Gestion des voyages d'affaires :

ce que vous devez savoir avant et après la réservation de votre voyage.

Gestion des risques liés au voyage :

mettez en place les bonnes pratiques de la gestion des risques liés aux voyages d'affaires grâce à la communication avec le voyageur, à la conformité et au reporting.

Préparation à l'après- COVID-19 :

optimisez votre programme voyages, votre politique et votre gestion des risques des voyageurs pour anticiper le retour au voyage.

Gestion des voyages d'affaires

1. Quand pourrai-je à nouveau voyager pour affaires ?
   
   Consultez les sites Web des services de santé publique et du gouvernement de votre pays, ainsi que ceux du pays dans lequel vous souhaitez vous rendre, afin de vérifier quand vos voyageurs d'affaires et vous pourrez reprendre la route en toute sécurité — L'Organisation mondiale de la santé (OMS) a formulé des recommandations.
   
   Quelle que soit la manière ou la destination de votre voyage, nous vous recommandons de suivre les conseils des autorités gouvernementales et sanitaires locales, pouvant inclure la pratique de la distanciation sociale, le port du masque et le lavage fréquent des mains. Certaines entreprises peuvent disposer d'instructions de voyage, qui vont au-delà des recommandations ou des exigences locales.
   
   En ce qui concerne les déplacements internationaux, certaines frontières commencent à s'ouvrir. Avant de planifier votre voyage, veillez à lire tous les avis de voyage relatifs aux conditions d'entrée dans le pays. Utilisez cette checklist de sécurité avant le voyage pour préparer au mieux votre voyage.
    
2. Quelles sont les restrictions de voyage actuelles ?
   
   En réponse à la COVID-19, de nombreux pays ont revu leurs conditions d'entrée pour les voyageurs. Elles varient et peuvent interdire les voyages ou exiger une quarantaine après l'arrivée. De plus, ces conditions d'entrée évoluent souvent . Par conséquent, il est préférable d'examiner ces politiques et Egencia Travel Advisor avant de réserver, puis une nouvelle fois immédiatement avant le déplacement. Les restrictions de voyage peuvent également varier entre les États et les pays.
    
3. Quelles sont les politiques en matière de location de voiture, d'hôtel et d'annulation de vol ?
   
   Un grand nombre de compagnies aériennes, d'hôtels et d'agences de location de voitures ont mis en place des politiques d'annulation spéciales et flexibles si vous devez modifier ou annuler vos projets de voyage. Découvrez-en plus sur ces politiques pour voir comment vous pouvez gérer vos réservations.
    
4. Comment puis-je modifier ou annuler mes voyages en ligne ?
   
   Vous pouvez modifier vos réservations en ligne ou sur l'application mobile en vous connectant à votre compte Egencia. Si vous devez annuler un voyage,cette vidéo vous guidera dans les différentes étapes à suivre.
     
5. S'il s'agit d'un voyage d'affaires indispensable, comment puis-je me protéger ou protéger mes voyageurs d'affaires ?
   
   Les voyageurs d'affaires doivent lire ces six conseils pour un voyage en toute sécurité et télécharger cette checklist pour connaître les consignes de sécurité en matière de voyage d'affaires à observer avant d'entreprendre votre prochain voyage d'affaires. Par ailleurs, vous pouvez vous connecter à votre compte Egencia pour accéder à la page Actualités en ligne.
    
6. Comment puis-je gérer les remboursements et les crédits des compagnies aériennes ?
   
   Les politiques d'annulation varient, et certaines compagnies aériennes ont procédé à des remboursements sous forme de crédits. Pour en savoir plus sur les remboursements et les crédits des compagnies aériennes, veuillez contacter votre gestionnaire de compte. Vous trouverez ci-dessous la procédure à suivre pour échanger des billets inutilisés.
    
7. Une assurance voyage est-elle disponible ? 
   
   Allianz, membre du programme Egencia Advantage, offre aux voyageurs une assurance voyage aérien. Les garanties d'assurance voyage d'Allianz ne couvrent généralement pas les pertes liées au coronavirus, notamment les interdictions de voyage imposées par les gouvernements ou les autres restrictions de voyage associées à la COVID-19. Il vous est vivement recommandé de vous renseigner sur les restrictions éventuelles avant d'acheter un billet d'avion.
    
8. Puis-je séjourner à l'hôtel pendant la pandémie de COVID-19 ?
   
   Les hôtels du monde entier mettent en place des mesures d'hygiène, de propreté et de sécurité renforcées. Nous avons mis à jour l'expérience de réservation d'hôtel en ligne et dans l'application mobile d'Egencia pour vous permettre de voir les mesures de santé et d'hygiène, ainsi que les programmes de propreté que les hôtels ont instaurés.

Gestion des risques liés au voyage

1. Quelles sont les recommandations en matière de gestion du risque et comment puis-je gérer les risques pendant la crise de la COVID-19 ?
   
   Alors que la sécurité des voyageurs d’affaires est aujourd’hui la préoccupation première de chaque Travel Manager, voici un ensemble de bonnes pratiques en matière de gestion des risques des voyageurs à mettre en œuvre au sein de votre programme voyages. Egencia® Travel Advisor vous permet d’accéder aux informations spécifiques de chaque pays afin d’en tenir compte dans la définition de votre politique concernant les voyages domestiques et internationaux.
   
   Les clients peuvent se connecter à Egencia® Travel Advisor pour obtenir tous les renseignements souhaités.
   
   Il est tout aussi important d'établir une stratégie de communication interne pour les voyageurs. Obtenez des conseils de la part de Travel Managers et de dirigeants d'entreprises internationales sur la meilleure façon de communiquer les recommandations en matière de gestion du risque aux voyageurs et aux principaux acteurs.
    
2. Que dois-je faire ou éviter de faire dans le cadre de la gestion de voyages d'affaires ?
   
   Lisez ces conseils et recommandations sur les voyages d'affaires de la part de Travel Managers et de gestionnaires de comptes Egencia expérimentés pour vous aider à optimiser votre programme voyages d'affaires pendant cette période , mais également à vous préparer à la reprise des déplacements de vos voyageurs d'affaires.
    
3. Comment puis-je garantir la sécurité des voyageurs au sein de mon entreprise ?
   
   Des mises à jour instantanées des politiques aux communications immédiates et urgentes, il existe de nombreux moyens que vous pouvez (et devriez) utiliser pour soutenir vos employés lors de leurs déplacements professionnels. Utilisez cette checklist de sécurité pour les voyages d'affaires, afin de vérifier si votre agence de voyages d'affaires actuelle ou votre programme interne vous aide à offrir la meilleure gestion du risque possible à vos voyageurs.
   
   Assurez-vous de partager la check-list de sécurité préalable au voyage avec vos voyageurs d'affaires pour les aider à se sentir prêts et confiants lorsque leurs déplacements reprendront.
    
4. Comment puis-je utiliser le reporting de voyage pour contrôler l'impact du coronavirus ?
   
   Egencia Analytics Studio peut vous aider à surveiller les voyages en avion et les réservations d'hôtel pour suivre l'impact financier de la COVID-19 sur votre entreprise. Nous offrons également des conseils dans le domaine de la gestion de voyages pour vous permettre de mesurer l'efficacité de votre programme voyages.
   
   Si vous devez localiser instantanément les voyageurs à risque, le localisateur de voyageurs Egencia Traveler Tracker vous permet de visualiser les réservations actuelles et futures. Vous pouvez également consulter les itinéraires des voyageurs au cours des 30 derniers jours pour connaître leurs destinations.

Préparation de votre programme voyages à l’après-COVID-19

1. Comment puis-je préparer mon programme voyages d'affaires à l'après- COVID-19 ?
   
   Votre programme voyages d'entreprise devra probablement faire l'objet d'une révision pour prendre en compte les changements apportés aux voyages d'affaires une fois que la crise de la COVID-19 sera passée. De la définition de nouveaux objectifs à la planification de votre stratégie de communication, suivez ce guide pas à pas sur la manière de remanier votre programme voyages, ou regardez notre webinar pour vous assurer de couvrir tous les aspects, de l'avant-voyage à l'après-voyage.
    
2. Comment dois-je adapter ma politique voyages d'affaires dans le monde de l'après-COVID-19 ?
   
   Il est plus essentiel que jamais de mettre en place une politique complète en matière de voyages d'affaires. Alors que vous vous préparez à relancer l'actvité des voyages d'affaires après la pandémie de COVID-19, utilisez ce guide sur la politique voyages d'affaires pour répondre aux besoins de votre organisation et de vos voyageurs d'affaires.
    
3. Comment puis-je me préparer aux futurs voyages d'affaires ?
   
   Le secteur du voyage d'affaires doit relever des défis permanents et sans précédent, et nous apprenons rapidement à les aborder en toute sécurité et avec vigilance. Egencia Travel Advisor fournit des informations sur les données nationales et les normes de santé et de sécurité, pouvant vous aider à prendre des décisions éclairées quant à votre reprise des voyages d'affaires.
   
   Par ailleurs, de nombreux Travel Managers d'entreprise réfléchissent à la manière dont leurs collaborateurs se déplaceront en toute sécurité une fois que les voyages d'affaires reprendront. Découvrez les mesures prises par d'autres Travel Managers pour préparer leurs programmes voyages et les voyageurs d'affaires, et observez comment les prestataires modifient la manière dont leur organisation traite les voyages d'affaires, en passant de la flexibilité à la priorité accordée à la santé et à l'hygiène.
   
   Les Travel Managers peuvent rejoindre la communauté en ligne Egencia Connect pour échanger avec leurs pairs sur les mesures qu'ils prennent pour préparer leur reprise des voyages d'affaires.
    
4. Quelles bonnes pratiques en matière de gestion des risques puis-je mettre en œuvre dans mon programme voyages d'affaires pour les futurs déplacements professionnels ?
   
   Veillez à ce que votre politique voyages prévoie l'approbation des risques liés à la destination. Rappelez aux voyageurs de tenir leurs coordonnées à jour et expliquez-leur comment vous communiquerez avec eux pendant leur voyage.
    
5. Faire appel à une agence de voyages d'affaires est-il une bonne idée pendant la crise de la COVID-19 ?
   
   Il est plus important que jamais de faire appel à une agence de voyages d'affaires compétente. Une agence de voyages d'affaires peut contribuer à fournir des solutions aux besoins d'une entreprise en matière de voyages. De plus, une agence de voyages d'affaires efficace peut vous aider à faire face à tous les changements ayant des répercussions sur les voyages d'affaires. Les entreprises ont besoin que leur agence de voyages d'affaires partenaire soit à l'écoute et innove rapidement pour prendre en charge la sécurité des voyageurs, la gestion des risques, la visibilité des dépenses et les économies. Découvrez-en plus sur ce que votre entreprise doit rechercher lors de la sélection d'une agence de voyages d'affaires.