Par : Natasha Samuel, Director, Product Marketing d’Amex GBT Egencia (Egencia™)

Imaginez cette situation : tôt le matin, alors que vous parcourez les réseaux sociaux, vous remarquez qu’il est fait mention une cinquantaine de fois de l’intelligence artificielle (IA) et de l’apprentissage automatique (aussi connu sous le nom de Machine Learning). Et ce, avant même que la journée ne commence ! Or, pas une seule entreprise n’a réellement expliqué de quelle façon ses produits et son offre bénéficient de ces technologies, ni de quels avantages profitent les clients.

C’est pourquoi nous répertorions ici cinq façons dont Egencia recourt aux données pour optimiser les voyages d’affaires, et ainsi améliorer l’expérience utilisateur des Travel Managers et obtenir des résultats tangibles.

1. Faciliter l’approbation des voyages d’affaires

Problème : La mise en place d’un processus d’approbation des voyages d’affaires peut s’avérer longue et complexe. Les Travel Managers doivent considérer les besoins en matière d’audit et prendre en compte les dépenses et de nombreuses variables relatives à une foule d’options et de destinations de voyage, ce qui est particulièrement laborieux.

La solution : C’est ici qu’intervient notre outil de recommandation pour l’approbation des voyages. Cet outil recourt au Machine Learning pour générer automatiquement des paramètres personnalisés pour votre process d’approbation de voyage, en analysant les besoins de votre entreprise en fonction d’éléments tels que le secteur d’activité, la situation géographique, la taille de l’entreprise, les dépenses annuelles prévues et le nombre de voyageurs.

Ce modèle d’apprentissage automatique, élaboré à partir des données de plus de 65 000 combinaisons de process d’approbation en provenance de milliers de clients d’Amex GBT Egencia (Egencia™) à travers le monde, recherche les solutions les plus adaptées au profil de votre entreprise.

Et ce n’est pas tout : le process d’approbation peut être rapidement mis en œuvre pour l’ensemble des réservations, qu’elles soient effectuées en ligne, offline ou via une application mobile.

2. Générer des économies de façon dynamique sur les réservations d’hôtel

Problème : Vous manquez de temps pour continuellement ajuster les politiques en matière de tarifs hôteliers en fonction de l’actualité locale. Or, on assiste à une flambée des prix lorsqu’une ville accueille des événements majeurs, qu’il s’agisse d’une rencontre sportive importante ou d’une conférence d’envergure. Ajuster les montants selon le calendrier des événements est tout simplement impossible. Vous vous montrez alors soit trop généreux, soit trop économe.

La plupart des entreprises fixent des plafonds tarifaires hôteliers statiques dans leurs politiques voyages. Généralement définis une fois par an, ils sont rarement réexaminés pour vérifier si des changements doivent être apportés. Vous l’aurez deviné, analyser les dépenses journalières moyennes et les dépenses des années passées, mais aussi examiner les tarifs du marché local pour parvenir à une politique tarifaire adaptée, nécessite beaucoup de temps et d’énergie. Établir un montant fixe peut en outre entraîner des économies non réalisées si vous manquez de temps pour constamment analyser la situation et procéder aux mises à jour adéquates.

La solution : La fonctionne de plafonds tarifaires hôteliers dynamiques d’Egencia recourt à une utilisation scientifique des données pour une personnalisation renforcée et des économies supérieures dans les programmes voyages des clients, en ajustant automatiquement les plafonds tarifaires hôteliers en fonction de la médiane du marché.

Ce modèle scientifique examine le comportement du marché et des clients et procède à des ajustements automatiques pour garantir le respect de la politique voyages de votre entreprise, sans que vous n’ayez à intervenir.¹ Le résultat ? Depuis le lancement de cette fonctionnalité début 2022, Egencia a optimisé plus de 200 000 réservations d’hôtels, permettant à ses clients de réaliser des économies.¹

Ainsi, les recherches et configurations manuelles en matière de plafonds tarifaires hôteliers appartiennent au passé. Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.

3. Vous aider à économiser sur les tarifs hôteliers, même une fois la réservation finalisée

Problème : Votre budget voyages a été revu à la baisse et vous devez économiser sur vos déplacements professionnels. Les réservations de vols et d’hôtels représentent les dépenses les plus importantes en matière de voyages d’affaires, or les tarifs en vigueur sont particulièrement élevés. Par ailleurs, nombre d’entreprises sont confrontées à des restrictions budgétaires et doivent donc limiter leurs dépenses de voyages d’affaires.

La solution : Une fois la réservation d’hôtel finalisée, Egencia Savings Finder for Hotel recherche automatiquement des économies en guettant une éventuelle baisse de prix. Les clients peuvent alors bénéficier des meilleurs tarifs hôteliers.

En outre, cette fonctionnalité permet d’optimiser la valeur des programmes voyages d’affaires en recourant à l’apprentissage automatique pour suivre les variations de prix et effectuer une nouvelle réservation automatiquement, sans qu’aucune action ne soit requise de la part des voyageurs d’affaires ou des organisateurs. Lorsque Egencia Savings Finder identifie un tarif inférieur dans une moyenne de sept jours après la réservation, l’outil procède automatiquement à une nouvelle réservation avec les mêmes prestations. Cerise sur le gâteau, faire constamment évoluer notre modèle Machine Learning en fonction des données dont nous disposons nous permet de comprendre le comportement de milliers d’entreprises sans nous limiter à un tiers.

4. Vous fournir instantanément l’aide dont vous avez besoin

Problème : Que vous soyez Travel Manager ou voyageur, vous avez probablement un emploi du temps serré et une longue liste de choses à accomplir. Aussi n’avez-vous nulle envie de consacrer un temps précieux à appeler pour demander de l’aide.

La solution : Le chat d’Egencia est un service clients opéré par intelligence artificielle et doté d’une touche humaine. L’agent de voyages virtuel est programmé pour apporter instantanément des réponses personnalisées au voyageur d’affaires. Il permet en outre un accès en libre-service 24 h/24, 7 j/7 et 365 j/an aux réservations en cours, passées et annulées, donnant aux voyageurs la possibilité d’apporter des modifications en seulement quelques secondes, sans qu’aucun appel téléphonique ne soit nécessaire. Et ce n’est pas tout : nous avons en effet encore simplifié les choses à travers l’intégration de Slack en 2022.

Alors que nous sommes fiers des fonctionnalités du chat, nous vous invitons à ne pas nous croire sur parole mais à vous fier au Net Promoter Score (NPS) supérieur à 40 dont nous ont crédité les utilisateurs dans plusieurs langues principales, dont le français et l’allemand.¹

5. Passer au crible la multitude d’options de voyage

Problème : Vous devez réserver vos vols et choisir un hôtel, un véritable casse-tête tant il y a d’options !

Réserver des vols et un hôtel idéal ne devrait pas être source de stress. Or ceci est souvent inéluctable. En effet, faire défiler les pages les unes après les autres, mais aussi les photos et les notes attribuées, peut s’avérer particulièrement fastidieux.

La solution : Egencia Smart Mix. Afin d’élaborer Smart Mix pour le modèle Machine Learning pour les hôtels, notre équipe scientifique a analysé deux années de données, neuf millions de réservations et plus de 170 facteurs dans le cadre d’une réservation d’hôtel afin de limiter le défilement. En analysant le comportement des voyageurs, comme l’historique des réservations, les habitudes de voyage et l’activité des programmes de fidélité, nous sommes en mesure de proposer aux voyageurs d’affaires des recommandations personnalisées adaptées à leurs préférences.

Cette technologie hiérarchise les résultats de recherche selon une pondération intelligente de variables telles que la durée des escales et le coût des bagages. Elle recourt en outre au Machine Learning, lequel prend en considération les précédents choix du voyageur ou de ses collègues, pour des résultats sans cesse améliorés. Vous avez ainsi plus de chances de trouver votre vol ou votre hôtel idéal sur la première page plutôt que sur la page 18, ce qui vous fait gagner du temps et vous évite bien des tracas.

Voici ce qu’il en résulte :¹

• 90 % des vols sélectionnés parmi les 10 premiers résultats de recherche
• 60 des réservations effectuées auprès d’hôtels apparaissant comme l’option numéro un
• Plus de 70 des réservations effectuées auprès d’hôtels figurant dans les trois premières positions
• 85 % des réservations effectuées auprès d’hôtels figurant dans les cinq premières positions

Ce ne sont là que quelques-unes des principales façons dont nous utilisons les données pour améliorer les voyages d’affaires de nos clients. Et ce n’est qu’un début.

Pour en savoir plus, téléchargez le livre blanc « Faciliter la transformation des voyages d’affaires grâce aux données intelligentes et à l’IA » ici.

¹ Recherche interne à Egencia, 2023