Approche proactive de gestion des risques : Localisateur de voyageurs

Posted: 12 November 2020
Corporate Travel Manager Uses Travel Risk Management Solutions

Catastrophes naturelles, troubles civils, menaces mondiales et pandémies... Le monde peut se révéler un lieu imprévisible où faire des affaires. C'est pourquoi Egencia se fait l'ardent défenseur des politiques et des programmes de gestion des risques des voyageurs. Des plans robustes mettent les managers de voyages d'affaires et leur organisation en position de force pour agir, qu'il s'agisse d'un problème relativement bénin telle une tempête retardant un vol ou d'une urgence.

Le Localisateur de voyageurs est un outil Egencia qui pousse à agir.

Le Localisateur de voyageurs fait partie de la solution Egencia. Il est accessible sur le portail de réservation et depuis l'appli mobile. C'est un moyen rapide de savoir où vos voyageurs d'affaires se trouvent et de les contacter vite s'ils sont directement affectés par un événement à l'intérieur du pays ou à l'étranger.

Les situations de crise peuvent survenir partout et à tout endroit. 

Certaines urgences sont localisées. Cela peut être par exemple une grève ouvrière intense dans une grande ville qui se transforme en troubles civils. Le Localisateur de voyageurs peut vous indiquer rapidement, d'après les données de réservation, combien de personnes vous avez dans cette zone et où ils séjournent. Le Travel Manager peut les contacter directement par e-mail ou envoyer des notifications push avec des alertes de risque sur leur appli mobile pour aider leurs voyageurs à gérer la situation – y compris abréger un voyage et organiser le retour à la maison.

D'autres urgences peuvent débuter à un endroit spécifique, mais leurs effets en cascade peuvent se propager. Les catastrophes naturelles comme les éruptions volcaniques ou les ouragans peuvent entraver le trafic aérien à travers plusieurs continents. Le Localisateur de voyageurs donne au Travel Manager les moyens de faire des recherches en fonction des compagnies aériennes, des codes de réservation et des voyageurs individuels pour trouver ceux qui sont potentiellement affectés par les perturbations de vols et les ramener chez eux aussi vite que possible.

Bien que rares, les urgences mondiales peuvent survenir, comme l'a prouvé la pandémie de la COVID-19 de 2020. Ces situations sont systémiques et dynamiques avec de nombreuses parties mouvantes. Il est crucial d'agir rapidement pour assurer le bien-être du voyageur. Le Localisateur de voyageurs peut donner aux Travel Managers l'aperçu dont ils ont besoin sur la situation et les lieux, que ce soit au niveau mondial, régional ou même local à l'échelle d'une ville particulière.  Tous les outils de réservation d'Egencia peuvent être exploités pour aider vos voyageurs à se frayer un chemin au milieu du chaos.

La fonctionnalité de recherche du Localisateur de voyageurs opère quasiment en temps réel. Elle peut aussi servir à consulter les voyages des 30 derniers jours ou les voyages réservés dans les 30 prochains jours, mais non encore effectués. Cette fonctionnalité permet au Travel Manager d'adopter une approche proactive ou réactive dans la gestion des risques des voyageurs. Avec la gestion des perturbations portée de main, vous pouvez réduire ou même éliminer certains risques alors que des événements mondiaux se développent. Les Travel Managers disposent des mêmes capacités, qu'ils soient installés à leur bureau pour vérifier le portail Egencia ou au restaurant à l'heure du dîner en train de pianoter sur leur appli mobile.

Armer les voyageurs en temps réel

Le Localisateur de voyageurs accompagne aussi vos voyageurs grâce à notre appli mobile. Les Travel Managers peuvent envoyer un message dès le premier signe d'un problème et les voyageurs peuvent passer par la fonctionnalité Assistance sur leur appli pour contacter un conseiller voyages après avoir reçu une alerte et pour être rappelés, en général en l'espace de quelques minutes. 

Entre juin 2018 et juillet 2019, les équipes d'Egencia ont répondu à 9,5 millions de contacts de voyageurs du monde entier. Le personnel d'Egencia surveille constamment les voyages à l'échelle mondiale et se tient prêt à se mobiliser en cas d'urgence, en élargissant les ressources à la disposition des organisations de nos clients alors qu'ils cherchent à garder les voyageurs en sécurité lors de leur retour chez eux.

Sensibiliser les employés au sujet du Localisateur de voyageurs et des autres services de gestion des risques des voyageurs à disposition est un moyen d'établir la confiance des voyageurs. C'est l'un des éléments des obligations générales de gestion du risque incombant aux Travel Managers et aux organisations. Une partie de cet effort de sensibilisation doit inclure la consolidation des réservations sur la solution d'Egencia. Seuls les voyages réservés via Egencia sont affichés dans le Localisateur de voyageurs. Les voyages réservés par d'autres voies ne seront pas visibles. Les Travel Managers ne seront pas en mesure de retrouver des voyageurs ou de leur envoyer des messages d'urgence. Le Localisateur de voyageurs devient un autre moyen pour les Travel Managers de renforcer les bonnes pratiques de conformité.

Le voyage d'affaires est un levier stratégique clé pour faire avancer l'économie mondiale. Le Localisateur de voyageurs est un outil essentiel pour minimiser les risques et complète un programme de gestion des risques des voyageurs incluant des politiques voyages solides, l'assurance voyage et bien plus.

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