Découvrez comment Amex GBT Egencia (Egencia™) relève certains des défis majeurs auxquels le secteur du TRM (transport routier de marchandises) et de la logistique est confronté en matière d’organisation des voyages.

Le fret et la logistique ne ressemblent à aucun autre secteur...  

Bien que les déplacements fassent partie de leur quotidien, organiser des voyages pour les entreprises de fret et de logistique ou pour le secteur du TRM dans son ensemble n’est pas chose aisée. Bien au contraire, certains problèmes complexes entraînent des inefficacités et des difficultés en termes d’économies de coûts pour les expéditeurs.  

À cela s’ajoute une incertitude économique qui plane, telle une menace, et qui pousse les entreprises à mettre en œuvre des structures flexibles et durables pour poursuivre leur croissance, notamment en modernisant leur gestion des voyages pour les conducteurs de poids lourds.

Ainsi avons-nous discuté avec Stacey Butcher, Regional Account Manager d’Egencia pour l’Amérique du Nord, de la manière dont Egencia a eu une incidence considérable sur la chaîne d’approvisionnement de nos clients du secteur du TRM, par le développement d’une offre permettant de relever les défis auxquels sont confrontées les entreprises de transport routier.

Le défi : les changements fréquents de conducteurs qui font perdre un temps précieux

Le roulement du personnel des conducteurs de poids lourds peut être élevé. Or, introduire dans le système de nouveaux conducteurs et contractuels pour toutes sortes de distances prend beaucoup de temps, en particulier en période de pénurie de conducteurs.  

Les clients étaient ainsi à la recherche d’un moyen d’ajouter tout simplement des conducteurs, sans passer par le processus de création d’un compte personnalisé, et d’un endroit qui permette une gestion aisée et rapide des personnes en déplacement.  

La solution : Arranger Groups facilite la gestion des conducteurs

« Arranger Groups d’Egencia permet aux Travel Managers de superviser en toute simplicité un grand nombre de voyageurs et d’organisateurs de voyage, pour des économies de temps et d’efforts en matière d’organisation et d’optimisation des voyages, avec, en outre, la possibilité de connecter les organisateurs à des groupes et départements spécifiques. »

Et le meilleur dans tout ça ? Les Travel Managers peuvent simplement ajouter ou supprimer en temps réel des conducteurs de divers groupes, ce qui les affecte automatiquement à un organisateur.

Le défi : les conducteurs payant leur propre hôtel qui doivent être remboursés

Lorsqu’ils sont en déplacement, les conducteurs routiers doivent souvent payer leur logement avec leur propre carte de paiement personnelle, certains n’ayant pas accès à l’application Egencia en raison de la nature de leur travail. Ils doivent alors réclamer le remboursement de ces frais (un processus qui, convenons-en, n’est pas idéal). Par ailleurs, les réservations effectuées en dehors du programme Egencia ne bénéficient pas de tarifs hôteliers spéciaux, ce qui a pour effet d’augmenter les coûts de voyage.  

La solution : les cartes virtuelles rationalisent les paiements pour un suivi et une gestion simplifiés

Une carte virtuelle est une carte bancaire à usage unique valable pour une période déterminée, générée électroniquement pour un montant donné. Ne pouvant être débitées qu’une seule fois, les cartes virtuelles expirent une fois la transaction effectuée.

Elles sont générées pour chaque réservation d’hôtel par la banque ou l’émetteur de la carte bancaire du client, puis partagées avec Egencia via notre partenaire Conferma. Lorsqu’un voyageur et/ou un organisateur finalise une réservation, le système Egencia demande à Conferma un numéro de carte bancaire virtuelle qui est ensuite automatiquement inclus dans la réservation. Parallèlement (pour les tarifs GDS, négociés et Hotel Collect), Conferma envoie une notification à l’hôtel, laquelle précise le montant et les instructions relatives au paiement. L’hôtel utilise la carte virtuelle pour le paiement du séjour, tandis qu’une copie de la carte figure également dans l’appli Egencia Mobile, pour le cas où le conducteur aurait besoin de la présenter à son arrivée ou au moment de quitter l’hôtel. Le formulaire d’autorisation invite l’hôtel à envoyer la facture par e-mail directement au portail Conferma Snap au moment du départ du client, lequel peut aussi en demander une copie en cas de besoin. Snap est un outil qui permet aux services financiers des sociétés de rationaliser le reporting des notes de frais avec un rapprochement automatisé des paiements et l’accès aux données d’achat en un seul et même endroit.  

Ainsi, non seulement le chauffeur ne paie plus avec son propre argent, mais il bénéficie d’un accès aux tarifs préférentiels Egencia (TPE), ce qui contribue à générer des économies et favorise le respect des politiques voyages. Libéré de cette contrainte, le conducteur n’a désormais plus à se soucier des demandes de remboursement, le recours aux notes de frais étant grandement limité. En outre, cela a pour effet de garantir la conformité aux politiques en vigueur.

Tout le monde y gagne.

Le défi : les pauses qui peuvent être imprévisibles et difficiles à gérer

En raison de la nécessité de respecter les temps de conduite à des fins de prévention routière, les conducteurs doivent souvent passer la nuit de manière inattendue dans des zones peu fréquentées. Or, ces endroits ne disposent que de peu d’informations sur des questions clés telles que la sécurité. Une certaine confusion est également susceptible de régner quant au stationnement de leurs poids lourds sur le parking de l’hôtel ou dans les alentours.  

La solution : l’appli Egencia Mobile et l’assistance 24 h/24 et 7 j/7 permettent à votre personnel de procéder à une réservation à tout moment

Les conducteurs permanents (non contractuels) ont accès à l’appli Egencia Mobile. Cet accès peut s’étendre aux conducteurs et aux propriétaires-exploitants qui remplissent une mission permanente de chauffeur routier dans le cadre du CDL (permis de conduire commercial). En cas de besoin, ils bénéficient ainsi des tarifs préférentiels Egencia, d’hôtels de confiance et d’offres de dernière minute disponibles uniquement sur mobile. Outre une flexibilité supérieure en cas d’imprévu, cela garantit que les hôtels accueillent volontiers les poids-lourds.  

En effet, nul besoin de se soucier de savoir si le prochain hôtel dispose d’un parking pouvant les accueillir, car Egencia fournit des renseignements sur le stationnement, disponibles dans les informations de l’hôtel.

Et s’ils restent bloqués malgré tout ? Ils bénéficient d’une assistance 24 h/24 et 7 j/7 en cas de besoin.

Vous éprouvez des difficultés à gérer des voyages complexes ? Essayez de recourir à nos services

Votre entreprise de fret et de logistique est-elle confrontée à des défis sans précédent ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour organiser une démo et découvrir comment Amex GBT Egencia peut faciliter vos voyages, quelle que soit la destination finale.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre article de blog intitulé « 4 façons dont les entreprises de transport et de logistique gardent une longueur d’avance » pour avoir un aperçu de ce que signifie, pour une entreprise de ce secteur d’activité, de s’associer à une agence de voyages d’affaires.