Gestion des achats : pourquoi est-ce si important ?

Dans un contexte commercial de plus en plus complexe, qui exige des entreprises qu’elles soient proactives, efficaces et capables d’évoluer rapidement, la simplification des processus commerciaux internes s’avère essentielle pour s’adapter à cet environnement. Les processus manuels obsolètes et les modèles de flux de travail complexes et dépassés peuvent être chronophages et coûteux, ce que chaque entreprise souhaite éviter.

Une foule de solutions existent pour améliorer l’efficacité opérationnelle à l’échelle de l’entreprise. Chaque processus doit faire l’objet d’évaluations constantes afin d’identifier les améliorations à apporter et les éventuelles pertes d’inefficacité dans la manière dont l’entreprise mène à bien ses activités. La stratégie en matière de gestion des achats est l’un des domaines clés auxquels doit s’intéresser tout gestionnaire de projets au moment d’évaluer l’efficacité des processus d’une entreprise. Cela s’explique par le rôle important que joue la gestion des achats dans la rentabilité de l’entreprise.

Les achats, c’est quoi exactement ?

Au sein d’une entreprise, les achats ont trait au processus de gestion des relations avec les fournisseurs, ainsi qu’au choix et à la négociation des meilleurs tarifs et services avec ses derniers. Les achats sont au cœur des processus de chaque entreprise, qu’il s’agisse de petits commerçants travaillant avec leurs fournisseurs, fabricants et distributeurs pour se procurer les biens qu’ils vendent, ou de fabricants qui achètent les matières premières dont ils ont besoin pour la fabrication de leurs produits. La gestion des contrats et l’obtention des tarifs les plus bas sur les bons de commande sont des questions primordiales que les équipes des achats doivent être capables de régler.

Mais les achats peuvent aussi avoir une portée plus vaste au sein d’une entreprise, étant donné que d’autres types de gestion des achats peuvent entrer en jeu. Les achats voyages, qui correspondent aux hôtels, vols, voitures de location et voyages en train qu’un collaborateur au sein d’une entreprise peut réserver, constituent ainsi une autre forme courante d’achats. Plusieurs services peuvent être responsables de ce type d’achats, des ressources humaines (RH) aux responsables d’achats dédiés.

Parfois, les employés eux-mêmes gèrent la plupart de ces achats, payés par l’entreprise par le biais d’un système de notes de frais. Toutefois, cette façon de procéder n’est pas toujours souhaitable pour ces types d’achats. Les collaborateurs n’ayant pas accès aux tarifs préférentiels des prestataires, ils paient (et l’entreprise aussi par la même occasion) le prix fort. En outre, le temps passé à effectuer des réservations de voyages est du temps que les collaborateurs ne consacrent pas à leur véritable travail.

Types d’achats

Il existe différents types d’achats. C’est la raison pour laquelle plusieurs équipes d’une même entreprise peuvent être concernées. Les différents achats appartiennent aux catégories suivantes :

Achats directs : ils correspondent à l’achat des matières premières et des produits qu’une entreprise utilise pour fabriquer et vendre ses propres biens ou services.

Achats indirects : ils couvrent généralement tous les produits et services nécessaires au fonctionnement d’une entreprise, tels que les fournitures de bureau, les frais des voyages d’affaires et les dépenses de marketing.

Achats de services : ils couvrent toutes les demandes d’achats liées aux personnes. À titre d’exemple, le recrutement d’entrepreneurs, le recours à des services de conseil ou le fait de traiter avec des organismes tiers entrent dans cette catégorie.

Comme le montrent clairement les types d’achats ci-dessus, il n’est pas rare que différents collaborateurs et équipes gèrent plusieurs aspects des besoins d’une entreprise en matière d’achats. Cela pose la question de l’existence de stratégies interservices pertinentes pour gérer les achats, ainsi que de l’efficacité du système de gestion des achats de l’entreprise.

Efficacité opérationnelle et processus de gestion des achats

Lorsqu’une entreprise cherche à gagner en efficacité, l’amélioration de sa stratégie en matière d’achats et de son processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement figure souvent en tête des priorités. Pourquoi ? Car les achats peuvent être un processus manuel particulièrement chronophage. Les collaborateurs chargés des achats doivent parfois travailler avec les autres services de leur entreprise, notamment les équipes commerciales et RH. Un processus d’achats inefficace peut alors résulter en des retards et une charge de travail supplémentaire pour plusieurs équipes et collaborateurs.

L’autre raison pour laquelle il est essentiel pour les entreprises d’examiner leur processus d’achats tout entier vise à éviter qu’elles ne paient bien plus cher qu’elles ne le devraient les biens et services qu’elles utilisent. Avec le temps, les coûts supplémentaires, même peu élevés, s’additionnent.

Bien évidemment, au moment de négocier les contrats d’achats clés avec des fournisseurs potentiels, il est nécessaire de s’y consacrer pleinement pour obtenir la meilleure offre. Néanmoins, les activités d’achats n’exigent pas toutes ce niveau d’attention élevée. Elles peuvent, en effet, être gérées avec plus d’efficacité et de simplicité. C’est là que le recours à des sociétés spécialisées dédiées, à l’automatisation et l’utilisation de logiciels et d’outils basés sur le Cloud entre en jeu pour aider les collaborateurs concernés et les services chargés des achats, et faciliter l’achat de biens et services de manière simple et rapide.

Les défis propres aux achats voyages

D’autres domaines d’achats, tels que les achats voyages, peuvent être à la fois chronophages et complexes, et nécessiter des stratégies spécifiques. Les membres de l’équipe de gestion des voyages sont confrontés à des défis bien spécifiques en ce qui concerne l’organisation de voyages d’affaires pour les collaborateurs. Chaque voyage est unique, présente des contraintes de temps et est sujet à des modifications de dernière minute. Une solution dynamique de gestion de voyages est donc requise pour modifier facilement les voyages et leurs modalités le cas échéant. Dans ces conditions, suivre un seul modèle de demande d’achat s’avère difficile.

Les Travel Managers doivent également être en mesure de combiner plusieurs modes de transport dans un environnement global, tout en cherchant des logements et hôtels de qualité pour les collaborateurs.

La gestion des risques des voyageurs et la sécurité sont des éléments clés à prendre en compte lors de la planification de voyages d’affaires. La COVID-19 et son impact sur les voyages d’affaires ont fait la lumière sur certains problèmes fondamentaux relatifs aux voyages d’affaires, notamment la sécurité des voyageurs et la gestion des risques. La brusque évolution des restrictions de voyage a été source de nombreux problèmes pour les voyages d’affaires, comme l’annulation de séjours en raison de la mise en place d’un confinement dans certains pays. Cela a provoqué un changement rapide du secteur des voyages.

Même avant la pandémie mondiale et les défis qu’elle pose, les Travel Managers ont toujours dû faire face à un monde et à un environnement en perpétuelle évolution, et composer avec les catastrophes naturelles ou encore le terrorisme. Les achats voyages ont toujours nécessité dynamisme et rapidité de mise en œuvre en temps réel. Cela diffère des défis traditionnels qui concernent les achats directs et la fourniture de biens, domaines dans lesquels chaque projet présente un cycle de vie plus long qu’un voyage d’affaires classique.

Bien souvent, le meilleur tarif l’emporte pour ce qui est des achats directs. Cela n’est pas toujours le cas avec les achats voyages, les modalités de voyage étant étroitement liées à la qualité du voyage et la satisfaction du voyageur.

La satisfaction du voyageur dépend notamment, par exemple, de l’horaire de son vol à un moment de la journée qui lui convient. Bien qu’il soit plus économique de réserver un vol tôt le matin ou tard le soir, cela peut être un inconvénient pour le collaborateur. Il est essentiel que les entreprises veillent à ce que leurs collaborateurs arrivent à destination reposés et opérationnels, plutôt qu’épuisés et moins efficaces qu’à l’accoutumée. Ces mêmes considérations s’appliquent aux hôtels. Sont-ils confortables, calmes et bien placés ? Certains de ces facteurs peuvent entraîner un coût supérieur pour l’entreprise, mais ils auront aussi une incidence positive sur la performance du collaborateur. Bien que souvent ignorés, ces détails doivent être pris en compte pour maximiser l’efficacité et l’efficience.

Au moment d’examiner une solution d’achats voyages, comment les équipes font-elles pour s’assurer que l’ensemble du projet fera économiser de l’argent à l’entreprise tout en maintenant les normes de qualité, en améliorant l’efficacité des opérations commerciales et en garantissant la satisfaction et la sécurité des collaborateurs ?

Accélération du processus d’achats voyages

Comment accélérer le processus d’achats voyages tout en préservant la satisfaction du voyageur et le rapport coût-efficacité ? En matière de gestion de voyages et d’achats voyages, négocier la meilleure offre possible auprès des prestataires peut s’avérer difficile pour une entreprise. C’est la raison pour laquelle les questions relatives à la gestion des fournisseurs incombent généralement à des services tiers et spécialisés qui gèrent cet aspect relatif à l’achat de billets d’avion et de train, la location de voitures et la réservation d’hôtels.

En ce qui concerne les voyages, le sourcing de fournisseurs peut s’avérer chronophage et les services de gestion de voyages peuvent prendre en charge cet aspect pour une entreprise de façon bien plus efficace que si cette dernière s’était débrouillée seule. Les entreprises de gestion de voyages s’occupent également de la gestion des risques des voyageurs, puisqu’elles travaillent en étroite collaboration avec leurs fournisseurs de voyages pour obtenir les meilleurs tarifs et bénéficier de réservations flexibles, en listant uniquement les fournisseurs de qualité et approuvés.

Comment Egencia peut-elle améliorer vos performances d’achats voyages ?

L’utilisation de la solution de gestion de voyages d’affaires d’Egencia présente de nombreux avantages en ce qui concerne la gestion des achats voyages. Egencia offre une solution de gestion de voyages internationale dans 60 pays, qui aide votre entreprise à accroître son retour sur investissement pour les achats voyages.

Les entreprises peuvent réserver des voyages en toute simplicité auprès de nos prestataires privilégiés et choisis, ce qui participe à une meilleure gestion des risques et contribue à la satisfaction des voyageurs. Les solutions de voyages d’Egencia sont conçues pour vous aider à suivre en toute facilité les frais de voyage des collaborateurs grâce à une solution intégrée qui fournit des données clés, ainsi que des rapports et des analyses sur votre activité liée aux voyages.

La solution de gestion de voyages d’Egencia peut jouer un rôle clé dans la stratégie globale de gestion des achats de votre entreprise. Egencia vient également en aide aux entreprises qui cherchent à rationaliser leurs processus d’achats internes et ont besoin d’améliorer la manière dont les voyages sont gérés et achetés.