Alors que de nombreux pays ont commencé à assouplir leurs restrictions liées à la COVID-19, le secteur des voyages d’affaires se prépare à répondre à de nouveaux défis sans précédent. De la distance sociale aux exigences d’hygiène, il s’agit de s’adapter aux conditions de vie à l’ère du « nouveau normal » de l’après COVID-19.

Nous avons discuté avec 4 de nos fournisseurs sur les façons dont leur organisation repensait les voyages d’affaires dans cette nouvelle normalité. Merci à Delta Air Lines, Nordic Choice Hospitality Group, SIXT Rent a Car et Enterprise Holdings d’avoir pris part à cette conversation.

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La flexibilité en point de mire

La crise sanitaire récente a fait accroître le nombre de demandes liées à la flexibilité dans le secteur du voyage, y compris pour les réservations de dernière minute et les annulations de voyages. Parmi tous les partenaires hôteliers, compagnies aériennes et sociétés de location de voitures, nous avons observé un certain nombre de changements des politiques d’annulation et des frais. Beaucoup de nos partenaires, dont Delta Air Lines, ont instauré l’exonération des frais de changement afin d’aider les clients à réserver de nouveau leurs voyages d’affaires sans coût supplémentaire. À cela s’ajoutent les mises à jour et les extensions des politiques d’annulation pour aider les clients à gérer leurs voyages conformément aux interdictions et restrictions nationales et internationales.

Pour mettre en avant la flexibilité proposée sur les séjours à l’hôtel, les réservations à l’avance devront probablement passer en second plan pendant quelque temps. Nordic Choice, qui opère en Suède, en Norvège, au Danemark, en Finlande et dans les pays baltes, a remarqué que la demande pour des séjours prépayés soumis à des restrictions était tombée quasiment à zéro à compter du 22 avril.

À l’inverse, une popularité accrue des voyages domestiques – du moins sur le court terme pour l’après COVID-19 – s’est déjà manifestée chez SIXT. La société a affirmé que, bien que les voitures soient louées principalement dans un délai très court, elle pouvait déjà observer certains signes positifs d’un retour au voyage, avec des réservations de voyages d’affaires déjà confirmées pour cet été et cet automne.

Chez Egencia, nos clients ont le pouvoir de changer leurs voyages où qu’ils soient. La flexibilité des réservations multi-plateformes permet aux clients de mettre à jour et de modifier leurs voyages sur divers appareils, y compris l’appli mobile, n’importe où et à tout moment. Pendant ce temps, si les gestionnaires de voyages professionnels ont besoin de jongler avec des annulations en masse, comme cela a été le cas pendant la crise de la COVID-19, ils peuvent se servir d’Egencia Analytics Studio pour indiquer dans leurs rapports si les transactions ont été facturées ou non, pour tous les hôtels et compagnies aériennes, avec des plages de dates allant jusqu’à 90 jours. Ils peuvent également produire des rapports sur les hôtels réservés en fonction de la politique d’annulation, afin de donner la priorité à ceux à annuler en premier.

Priorité donnée à l’hygiène et la santé à Delta Air Lines

L’approche du secteur du voyage par rapport à la distance sociale, l’hygiène et la santé évoluera probablement avec la poursuite d’un retour aux voyages d’affaires. Les voyageurs professionnels, les entreprises et même les gouvernements régionaux auront de nouvelles attentes quand il sera question de facteurs comme la distance physique, l’évitement des foules, l’hygiène, la présentation des historiques de santé et la prise de température.

« Les clients seront plus exigeants par rapport à la propreté des avions et des infrastructures d’aéroport, une mission que nous avons déjà entreprise et que nous continuerons à mettre en place au-delà de la COVID-19. »

— Fouad Mehdaoui, responsable des programmes du pôle digital, Delta Air Lines

La compagnie américaine Delta Air Lines¹ a déjà mis en place certains changements pour assurer des services sans contact et la distance sociale, y compris :

• Le blocage des sièges du milieu dans la cabine principale et les cabines Delta Comfort+ et Delta Premium Select sur tous les vols, ainsi que la réduction de la capacité sur chaque vol pour permettre la distance sociale (50 % pour la première classe et 60 % pour la cabine principale jusqu’au 30 juin 2020)
• La mise à disposition de solutions hydroalcooliques à divers points de contact et la désinfection des surfaces dans tout l’aéroport, avec le même degré d’attention apporté aux espaces de travail des employés.
• La réorganisation temporaire des embarquements, allant de l’arrière à l’avant de l’appareil
• L’introduction d’une procédure de désinfection des appareils avant chaque vol, ainsi que le nettoyage des tablettes pour les repas, des accoudoirs, des écrans et des pochettes sur les arrières de dossier
• L’obligation pour les passagers et les employés de porter des masques

Contrôle de l’hygiène et infrastructures sans contact

À Nordic Choice, la responsable grands comptes et distribution, Kari Bente Lehmann, a évoqué les mises à jour apportées à un régime d’hygiène déjà rigoureux.

« La sécurité de nos voyageurs et de notre personnel est constamment notre première priorité et les procédures de santé, d’hygiène et de sécurité dans les hôtels Nordic Choice respectent à 100 % les directives du Ministère de santé national. Pendant plusieurs années, nous avons eu une stratégie visant à mettre en place et à développer des services sans contact, mis en option pour les clients préférant éviter les interactions en face à face. Cela inclut une appli pour les procédures d’arrivée et de départ, qui comporte une clé mobile, en plus des bornes d’enregistrement dans les hôtels et le service de chat dans les chambres pour le service d’étage, etc. »

— Kari Bente Lehmann, responsable grands comptes et distribution, Nordic Choice Hospitality Group

Les marques de location d’Enterprise Holdings ont temporairement modifié leurs offres pour inclure les transactions de location porte à porte (curbside). De plus, la société a augmenté ses options de livraison du véhicule dans un certain nombre d’aéroports et d’agences de quartier Enterprise Rent-A-Car en Amérique du Nord, pour aider les clients dans leur trajet en limitant les circulations à pied. Il ne faut pas non plus oublier SIXT, qui a mis en place un système de location de voitures sans clé, grâce à son appli Fastlane.

Quel pourrait être l’impact sur les coûts ?

À l’heure présente, il est trop tôt pour évaluer l’impact sur les coûts qu’aura l’interruption des voyages d’affaires et de loisir provoquée par la COVID-19.

« Actuellement, le secteur a baissé ses prix. Cependant, si l’on en croit les commentaires des clients et des partenaires, les clients ne prennent pas leurs décisions uniquement en fonction du prix. Les entreprises se concentrent sur la sécurité de leurs employés et choisissent les fournisseurs et les produits qui sont les plus sûrs.

— Petra Schmidt, directrice des ventes de voyages internationaux, SIXT

Nous pouvons aisément prévoir que les voyageurs d’affaires se déplaceront de manière plus stratégique que jamais auparavant. Dans cette optique, leurs décisions reposeront très certainement sur une estimation des conditions et du coût d’un voyage.

Chez Egencia, étant donné que votre politique voyage est incorporée directement dans votre solution de gestion de voyages, vous pouvez encourager la respect de la politique, inciter aux comportements positifs et gérer les dépenses de voyage et la sécurité voyageur de manière plus efficace. Par exemple, si votre entreprise a défini un montant de dépense maximum spécifique, priorisé les annulations flexibles ou interrompu les lignes pour des destinations à haut risque, les voyageurs peuvent voir toutes ces mesures lors de leur réservation, ce qui facilité leur respect des politiques.

Mise en avant de vos choix préférés

Le changement se fait maintenant. Et il ne fait pas de doute que les voyages professionnels auront toujours un visage différent dans les 3 à 6 mois à venir. En général, les entreprises et leurs voyageurs auront de nouvelles exigences dans le domaine des voyages quand il sera question de santé, d’hygiène et de flexibilité, et ils prendront leurs décisions en fonction de ces facteurs.

Dans cette donne, Egencia vous permet de mettre en avant vos hôtels et compagnies aériennes préférées. Ainsi, si vous décidez de choisir un fournisseur spécifique selon ses mesures d’hygiène, vous pouvez alors indiquer vos préférences d’hôtels dans l’outil et nous les présenterons en haut des résultats de recherche pour vos voyageurs.

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^1.Delta Air Lines. Coronavirus Update Center. www.delta.com