Traditionnellement, les entreprises donnent la priorité aux voyages d’affaires en fonction de la croissance du chiffre d’affaires. Mais les besoins évolutifs des travailleurs hybrides entraînent un changement de perspectives. Harvard Business Review Analytic Services, en collaboration avec American Express Global Business Travel, a mené une enquête auprès de 425 personnes impliquées dans les programmes de déplacements internes de leur organisation. Le but ? Découvrir comment elles exploitent les voyages d’affaires pour favoriser la réussite par l’engagement interne.^[1]

L’enquête s’est penchée sur les points suivants :

• Pourquoi les récentes évolutions du modèle de travail hybride ont-elles accru le besoin de connexion ?
• Comment les entreprises peuvent-elles tirer profit des voyages d’affaires pour améliorer la collaboration, l’engagement des employés et les relations, tout en renforçant la culture d’entreprise ?
• Quels sont les facteurs clés d’un programme voyages d’affaires réussi ? Avec des exemples concrets.
• Comment les entreprises peuvent-elles utiliser leur politique de voyages pour atteindre des objectifs commerciaux plus ambitieux ?

Les résultats de l’enquête montrent que les voyages ne sont pas seulement un coût à maîtriser, mais un investissement qui permet à une organisation d’améliorer son capital humain et sa culture d’entreprise. En effet, 88 % des personnes interrogées déclarent que les interactions en personne, telles que les réunions, les ateliers et les réunions hors site, sont essentielles pour établir des relations positives à long terme entre les employés et les collègues.

Remodeler la façon de travailler du personnel

Ce besoin d’interaction en personne est encore plus important dans l’environnement actuel. Les personnes interrogées affirment que pendant la pandémie, la collaboration, l’engagement des employés et la culture d’entreprise ont souffert. Mais ce n’est pas parce que les restrictions de voyage à grande échelle sont levées que tout est redevenu comme avant.

Les modèles de travail à distance et hybrides sont appelés à perdurer. Seulement 7 % des personnes interrogées ont déclaré que le lieu de travail de leur organisation était actuellement entièrement situé dans ses locaux, ce qui signifie que la plupart des entreprises doivent adapter leur mode de fonctionnement.

De nombreuses entreprises réaménagent leurs espaces physiques pour les adapter au travail hybride, en réduisant leur territoire et en modernisant leurs espaces pour mieux accompagner les travailleurs à distance. Les bureaux ressemblent de plus en plus à des centres qui accueillent des effectifs hétérogènes, plutôt qu’au socle sur lequel se construit la culture d’entreprise. Dans ce nouveau contexte, les voyages d’affaires forment un lien entre des éléments qui seraient autrement dissociés.

Comment les entreprises performantes exploitent-elles les voyages d’affaires pour renforcer leur structure interne ?

Avec la dissolution de l’ancien modèle, dans lequel réunions, tête-à-tête et conversations autour de la fontaine à eau avaient lieu tous les jours, les organisations doivent être plus attentives au moment, à l’endroit et à la raison pour lesquels elles réunissent les personnes.

Les personnes interrogées dans le cadre de l’enquête reconnaissent ce besoin, 71 % d’entre elles admettant qu’un modèle de travail essentiellement à distance peut donner aux employés l’impression d’être déconnectés du bureau et de la culture d’entreprise. Pourtant, selon les résultats de l’enquête, les entreprises ont tardé à adopter un nouvel état d’esprit qui privilégie stratégiquement les contacts en personne.

Les résultats de l’enquête confirment l’intérêt d’investir dans ce type de déplacements internes :

• 71 % des personnes interrogées déclarent que leur entreprise tire une valeur commerciale tangible des déplacements effectués pour rencontrer en personne des collègues et d’autres employés.
• 74 % des personnes interrogées affirment que les rencontres en face-à-face permettent de renforcer les relations entre les employés et les équipes.
• 88 % des personnes interrogées estiment que les interactions en personne (réunions, séminaires, ateliers) sont essentielles pour assurer des relations positives à long terme entre les employés et les collègues.
• 83 % des personnes interrogées reconnaissent que les voyages d’affaires leur ont permis d’acquérir une plus grande sensibilité et une plus grande empathie à l’égard de leurs collègues et de leurs clients.
• Et 60 % des personnes interrogées considèrent que les réunions internes en personne favorisent une meilleure collaboration.

La réussite commence au sommet

Les personnes interrogées dans le cadre de l’enquête ont également indiqué clairement qu’un programme voyages encadré ne peut réussir à stimuler l’engagement interne que s’il est soutenu par la direction de l’entreprise. Pour 82 % des personnes interrogées, le soutien de la direction générale est très important.

Chez Bristol Myers Squibb (BMS), les déplacements pour participer à des réunions internes de dirigeants constituent un élément important du développement de la stratégie et de la culture de l’entreprise. Adam Goldberg, responsable mondial de l’organisation des voyages et des réunions, déclare : « Cela montre, que ce soit en haut ou en bas de l’échelle, l’importance de réunir les équipes en personne pour mieux se concentrer, collaborer et tracer la voie de notre réussite en tant qu’organisation. »

Les membres de la direction de l’entreprise STERIS, implantée dans l’Ohio, conviennent que les sessions stratégiques, les lancements de produits, les formations intensives et certaines célébrations méritent que l’on se déplace. « Se réunir dans la vie réelle donne de l’énergie et de la vitalité. Bien que les coûts des voyages d’affaires soient sous surveillance, nos dirigeants prennent soin d’organiser des réunions en face-à-face lorsque cela est nécessaire », déclare Karoline Medancic, directrice des réunions, des voyages et des événements pour les clients. « Le soutien de la direction est un élément clé de la réussite du programme, ce qui inclut le financement, l’alignement de la stratégie et l’adaptabilité. »

Faire évoluer la politique de voyages pour répondre aux besoins d’aujourd’hui

Une autre clé de la réussite : mettre à jour la politique de voyages de l’entreprise pour l’adapter à l’évolution de son agenda. Pour 80 % des personnes interrogées, il est très important d’aligner le programme voyages sur la stratégie globale de l’entreprise.

Le développement durable et le bien-être des employés sont deux autres objectifs prioritaires pour de nombreuses entreprises, et elles font évoluer leurs politiques de voyages dans ce sens. Mais les entreprises doivent être prêtes à joindre le geste à la parole. Alors que 78 % des personnes interrogées dans le cadre de l’enquête estiment qu’il est très important qu’un programme voyages dispose d’un financement adéquat pour soutenir au mieux la réussite d’une organisation, seulement 33 % d’entre elles déclarent que leur entreprise répond largement à cette exigence.

Cette disparité doit être prise en compte, car dans les organisations où davantage de membres de l’équipe travaillent à distance, que ce soit à temps plein ou à temps partiel, l’obtention des avantages soulignés dans le rapport nécessitera probablement d’effectuer plus de voyages d’affaires, et non moins. Autrefois, le principal objectif de la gestion de voyages était de réaliser des économies, mais aujourd’hui, à l’ère des déplacements plus réfléchis, les entreprises doivent trouver un équilibre entre les coûts, le bien-être des voyageurs et la durabilité afin de prendre des décisions éclairées.

Travailler en partenariat avec une TMC peut être un gage de réussite

La plupart des personnes interrogées dans le cadre de l’enquête déclarent disposer d’une politique formelle de gestion centralisée des voyages (89 %) et 61 % déclarent avoir recours à une seule agence de voyages d’affaires (TMC) pour l’ensemble de l’entreprise. En effet, superviser les voyages au niveau de l’entreprise et travailler avec une seule TMC peut offrir des avantages significatifs.

BMS s’appuie également fortement sur sa TMC en tant que partenaire. Le service chargé de la gestion des voyages rencontre régulièrement sa TMC pour évaluer les performances, analyser les causes profondes et améliorer le programme voyages au fil du temps, ce qui est plus important que jamais dans le paysage commercial fluctuant d’aujourd’hui. « L’environnement a tellement changé que nous ne pouvons pas partir du principe que le fonctionnement des services que nous avions mis en place auparavant est encore valable aujourd’hui », déclare Adam Goldberg.

Par exemple, BMS fait appel à un agent de la TMC sur place pour gérer les interruptions de voyage lors de certaines de ses réunions les plus importantes. « Sachant qu’il y a suffisamment de risques dans le système pour que des annulations et des changements se produisent, nous avons estimé qu’il s’agissait d’une bonne pratique à appliquer. »

Oui, les voyages représentent une dépense importante. Mais des déplacements bien gérés et à des fins internes précises peuvent également constituer un investissement intelligent qui permet de renforcer les relations entre les employés, d’améliorer la collaboration, d’accroître l’engagement des employés, de créer une culture plus unifiée et d’amplifier le sentiment d’appartenance à l’entreprise. « Beaucoup de choses peuvent être faites à distance », affirme Karoline Medancic. « Mais pour établir des relations et travailler en collaboration, il est préférable de se rencontrer en personne. »

Si vous souhaitez aligner votre programme voyages aux besoins organisationnels d’aujourd’hui et favoriser la croissance interne, ne passez pas à côté des données qu’offre ce rapport.

Téléchargez le rapport complet pour plus de détails.

^{[1] Harvard Business Review Analytic Services est une unité de recherche commerciale indépendante au sein de Harvard Business Review Group, qui mène des études et des analyses comparatives sur les principaux défis de gestion et les opportunités commerciales émergentes. L’enquête réalisée en mai 2023 a été menée auprès de 425 entreprises qui connaissent bien les voyages d’affaires de leur entreprise.}