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Charte de confidentialité d’Egencia

Énoncé de confidentialité

Dernière mise à jour : [01.11.2021]

Egencia (« Egencia », « nous », « notre » ou « nos ») comprend que la réservation de voyages en ligne repose grandement sur la confiance que vous nous accordez. Votre confiance est importante pour nous, et c’est pourquoi il est notre priorité d’assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous ou votre organisation nous fournissez (par exemple, votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel ou vos détails de paiement).

Le présent Énoncé de confidentialité décrit les pratiques suivantes en matière de confidentialité :

Lorsque vous réservez des voyages sur Egencia, nous devons prendre certaines décisions quant à la façon dont nous traitons vos renseignements personnels afin d’effectuer votre réservation, et les raisons pour lesquelles nous utilisons ces renseignements. Nous sommes donc responsables de la protection de vos renseignements personnels au cours du processus de réservation de voyage.

Voilà la portée du présent Énoncé de confidentialité, qui décrit les politiques d’Egencia en ce qui a trait à la gestion des renseignements personnels. Il définit également les types de renseignements personnels qu’Egencia détient, les raisons pour lesquelles la société détient ces renseignements ainsi que les façons dont Egencia recueille, conserve, utilise et divulgue les renseignements.

PROGRAMME DE VOYAGES D’AFFAIRES – APERÇU

Votre organisation s’est inscrite au Programme de voyages d’affaires d’Egencia afin de gérer ses besoins en matière de voyages d’affaires. Dans le cadre de ce Programme, votre organisation peut désigner un gestionnaire de voyages (le « Gestionnaire de voyages ») qui s’occupe de la gestion et de l’administration des voyages pour votre organisation et qui peut nommer un ou plusieurs organisateurs de voyages (un « Organisateur » ou « Responsable des voyages ») dont le rôle est de réserver et de gérer les voyages des employés (les « Voyageurs ») et des autres personnes faisant partie du voyage, à la discrétion de l’entreprise (les « Invités »).

  • Règles relatives aux réservations effectuées par des Voyageurs

Pour qu’ils puissent réserver et gérer leurs propres voyages, les Voyageurs doivent s’inscrire en tant que membre d’Egencia, ou l’équipe de mise en œuvre d’Egencia doit saisir les données de leur profil dans notre système. Si un Voyageur choisit de ne pas devenir membre d’Egencia, alors son Gestionnaire de voyages, son Organisateur ou son Responsable des voyages doit faire la réservation en son nom. Si vous êtes un Voyageur, le présent Énoncé de confidentialité concerne la façon dont nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels, que vous réserviez vos voyages vous-même ou par l’intermédiaire d’un Gestionnaire de voyages, d’un Organisateur ou d’un Responsable des voyages. En conséquence, sauf indication contraire, l’utilisation de « vous » dans le présent Énoncé de confidentialité renvoie à vous-même en tant que Voyageur, que vous agissiez de votre propre chef ou par l’intermédiaire d’un Gestionnaire de voyages, d’un Organisateur ou d’un Responsable des voyages.

  • Gestionnaires de voyages, Organisateurs et Responsables des voyages

Bien que le présent Énoncé de confidentialité vise surtout les Voyageurs et les Invités, il s’applique également aux Gestionnaires de voyages, aux Organisateurs et aux Responsables des voyages.

Tout renseignement personnel qu’un Gestionnaire de voyages, un Organisateur ou un Responsable des voyages nous fournit à son sujet dans le cadre du Programme de voyages d’affaires est traité conformément au présent Énoncé de confidentialité. Toutefois, Egencia se réserve le droit de communiquer avec les Gestionnaires de voyages, les Organisateurs et les Responsables des voyages des façons prévues par l’entente de voyages d’affaires que l’organisation a conclue avec nous (p. ex. pour demander une rétroaction sur le programme, pour discuter des relations d’affaires ou pour parler de nouveautés ou de mises à jour des services). De telles communications pourraient être effectuées par téléphone, par courriel, par message texte ou par la poste.

Lorsqu’ils réservent et gèrent des voyages au nom d’un Voyageur ou d’un Invité, les Gestionnaires de voyages, les Organisateurs et les Responsables des voyages doivent obtenir le consentement du Voyageur ou de l’Invité visé. Les Gestionnaires de voyages, les Organisateurs et les Responsables des voyages doivent également s’assurer que le Voyageur ou l’Invité concerné reçoit et passe en revue l’Énoncé de confidentialité.

Que vous réserviez le voyage directement auprès de nous ou par l’intermédiaire d’un Gestionnaire de voyages, d’un Organisateur ou d’un Responsable des voyages, des personnes autorisées au sein de votre entreprise pourraient avoir accès à votre identifiant de membre, au nom de votre compte, à vos itinéraires de voyage et à d’autres renseignements stockés dans votre compte. Ces personnes pourraient également nous demander de partager de tels renseignements à des tiers pour la tenue des dossiers ou à d’autres fins autorisées. Votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable des voyages sera également en mesure de mettre à jour les paramètres de votre profil (à l’exception de votre identifiant et de votre mot de passe) ainsi que vos préférences de voyage, à votre demande. En outre, votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable des voyages pourra consulter, modifier ou annuler tout itinéraire de voyage sur votre compte, à votre demande ou avec votre consentement.

  • Champ d’application de l’Énoncé

Le présent Énoncé de confidentialité décrit les pratiques d’Egencia en matière de collecte et d’utilisation des renseignements. Les politiques ou pratiques de votre organisation pourraient être différentes, et nous ne sommes pas responsables de toute utilisation ou divulgation de vos renseignements personnels par qui que ce soit au sein de votre organisation, ni de toute action ou omission commise par votre organisation, votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable des voyages. Pour toute question au sujet de la façon dont votre organisation, votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable des voyages traite vos renseignements personnels ou réserve et gère des voyages en votre nom, veuillez communiquer avec le représentant pertinent de votre organisation, ou consultez l’énoncé de confidentialité de votre organisation.

LES RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS

Avant de pouvoir accéder au site Web d’Egencia, vous devez confirmer votre identité et ouvrir une session en tant que membre. En général, Egencia recueille et conserve tous les renseignements que vous lui fournissez, y compris, mais sans s’y limiter, tous les renseignements à votre sujet que vous fournissez expressément et volontairement, ou que vous nous transmettez d’une autre façon. Parmi ceux-ci, on compte des renseignements permettant de vous identifier (les « renseignements personnels ») tels que votre prénom, votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, les informations sur votre passeport et vos renseignements de facturation (par exemple, votre numéro de carte de crédit, le nom du titulaire de la carte et la date d’expiration). Nous pourrions également vous demander des renseignements au sujet de vos préférences de voyage, notamment vos demandes relatives aux repas, vos préférences de siège, vos renseignements de programmes de grand voyageur, d’hôtels et d’agences location de voiture, et vos préférences quant a l’émission des billets. Votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable des voyages pourrait nous fournir des renseignements supplémentaires à votre sujet, par exemple votre numéro d’employé.

Les circonstances lors desquelles Egencia recueille vos renseignements personnels comprennent, sans s’y limiter, les moments où vous :

  • devenez membre d’Egencia;
  • remplissez un profil de voyageur;
  • réservez un voyage;
  • utilisez les services d’un Organisateur de voyages;
  • répondez à un sondage;
  • communiquez avec nous.

Lorsque vous utilisez notre site, nos Applications ou les outils ou services associés, nous pouvons recueillir les types de renseignements personnels suivants auprès de vous, selon nos besoins :

Renseignements sur le passager : Egencia obtient d’un voyageur son nom complet, ses coordonnées et d’autres renseignements personnels nécessaires pour réserver un voyage, notamment son numéro de passeport et ses renseignements de facturation si la réservation de voyage est effectuée sur Egencia. Nous pourrions également recueillir des renseignements au sujet de ses préférences de voyage, notamment ses demandes relatives aux repas, ses préférences de siège, ses renseignements et numéros d’adhésion à des programmes de grand voyageur, d’hôtels et d’agences de location de voiture, et ses préférences quant a l’émission des billets.

Renseignements sur l’Invité : lorsque vous effectuez une réservation pour une autre personne au moyen de ce site Web, nous pourrions vous demander les renseignements personnels et les préférences de voyage de cette personne. Avant de nous fournir les renseignements personnels et les préférences de voyage d’autres personnes, vous devez obtenir leur consentement et vous assurer qu’elles ont passé en revue le présent Énoncé de confidentialité, car lesdits renseignements ne pourront être consultés ou modifiés qu’à partir de votre compte. Nous recueillerons, utiliserons et divulguerons les renseignements personnels de ces personnes uniquement dans le but d’effectuer une réservation.

Renseignements automatiques : lorsque vous visitez notre site Web, nous recueillons automatiquement certains renseignements sur votre ordinateur. Nous recueillerons, entre autres, votre adresse IP, votre navigateur Web (tel que Firefox, Safari ou Internet Explorer) et le site Web de renvoi. Nous pourrions également recueillir des renseignements sur votre activité en ligne tels que les voyages que vous consultez et les réservations que vous effectuez. Nous recueillons automatiquement ces renseignements dans le but d’aider à personnaliser votre expérience utilisateur et de détecter et prévenir les fraudes potentielles. Pour en savoir plus, consultez notre Énoncé sur les témoins.

Surveillance des appels : les appels à notre centre d’assistance du service à la clientèle peuvent être enregistrés ou écoutés aux fins de contrôle de la qualité et de formation du personnel. Les enregistrements d’appels seront conservés aussi longtemps que nécessaire ou que la loi l’exige, puis ils seront supprimés. Tout renseignement personnel que vous nous transmettez durant l’appel sera traité conformément au présent Énoncé de confidentialité.

Autres communications en ligne : tous les échanges, lorsque vous vous entretenez avec nous au moyen de notre site Web ou d’autres technologies, telles que le clavardage, sont enregistrés et font l’objet d’un suivi à des fins de contrôle qualité, de protection en cas de litige et de formation du personnel. Les renseignements seront traités et conservés conformément au présent Énoncé de confidentialité.

Catégories spéciales de renseignements personnels : certains types de renseignements personnels, comme des numéros d’identification émis par le gouvernement et des renseignements concernant la religion, la santé ou la sexualité, sont considérés comme sensibles et nécessitent une protection supplémentaire en vertu des lois applicables. Nous limitons la cueillette de renseignements personnels sensibles à certains types situations, notamment les suivants :

  • Des renseignements relatifs à la santé pourraient être nécessaires pour fournir l’hébergement approprié et satisfaire aux exigences quant à l’accessibilité et aux installations dans le cadre d’un voyage.
  • Les numéros d’identification émis par le gouvernement comme les numéros de passeport ou de permis de conduire pourraient être requis pour les réservations de vol, de voiture de location ou de tout autre produit de voyage.
  • D’autres renseignements que vous pouvez choisir de fournir et susceptibles de donner des indications (explicitement ou non) quant aux pratiques religieuses, à l’état de santé ou à toute autre information, par exemple les restrictions alimentaires.

Défaut de fournir des renseignements : afin d’accéder au site Web d’Egencia, vous devez ouvrir une session en tant que membre, à l’aide de votre identifiant et de votre mot de passe. Lorsque vous planifiez un voyage ou effectuez une réservation sur ce site Web, vous devez fournir les coordonnées et les renseignements financiers demandés. Nous utiliserons vos coordonnées pour réserver les services demandés, pour vous envoyer les détails de la confirmation, à des fins de facturation et pour vous aviser de toute mise à jour ou modification de vos projets de voyage. Si vous ne fournissez pas les renseignements demandés, vous ne serez pas en mesure d’accéder au site Web d’Egencia, et nous pourrions ne pas être en mesure de répondre à vos demandes ou de passer vos commandes.

Utilisation de vos renseignements : Egencia utilise des renseignements de facturation de nature sensible (notamment le nom du titulaire de la carte, le numéro de la carte de crédit et la date d’expiration) pour effectuer les réservations de voyages que vous demandez sur notre site. Nous utilisons d’autres renseignements à votre sujet aux fins suivantes : pour vous inscrire en tant que membre d’Egencia, pour vous offrir des produits et services à votre demande, pour vous transmettre des confirmations et des mises à jour concernant vos voyages, pour vous envoyer des avis relatifs à vos voyages, pour vous envoyer des renseignements sur les mises à jour des services et sur les services qui pourraient vous intéresser, pour communiquer avec vous de façon générale, pour répondre à vos questions et à vos commentaires, pour mesurer votre intérêt envers nos produits, nos services et notre site Web de façon à les améliorer, pour personnaliser autrement votre expérience sur Egencia, pour permettre les récompenses dans le cadre de tout programme de fidélité ou de récompenses auquel vous vous inscrivez, pour vous demander des renseignements, notamment au moyen de sondages, pour résoudre des litiges, percevoir des frais ou régler des problèmes, pour prévenir toute éventuelle activité interdite ou illégale, pour appliquer nos Conditions d’utilisation, ou à d’autres fins qui vous seront décrites au moment de la collecte.

Fondement juridique en matière de traitement des renseignements : nous recueillons normalement vos renseignements personnels uniquement (i) lorsque nous avons besoin desdits renseignements pour exécuter un contrat avec vous, (ii) lorsque le traitement est dans notre intérêt légitime (ou de celui d’un tiers) et qu’il ne porte pas atteinte à vos droits, ou (iii) lorsque nous avons obtenu votre consentement. Dans certains cas, nous aurons l’obligation légale de recueillir des renseignements personnels auprès de vous lorsqu’ils sont nécessaires afin d’utiliser votre historique de transactions dans le but de remplir nos obligations financières et fiscales en vertu de la loi.

Si nous vous demandons de fournir des renseignements personnels à des fins de conformité à une exigence juridique ou d’exécution d’un contrat avec vous, nous vous indiquerons clairement la raison en temps opportun et nous vous aviserons si la communication de vos renseignements personnels est obligatoire ou non (ainsi que des conséquences possibles si vous ne fournissez pas vos renseignements personnels).

Si nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels en nous fondant sur nos intérêts légitimes (ou ceux de tout tiers), ces intérêts consisteront généralement à exploiter notre plateforme ainsi qu’à communiquer avec vous, selon les besoins, pour vous fournir nos services, à des fins de vérification de sécurité lorsque vous communiquez avec nous et pour répondre à nos intérêts commerciaux légitimes, par exemple, pour répondre à vos demandes, améliorer notre plateforme, mener des activités de marketing ou à potentiellement détecter ou prévenir les activités illégales. Nous pourrions avoir d’autres intérêts légitimes et nous vous en préciserons la nature, le cas échéant, au moment opportun.

DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS

Egencia et ses fournisseurs de services pourraient partager vos renseignements personnels avec les entités suivantes :

  • Les fournisseurs, autrement dit les hôtels, les compagnies aériennes, les sociétés ferroviaires, les agences de location de voiture ou les fournisseurs d’activités qui enregistrent vos réservations de voyages. Sur l’ensemble de notre site Web, tous les services offerts par un fournisseur tiers sont décrits comme tels. Ces fournisseurs traiteront vos données conformément à leur politique de confidentialité. Nous vous encourageons donc à passer en revue les politiques de confidentialité de tout fournisseur des produits de voyage que vous réservez sur Egencia. Veuillez prendre note que ces fournisseurs pourraient également communiquer avec vous au besoin afin d’obtenir des renseignements supplémentaires à votre sujet ou pour confirmer votre réservation de voyage.
  • Les fournisseurs tiers qui offrent des services ou qui accomplissent des tâches en notre nom, y compris,
    mais sans s’y limiter, le traitement de cartes de crédit, des analyses commerciales, le service à la clientèle en dehors des heures d’ouverture, la distribution de notre infolettre ou de sondages par courriel, et la prévention de la fraude. À la demande de votre employeur, nous pourrions également transmettre vos renseignements personnels à des fournisseurs tiers qui offrent des services de suivi et de remboursement des dépenses. Ces entreprises ont accès aux renseignements personnels nécessaires pour accomplir les tâches demandées, mais elles ne sont pas autorisées à transmettre ni à utiliser les renseignements à toute autre fin, quelle qu’elle soit. Pour en savoir plus sur la façon dont nos fournisseurs de services traitent vos renseignements personnels, communiquez avec nous aux coordonnées indiquées ci-dessous à la section « Comment communiquer avec nous ».
  • D’autres personnes au sein de votre organisation, notamment votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable des voyages, tels qu’ils sont définis ci-dessus à la section « Gestionnaires de voyages, Organisateurs et Responsables des voyages ».
  • D’autres sociétés au sein de notre groupe d’entreprises. Nous pourrions partager certains renseignements avec nos sociétés affiliées à des fins d’hébergement, de stockage, d’analyses et de production de rapports, et en vue de l’exploitation, de l’analyse et de l’amélioration de nos services comme des leurs. Si elle a accès à vos renseignements afin de fournir un service en notre nom, une société affiliée suivra des pratiques au moins aussi restrictives que celles décrites dans le présent Énoncé de confidentialité.

De plus, nos fournisseurs de services et nous-mêmes partagerons vos renseignements :

  • à votre demande expresse;
  • en réponse à une assignation à témoigner, à une ordonnance d’un tribunal ou à un autre processus judiciaire, afin d’exercer nos droits juridiques ou de nous défendre contre une réclamation, ou d’une autre façon exigée ou permise par la loi applicable. Dans de tels cas, nous nous réservons le droit faire valoir toute objection ou tout droit de nature juridique dont nous disposons, ou encore d’y renoncer;
  • lorsque nous croyons qu’il est justifié d’enquêter ou de prendre des mesures préventives ou réactives à la suite d’activités illégales ou suspectes, afin de protéger et de défendre les droits, la propriété et la sécurité d’Egencia, de nos clients ou de tiers, ou encore conformément à nos conditions générales et à nos autres ententes;
  • avec des organismes d’application de la loi et des gouvernements du monde entier, à des fins de sécurité, de douane et d’immigration. Par exemple, conformément à la loi américaine, le service des douanes et de la protection des frontières du département de la sécurité intérieure exige qu’on lui transmette avant le départ certains renseignements sur le voyage et la réservation (appelées les données du Passenger Name Record ou PNR) au sujet des personnes voyageant à destination ou en provenance des États-Unis, ou encore passant par les États-Unis. Nous pourrions divulguer ces renseignements aux compagnies aériennes ou à d’autres fournisseurs de voyages pour qu’ils puissent les transmettre aux organismes d’application de la loi et aux gouvernements applicables;
  • dans le cadre d’une transaction d’entreprise proposée ou réalisée, notamment un désinvestissement, un regroupement, une consolidation ou une vente d’actifs, ou dans le cas peu probable d’une faillite.

VOS CHOIX EN MATIÈRE DE COLLECTE ET D’UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS

Vous pouvez consulter, ajouter, mettre à jour ou supprimer des renseignements sur les pages Mon profil et Mes voyages, et fermer votre compte de la manière décrite ci-dessous.

Vous pouvez également envoyer une demande écrite d’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Si vous faites une telle demande, Egencia est habilitée à demander une identification appropriée au préalable. Vous pouvez nous envoyer une demande d’accès à vos renseignements personnels en nous écrivant aux coordonnées indiquées ci-dessous à la section « Comment communiquer avec nous ». Nous nous efforcerons de répondre dans un délai raisonnable et, le cas échéant, dans le respect des délais prescrits par la loi.

Certains pays et certaines régions accordent des droits supplémentaires à leurs résidents relativement aux renseignements personnels. Ces droits supplémentaires varient selon le pays et la région et peuvent comprendre les possibilités suivantes :

  • Demander une copie de vos renseignements personnels
  • Demander des renseignements sur l’objectif des activités de traitement
  • Demander des renseignements concernant vos renseignements personnels qui ont été vendus ou divulgués à des fins commerciales
  • Demander la suppression de vos renseignements personnels
  • Vous objecter à notre utilisation ou à notre divulgation de vos renseignements personnels
  • Limiter le traitement de vos renseignements personnels
  • Vous opposer à la vente de vos renseignements personnels
  • Transmettre vos renseignements personnels
  • Demander des renseignements à propos de la logique qui sous-tend la prise de décision automatisée dans le cadre de nos pratiques de prévention de la fraude et l’issue de telles décisions

Vous pouvez facilement nous soumettre votre demande en remplissant la section « Communiquez avec nous » à la fin du présent Énoncé de confidentialité. Nous ne vous pénaliserons jamais pour des actions qui s’inscrivent dans l’exercice de ces droits.

En plus des droits susmentionnés, vous pourriez avoir le droit de déposer une plainte auprès d’une commission de la protection de la vie privée concernant notre collecte et notre utilisation de vos renseignements personnels. Cependant, nous vous encourageons à communiquer d’abord avec nous pour que nous puissions déployer tous les efforts nécessaires afin de résoudre votre problème. Vous pouvez nous soumettre votre demande en consultant les renseignements de la section « Comment communiquer avec nous ». Nous répondons à toutes les demandes que nous recevons de personnes souhaitant exercer leurs droits en matière de protection des données conformément aux lois applicables en la matière.

En tant que participant au programme d’Egencia, vous pourriez recevoir des communications de notre part contenant des nouvelles et des mises à jour relatives aux voyages. Vous pouvez vous désabonner de notre infolettre en tout temps à partir de la page Mon profil, sous « Préférences de courriel », ou en informant votre Gestionnaire de voyages, votre Organisateur ou votre Responsable des voyages que vous ne souhaitez plus recevoir l’infolettre d’Egencia. Chaque infolettre que nous envoyons par courriel contient également un lien de désabonnement. Veuillez prendre note que nous nous réservons le droit de vous envoyer d’autres communications, notamment des annonces relatives au service, des messages de nature administrative et des sondages associés à votre compte Egencia ou à vos transactions avec Egencia. Vous n’êtes pas en mesure de vous désabonner de ces communications.

UTILISATION DES APPLICATIONS EGENCIA POUR TÉLÉPHONE CELLULAIRE ET TABLETTE (LES « APPLICATIONS MOBILES »)

Lorsque vous utilisez une Application mobile Egencia, nous recueillons et utilisons des renseignements à votre sujet de la même façon et dans les mêmes buts que nous le faisons sur notre site Web. De plus, nous utilisons d’autres renseignements que nous recueillons automatiquement lorsque vous utilisez nos Applications mobiles. Plus précisément :

  • Nous recueillons des renseignements sur les fonctionnalités de l’Application mobile que vous consultez et utilisez. Ainsi, nous pouvons connaître les sections de l’Application mobile qui intéressent nos clients, de façon à perfectionner notre Application mobile.
  • Si vous utilisez la fonctionnalité « Trouver des hôtels » et l’option « Emplacement actuel » de l’Application mobile, nous utilisons les renseignements sur votre emplacement que votre appareil nous fournit à l’aide du GPS ou d’une technologie similaire pour vous montrer des établissements à proximité. Nous ne recueillons pas de données sur l’emplacement sans que vous consentiez expressément en cliquant sur la fonctionnalité « Trouver des hôtels » et en sélectionnant « Emplacement actuel » en tant que destination, ou en activant la collecte de données sur l’emplacement dans les paramètres de votre téléphone. Si vous acceptez de partager votre emplacement avec nous depuis les paramètres de l’application ou de votre appareil, nous pourrions utiliser et partager ces renseignements afin de vous proposer des hôtels ou des transports dans votre région ou de vous présenter d’autres renseignements ou services pertinents.
  • Chaque Application mobile nous envoie également un rapport d’erreur en cas de panne ou d’interruption de service. Ce rapport nous permet d’examiner l’erreur et d’accroître la stabilité des prochaines versions de l’Application mobile. Dans ces rapports d’erreur, l’Application mobile inclut des renseignements sur le type d’appareil mobile, la version du système d’exploitation, votre identifiant de client, le moment où l’erreur s’est produite, la fonctionnalité utilisée et l’état de l’application au moment où l’erreur s’est produite. Nous n’utilisons ces renseignements à aucune fin autre que l’examen et la rectification de l’erreur.
  • Nous pourrions envoyer des notifications au sujet de modifications de l’état de votre vol ou d’autres renseignements concernant vos voyages. De plus, nous pourrions aussi utiliser les notifications pour vous transmettre des communications importantes de la part de votre Gestionnaire de voyages ou de votre employeur en cas d’urgence. Les autorisations relatives aux notifications peuvent être gérées à partir des paramètres de votre appareil mobile.
  • Lorsque cette fonctionnalité est disponible, si vous choisissez de communiquer avec un agent et sélectionnez « Demander un rappel » dans l’outil Aide d’Egencia, l’Application mobile enverra au conseiller en voyage votre identifiant de client, les renseignements sur votre itinéraire et peut-être d’autres renseignements sur votre utilisation récente de l’Application mobile. Nous envoyons ces renseignements afin de faciliter votre interaction avec le service à la clientèle et d’offrir une expérience plus rapide et utile.

Vous avez toujours la possibilité de contrôler certains renseignements que l’application mobile nous transmet. Vous pouvez désactiver la collecte de données sur l’emplacement en tout temps à partir des paramètres de votre téléphone. Vous pouvez également supprimer entièrement l’Application mobile de votre appareil et accéder à nos services depuis notre site Web ou par téléphone.

COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS?

Nous tenons à ce que vous utilisiez nos services de planification et de réservation de voyages en toute confiance, et c’est pourquoi nous nous engageons à protéger les renseignements que nous recueillons. Bien qu’aucune entreprise ne puisse garantir la sécurité des renseignements, nous avons mis en place des mesures administratives, techniques et physiques afin de protéger les renseignements personnels que nous détenons et gérons. Par exemple, seuls les membres autorisés du personnel peuvent accéder aux renseignements personnels, et ce, uniquement dans l’exercice des fonctions qu’ils sont autorisés à remplir. En outre, nous chiffrons les renseignements personnels que nous transmettons de notre système au vôtre, et nous utilisons des pare-feu et des systèmes de détection des intrusions afin de prévenir tout accès non autorisé à vos renseignements.

COMMENT POUVEZ-VOUS ACCÉDER À VOS RENSEIGNEMENTS?

Vous avez accès à vos renseignements dans les sections suivantes du site Web :

Mon compte
La page Mon profil sur le site d’Egencia vous permet de consulter et de modifier les paramètres de votre compte. Les paramètres de messagerie électronique vous permettent de changer votre adresse courriel et de gérer vos préférences de communication. Vous pouvez également modifier vos préférences de courriel en cliquant sur « Me désabonner » dans l’un des courriels que nous vous avons envoyés (au bas de la page). Vous pouvez aussi changer votre mot de passe et opter pour l’ouverture de session automatique pour ce site Web. Une fois connectés à leur profil Egencia, les Gestionnaires de voyage ont la possibilité d’ajouter de nouveaux utilisateurs, de supprimer les profils d’utilisateurs existants ou d’en modifier le statut, de modifier ou de corriger les noms, les numéros de téléphone, les renseignements sur le passeport et les coordonnées des contacts en cas d’urgence des Voyageurs associés à votre profil, et peuvent aussi mettre à jour vos préférences de voyage.

Demande de fermeture de compte
Vous pouvez fermer votre compte Egencia en communiquant avec nous aux coordonnées ci-dessous. Une fois votre compte fermé, vous ne pourrez plus ouvrir de session ni accéder aux renseignements associés au compte, mais vous pourrez ouvrir un nouveau compte à tout moment. Nous enverrons un courriel confirmant la fermeture du compte à l’adresse indiquée dans le profil du membre.

MES VOYAGES

Sur la page Mes voyages du site Web d’Egencia, les membres peuvent consulter, mettre à jour ou supprimer les itinéraires qu’ils ont enregistrés. Si vous avisez Egencia que certains renseignements personnels à votre sujet sont inexacts, incomplets ou désuets, Egencia prendra des mesures raisonnables afin de corriger lesdits renseignements, de sorte qu’ils soient exacts, complets et à jour.

LIENS EXTERNES

Si toute partie de ce site Web vous renvoie vers d’autres sites Web dont nous ne sommes ni les propriétaires ni les gestionnaires, alors ces sites ne sont pas visés par le présent Énoncé de confidentialité. Nous vous recommandons de passer en revue les énoncés de confidentialité de ces sites Web afin de comprendre leurs procédures en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels.

OÙ VOS DONNÉES SONT-ELLES STOCKÉES?

Egencia stocke et traite les renseignements personnels sur les Voyageurs dans des endroits sécurisés aux États-Unis et dans d’autres pays. En ce qui concerne le traitement des données des Voyageurs qui ne sont pas américains, Egencia doit, en vue d’offrir ses services, transmettre leurs données personnelles à ses sociétés affiliées et/ou à ses fournisseurs de services aux fins de traitement aux États-Unis, et éventuellement à des pays autres que votre pays de résidence, dont les lois en vigueur en matière de protection des données peuvent différer de celles établies dans votre pays. Egencia s’engage à protéger vos renseignements personnels conformément au présent Énoncé de confidentialité et aux exigences des lois applicables en matière de protection des données, et ce, chaque fois que vos renseignements personnels sont traités. Egencia maintient les clauses contractuelles types intragroupes, s’il y a lieu, pour couvrir le transfert des renseignements personnels de l’UE vers les États-Unis.

Nous veillerons également à ce que nos fournisseurs de services tiers qui reçoivent des données transférées aient mis en place des mesures de protection appropriées pour protéger vos renseignements personnels. Le principe d’adéquation peut faire référence (i) à un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation, c’est-à-dire un pays réputé adéquat par la Commission européenne parce que les normes de protection des données dudit pays sont comparables à celles l’Union européenne; ou (ii) à des clauses contractuelles types.

CONSERVATION DES DONNÉES

Nous ne conserverons pas vos renseignements plus longtemps que nécessaire à des fins commerciales ou juridiques. Toutefois, veuillez prendre note que nous pourrions conserver certains renseignements après la fermeture de votre compte sur notre site, par exemple afin de respecter nos obligations juridiques, notamment pour des raisons fiscales et pour la gestion comptable. Nous dépersonnaliserons, agrégerons ou anonymiserons autrement vos renseignements personnels si nous avons l’intention de les utiliser aux fins d’analyse ou d’analyse des tendances sur des périodes plus longues.

Les critères que nous utilisons pour déterminer la durée de nos périodes de conservation sont les suivants :

  • La durée de notre relation avec vous, y compris tout compte ouvert que vous pourriez avoir avec Egencia, ou les réservations ou autres transactions récentes que vous avez effectuées sur notre site.
  • Si nous avons une obligation légale liée à vos renseignements personnels, telle que l’obligation de conserver des registres de vos transactions avec nous.
  • S’il existe des obligations légales actuelles et pertinentes affectant la durée de conservation de vos renseignements personnels, y compris les obligations contractuelles, les mises en suspens pour cause de litige, les délais de prescription et les enquêtes réglementaires.

MODIFICATIONS APPORTÉES AU PRÉSENT ÉNONCÉ DE CONFIDENTIALITÉ

Egencia pourrait mettre à jour le présent Énoncé de confidentialité à l’avenir. Nous vous aviserons de toute modification importante apportée au présent Énoncé de confidentialité en envoyant un avis à l’adresse courriel que vous nous avez fournie, ou en publiant un avis sur notre site Web. Vous pouvez voir à quel moment l’Énoncé de confidentialité a été mis à jour pour la dernière fois en vérifiant la date de « dernière mise à jour » affichée en haut du présent Énoncé de confidentialité.

COMMENT COMMUNIQUER AVEC NOUS

Si vous avez des questions au sujet de notre Énoncé de confidentialité ou de nos pratiques générales en matière de confidentialité, veuillez communiquer avec nous :

  • Envoyez-nous un courriel si vous avez des questions ou des plaintes au sujet d’American Express Global Business Travel (GBT) ou de la protection de la vie privée. Pour faire valoir vos droits, veuillez communiquer avec le bureau de protection des données en cliquant ici.
  • Écrivez-vous. Voici notre adresse : Global Privacy Team, American Express Global Business Travel, 5 Churchill Place, Canary Wharf, London E14 5HU, UK.

Renseignements sur les contrôleurs de données d’Egencia :

Contrôleur de données pour la Belgique

Egencia Belgium SA

Contrôleur de données pour la France

Egencia France SAS

Contrôleur de données pour la Norvège

Egencia Norway AS

Contrôleur de données pour le Danemark

Egencia Denmark A/S

Contrôleur de données pour la Finlande

Egencia Finland Oy

Contrôleur de données pour l’Allemagne

Egencia GmbH

Contrôleur de données pour la Suède

Egencia Sweden AB

Contrôleur de données pour le Royaume-Uni

Egencia UK ltd

Contrôleur de données pour les États-Unis et l’Asie-Pacifique (y compris la Chine)

Egencia LLC (États-Unis)

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ D’EGENCIA

Egencia est une propriété exclusive d’American Express Global Business Travel (GBT). GBT est une coentreprise qui n’est pas une propriété exclusive d’American Express Company ou d’une de ses filiales (American Express). « American Express Global Business Travel », « American Express » et le logo American Express sont des marques de commerce d’American Express et sont uniquement utilisés en vertu d’une autorisation limitée. « American Express Meetings & Events » est une division de GBT.