Qu’est-ce que la gestion des achats ?Le guide complet d’Egencia sur les achats

Dans un contexte commercial de plus en plus complexe qui exige des entreprises qu’elles soient proactives, efficaces et capables d’évoluer rapidement, la simplification des process commerciaux internes est essentielle pour s’adapter à cet environnement. Les process manuels obsolètes et les modèles de flux de travail complexes et dépassés peuvent être chronophages et coûteux, ce que chaque entreprise souhaite éviter. C’est pourquoi il est important de savoir comment fonctionne chaque étape du process d’achat.

Une foule de solutions existent pour améliorer l’efficacité opérationnelle à l’échelle de l’entreprise. Chaque process doit faire l’objet d’évaluations constantes afin d’identifier les améliorations à apporter et les pertes d’inefficacité ou les divergences éventuelles dans la manière dont l’entreprise mène à bien ses activités. La stratégie de gestion des achats et le process d’approbation sont des domaines clés auxquels doit s’intéresser tout gestionnaire de projets au moment d’évaluer l’efficacité des process d’une entreprise. La gestion des achats jouant un rôle clé dans la rentabilité d’une entreprise, cela permet d’éviter les difficultés d’approvisionnement et les excédents potentiels.

Les achats, c’est quoi exactement ? 

Au sein d’une entreprise, les achats ont trait au process de gestion des relations avec les fournisseurs, ainsi qu’au choix et à la négociation des meilleurs tarifs et services avec ces derniers. Les achats sont au cœur des process de chaque entreprise, qu’il s’agisse de petits commerçants travaillant avec leurs fournisseurs, fabricants et distributeurs pour se procurer les biens qu’ils vendent, ou de fabricants qui achètent les matières premières dont ils ont besoin pour la fabrication de leurs produits. La gestion des contrats et l’obtention des tarifs les plus bas sur les bons de commande sont des questions primordiales que les équipes chargées des achats doivent être capables de traiter.

Mais les achats peuvent aussi avoir une portée plus vaste au sein d’une entreprise étant donné que d’autres types de gestion des achats peuvent entrer en jeu. Par exemple, les achats de voyages, qui correspondent aux hôtels, vols, voitures de location et voyages en train qu’un collaborateur au sein d’une entreprise peut réserver, constituent ainsi une autre forme courante d’achats. Cette tâche peut être du ressort de plusieurs services, depuis les responsables des achats jusqu’aux ressources humaines (RH).

Parfois, les employés eux-mêmes gèrent la plupart de ces achats, payés par l’entreprise par le biais d’un système de notes de frais. Toutefois, cette façon de procéder n’est pas toujours idéale pour ces types d’achats. Les collaborateurs n’ayant pas accès aux tarifs préférentiels des prestataires, ils paient (et l’entreprise aussi par la même occasion) le prix fort. En outre, le temps passé à effectuer des réservations de voyages est du temps que les collaborateurs ne consacrent pas à leurs tâches habituelles.

La gestion des achats : les types d’achats

Il existe différents types d’achats, c’est pourquoi ils peuvent impliquer différentes équipes au sein d’une entreprise. Les différents types d’achats appartiennent généralement aux catégories suivantes :

Les achats directs 

Ils correspondent à l’achat des matières premières et des produits qu’une entreprise utilise pour fabriquer et vendre ses propres biens ou services. C’est probablement dans cette catégorie que se situe le process d’achat de base.

Les achats indirects

Ils comprennent généralement tous les aspects des produits et services nécessaires au fonctionnement d’une entreprise, ce qui peut inclure les fournitures de bureau, les frais de voyage d’affaires et même les dépenses liées au marketing. Ils peuvent aussi faire appel à plusieurs enchérisseurs et impliquer davantage le service achats.

Les achats de services

Il s’agit de toutes les demandes d’achat en relation avec les personnes. Par exemple : le recrutement de prestataires, les relations avec des agences tierces (telles que le process d’AO – appel d’offres) et les prestations de conseil. Ce type de demande est plus fréquent lorsqu’il y a un délai fixe ou un calendrier de projet à respecter.

Comme le montrent clairement les types d’achats ci-dessus, il n’est pas rare que différents collaborateurs et équipes gèrent plusieurs aspects des besoins d’une entreprise en matière d’achats. Cela pose la question de l’existence de stratégies interservices pertinentes pour gérer les achats, ainsi que de l’efficacité du système de gestion des achats de l’entreprise.

L’efficacité opérationnelle et le process de gestion des achats

Lorsqu’une entreprise cherche à gagner en efficacité, l’amélioration de sa stratégie de gestion des achats et de son process de gestion de la chaîne d’approvisionnement figure souvent en tête des priorités. Cela s’explique principalement par le fait que les achats relèvent d’un process manuel qui peut s’avérer très chronophage. Les collaborateurs chargés des achats doivent parfois travailler avec les autres services de leur entreprise, notamment les équipes commerciales et RH. Un manque d’efficacité dans le process d’achat peut alors entraîner des retards et une charge de travail supplémentaire pour plusieurs équipes et collaborateurs.

Il est également essentiel pour les entreprises d’examiner leur process d’achat dans sa globalité afin d’éviter de payer les biens et services qu’elles utilisent bien plus cher qu’elles ne le devraient. Avec le temps, les coûts supplémentaires, même peu élevés, s’additionnent.

Bien évidemment, au moment de négocier les contrats d’achats clés avec des fournisseurs potentiels, il est nécessaire de s’y consacrer pleinement pour obtenir la meilleure offre. Néanmoins, les activités liées aux achats n’exigent pas toutes un tel niveau d’attention. Elles peuvent, en effet, être gérées avec plus d’efficacité et de simplicité. C’est là que le recours à des sociétés spécialisées, l’utilisation de logiciels, d’outils basés sur le cloud et l’automatisation entrent en jeu pour aider les services chargés des achats et les parties prenantes à faciliter l’achat de biens et de services de manière simple et rapide.

Les défis propres aux achats de voyages

D’autres domaines d’achats, tels que les achats de voyages, peuvent être à la fois chronophages et complexes, et nécessiter la mise en place de stratégies spécifiques. Les membres de l’équipe de gestion des voyages sont confrontés à des défis bien spécifiques en ce qui concerne l’organisation de voyages d’affaires pour les collaborateurs. Chaque voyage est unique. Il est soumis à des contraintes de temps et d’horaires et aux besoins de l’entreprise qui peuvent changer à la dernière minute. Il est donc essentiel de mettre en place une solution de gestion des voyages qui soit dynamique et permette de modifier les voyages et leur organisation en cas de besoin. Dans ces conditions, on ne peut pas se contenter d’un simple modèle de demande d’achat. Le logiciel de gestion des achats, ainsi que son support, doivent être plus flexibles.

Les Travel Managers doivent également être en mesure de combiner plusieurs modes de transport dans un environnement global, tout en cherchant des logements et des hôtels de qualité pour les collaborateurs.

La gestion des risques et la sécurité des voyageurs sont des éléments clés à prendre en compte lors de la planification de voyages d’affaires. L’impact de la COVID-19 sur les voyages d’affaires et leurs résultats financiers a mis en lumière certains problèmes fondamentaux relatifs aux voyages d’affaires, notamment la sécurité des voyageurs et la gestion des risques.

L’évolution rapide des restrictions de voyage a également causé de nombreux problèmes, comme l’annulation de voyages à cause de l’imposition soudaine de ces restrictions par certains pays.

Mais ce n’est pas nouveau. Les Travel Managers ont toujours dû faire face à des événements mondiaux susceptibles de perturber les voyages, et ils ont donc souvent dû faire preuve de dynamisme et d’une grande réactivité dans la mise en œuvre en temps réel de leur gestion des achats. Cela diffère des défis traditionnels qui concernent les achats directs et la fourniture de biens, domaines dans lesquels chaque projet présente un cycle de vie plus long qu’un voyage d’affaires classique.

Bien souvent, le meilleur tarif l’emporte dans l’évaluation des achats directs. Cela n’est pas toujours le cas avec les achats de voyages dans la mesure où la qualité et la satisfaction des voyageurs jouent également un rôle clé dans la perception de l’organisation du voyage. Par exemple, la satisfaction du voyageur entre en ligne de compte lorsqu’il s’agit de savoir si les vols ont lieu à une heure qui lui convient ou non. Bien qu’il soit plus économique de réserver un vol tôt le matin ou tard le soir, cela peut être un inconvénient pour le collaborateur.

Il est essentiel que les entreprises veillent à ce que leurs collaborateurs arrivent à destination reposés et opérationnels, plutôt qu’épuisés et moins efficaces qu’à l’accoutumée. Ces mêmes considérations s’appliquent aux hôtels. Sont-ils confortables, calmes et bien situés ? Certains de ces facteurs peuvent entraîner un coût supérieur pour l’entreprise, mais ils auront aussi une incidence positive sur la performance du collaborateur sur le terrain. Bien que souvent ignorés, ces détails doivent être pris en compte pour maximiser l’efficacité et l’efficience.

Au moment d’examiner une solution d’achats de voyages, comment les équipes font-elles pour s’assurer que l’ensemble du projet fera économiser de l’argent à l’entreprise tout en maintenant les normes de qualité, en améliorant l’efficacité des opérations commerciales et en garantissant la satisfaction et la sécurité des collaborateurs ?

L’accélération du process d’achat de voyages

Comment accélérer le process d’achat de voyages tout en préservant la satisfaction du voyageur et le rapport coût-efficacité ?

En matière de gestion et d’achat de voyages, négocier la meilleure offre possible auprès des prestataires peut s’avérer difficile pour une entreprise. C’est pourquoi les questions relatives à la gestion des fournisseurs sont généralement confiées à des tiers et à des services spécialisés qui s’occupent de cet aspect de l’achat de vols et de trains, de la location de voitures et de la réservation d’hôtels.

En ce qui concerne les voyages, la recherche de fournisseurs peut être chronophage et les services de gestion de voyages peuvent gérer cet aspect pour une entreprise de façon bien plus efficace que si cette dernière s’en était chargée seule. Les entreprises de gestion de voyages s’occupent également de la gestion des risques puisqu’elles travaillent en étroite collaboration avec leurs fournisseurs de voyages pour obtenir les meilleurs tarifs et bénéficier de réservations flexibles, et qu’elles n’autorisent que les fournisseurs approuvés et de haute qualité à être référencés.

Comment améliorer vos performance d’achats de voyages avec Egencia ?

La solution de gestion de voyages d’affaires d’Egencia présente de nombreux avantages lors de la mise en place de programmes de gestion des achats de voyages d’affaires. Egencia propose une solution globale de gestion des voyages dans 60 pays qui vous aidera à améliorer le retour sur investissement des achats de voyages dans votre entreprise.

Les entreprises peuvent réserver rapidement et facilement des voyages auprès de nos fournisseurs privilégiés qui contribuent à la gestion des risques liés aux voyages et à la satisfaction globale des voyageurs avec l’expérience Egencia. Les solutions de voyage d’Egencia sont conçues pour vous permettre de suivre facilement les données essentielles relatives aux collaborateurs qui voyagent grâce à des rapports et des analyses sur les déplacements.

La solution de gestion de voyages d’Egencia peut jouer un rôle clé dans la stratégie globale de gestion des achats de votre entreprise. Si vous souhaitez simplifier vos process d’achat internes et améliorer la gestion et la sélection de vos voyages, nous pouvons vous aider.