Gérer vos déplacements professionnels en temps de crise – à faire et à ne pas faire

Par Tanishka Goyal, marketing manager

Dans une période aussi incertaine que celle que nous traversons actuellement, il est facile de prendre des décisions qui semblent bonnes sur le moment, mais qui pourraient nuire à long terme à votre programme voyages d’affaires. Nous avons donc recueilli une sélection de conseils et d’astuces auprès de Travel Managers de talent et d’Account Managers expérimentés d’Egencia, pour vous inspirer à optimiser votre programme voyage d’affaires en cette période d’incertitude et vous préparer au moment où les voyageurs d’affaires reprendront la route.

Que devez-vous faire dès maintenant

• Réduire les risques pour votre entreprise et les voyageurs : Certains de vos voyageurs sont encore sur la route ? Prenez quelques minutes pour voir comment les assister et améliorer la sécurité de leur voyage en consultant ces solutions de réduction et gestion des risques et obtenant les mises à jour d’options de voyage les plus récentes sur le centre d’aide d’Egencia.
• Apprendre les bonnes pratiques du secteur : Participez à l’un de nos évènements virtuels ou consultez notre playlist de webinars pour découvrir comment votre entreprise peut gérer les risques, faire preuve de diligence et améliorer la sécurité des voyageurs d’affaires en cas de catastrophe naturelle ou de pandémie.
• Réseauter avec vos pairs et la direction d’Egencia : Rejoignez la communauté en ligne Egencia Connectde nos Travel Managers pour découvrir comment vos pairs réagissent en ces temps de crise, conseiller à votre tour des méthodes qui ont marché pour votre entreprise et accéder à de nombreuses ressources utiles pour vous aider dans la gestion de votre programme voyages d’affaires. Vous pourrez aussi assister à des événements virtuels et webinars en ligne, ainsi qu’à des sessions de questions-réponses avec la direction d’Egencia pour vous tenir au courant des dernières actualités du secteur du voyage.
• Approfondir des notions spécifiques à la gestion de voyages d’affaires : Votre charge de travail habituelle étant perturbée en cette période, c’est le moment idéal pour mieux étudier en détails toutes les notions relatives aux voyages d’affaires qui vous intéressent et faire le plein de conseils utiles. Consultez notre bibliothèque de vidéos à la carte ou travaillez en collaboration avec votre Account Manager sur des points tels que la configuration des conditions de paiement ou encore la meilleure façon d’utiliser Egencia Analytics Studio.
• Vous préparer dès maintenant à sortir plus rapidement de la crise Avec un peu de préparation, votre programme voyages d’affaires sera parfaitement au point lorsque les voyageurs reprendront la route.
  • Rappels pour vos voyageurs 
    • Que faire des billets non utilisés ?
    • Quand utiliser les tarifs flexibles ?
    • Comment annuler ou modifier des voyages en ligne ?
    • Mettre à jour leur profil en ajoutant leur numérde portable et les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.
  • Revoir votre programme voyages d’affaires Vos besoins auront probablement évolué une fois la crise terminée. Cela signifie qu’il vous faudra ajuster votre programme voyages d’affaires, revoir vos recommandations en matière de gestion du risque, voire ajouter des éléments pour en assurer la durabilité. Songez à revoir vos solutions de paiement, les cartes bancaires d’entreprise, par exemple, permettent de collecter des données plus facilement et de rationaliser les rapprochements.
  • Vous préparer au nouveau lancement de votre programme Vos voyageurs étant encore immobilisés chez eux durant une période indéterminée, c’est le moment parfait pour les informer des avantages de la réservation en ligne et de renforcer vos politiques et directives en matière de voyages d’affaires. Nous vous avons préparé un programme étape par étape, ainsi qu’un choix de documents que vous pourrez personnaliser avec le loget les caractéristiques de votre entreprise.
  • Revoir vos préférences en matière de communication : Pensez à revoir vos préférences en matière de communication pour que nous puissions toujours vous fourni les données utiles au bon moment, à vous comme à vos voyageurs. Dans une situation en constante évolution, une communication fluide est essentielle pour permettre aux voyageurs de se tenir au courant en temps réel.

Que devez-vous éviter de faire dès maintenant

• Éviter de désactiver/de supprimer tous les profils pour suspendre les voyages Au lieu de supprimer des profils, veuillez revoir les paramètres de votre politique pour faire en sorte que vos voyageurs d’affaires ne prennent aucun risque inutile. Vous pouvez inscrire un itinéraire ou une destination comme étant « non autorisé(e) » ou bloquer l’option de réservation de vols dans des destinations données.
• Éviter d’annuler toutes les prochaines réservations à l’avance : Si les restrictions de voyage s’appliquent toujours, de nombreuses compagnies aériennes, ferroviaires, agences de locations de voitures et hôtels proposeront des politiques d’annulation et des remboursements flexibles à mesure que se rapprochera la date du voyage. Consultez les politiques d’annulation les plus récentes ici.
• Éviter les réservations non conformes (effectuées via différents sites ou directement auprès de fournisseurs) : La responsabilité sociétale est plus importante en ce moment que jamais. En réservant via Egencia, vous économisez du temps et de l’argent, certes, mais pas seulement. Egencia vous permet également de joindre vos voyageurs et de leur fournir toute l’assistance nécessaire pour garantir leur retour chez eux, en toute sécurité.
• Éviter de céder à la panique - Ne prenez aucune décision irréfléchie quant à vos voyages pour le moment. La situation redeviendra progressivement normale, mais cela prendra un certain temps. Avant de prendre quelque décision importante que ce soit concernant votre programme voyages d’affaires, contactez vos Account Managers pour avoir leur avis. Et pour obtenir des réponses à vos questions, consultez les questions-réponses avec la direction d’Egencia.