avant grâce à un système de récompense ?

Votre outil de réservation : votre agence de voyages d'affaires devrait vous mettre sur la voie du succès

  • Assurez-vous que votre outil de réservation est adapté aux besoins de vos voyageurs

66% des voyageurs d'affaires souhaiteraient pouvoir réserver ou gérer leurs voyages depuis plusieurs appareils : ils veulent des solutions multi-appareils et intuitives pour trouver l'info dont ils ont besoin quand ils en ont besoin. Si votre agence de voyages d'affaires actuelle ne vous offre pas ce niveau de technologie, peut-elle vous offrir ce confort ? Si non, le système de récompense ne durera pas dans le temps et ne pourra jamais être étendue à tous vos voyageurs.

  • Assurez-vous d'avoir accès à un inventaire solide et des tarifs compétitifs

Les achats hors politique voyages peuvent également être dus au fait que les voyageurs n'ont pas réussi à trouver un hôtel précis ou ont trouvé moins cher ailleurs. Avez-vous comparé l'inventaire de votre agence de voyages d'affaires avec d'autres prestataires de services ? Avez-vous informé votre Account Manager que tel hôtel manque à l'inventaire ? L'explication se trouve peut-être là. En ce qui concerne la tarification, osez comparer les tarifs ! Savez-vous si votre agence de voyages d'affaires offre des tarifs négociés incluant des services avantageux pour vos voyageurs d'affaires (petit-déjeuner, Wi-Fi gratuit, flexibilité ou politique d'annulation gratuite) ? Avez-vous déjà pensé à négocier des tarifs avec certains hôtels ou certaines compagnies aériennes ? Parlez-en à votre agence de voyages d'affaires et voyez si elle peut vous aider !

  • Assurez-vous que vos voyageurs personnalisent leur profil

Siège côté hublot, remises adhérents et points de fidélité sont des sujets récurrents et importants aux yeux des voyageurs d'affaires et des organisateurs exécutifs de voyage. Vous devriez vous assurer qu'ils peuvent accéder à leur profil et le personnaliser pour ajouter leurs préférences de voyage et leurs cartes de fidélité.

Votre politique voyages : assurez-vous qu'elle est toujours adaptée à votre entreprise

La non-conformité peut aussi refléter le fait que votre politique voyages est dépassée et n'est pas adaptée aux besoins de vos voyageurs ni à votre culture d'entreprise. Selon la 3e édition de l'étude Travel and Tech (2016), seulement 38% des voyageurs estiment que leur politique voyages est parfaitement adaptée à leurs besoins. Vous souhaitez rendre votre politique voyages plus séduisante ? Refaites-lui une beauté et suivez les tendances ! Songez à la réservation sur mobile, y compris à l'économie de partage (Uber, Abritel, etc.), misez sur la flexibilité et la personnalisation, prenez le confort en considération. Et n'oubliez pas de solliciter une évaluation de la politique voyages auprès de vos voyageurs et de votre agence de voyages d'affaires afin que chacun ait son mot à dire. Il vous faudra ensuite convaincre votre dirigeant : appuyez-vous sur les données pour étayer votre demande. Enfin, communiquez ! Partagez et expliquez l'importance du respect de la politique voyages. Et si vous continuez à avoir des voyageurs indisciplinés, prenez contact avec votre agence de voyages d'affaires pour mettre en place un processus d'approbation dans votre outil de réservation et assurez-vous que votre politique voyages s'y trouve. Chez Egencia, nous croyons qu'une politique voyages juste, défendue par une agence de voyages d'affaires et des équipes investies (account managers, conseillers voyages, développeurs, etc.), ainsi que des technologies innovantes vaut bien une double carotte. Et vous, qu'en pensez-vous ?

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