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Conseils de gestion de la politique des frais de déplacements professionnels à destination des ressources humaines

6 min
Posted: 05 September 2022
Two Women Smiling at Work Conference

Pourquoi le service des ressources humaines doit-il se soucier de la gestion des frais de déplacements professionnels ?

La gestion des frais de déplacements professionnels est une tâche colossale. D’ailleurs, vous vous demandez peut-être : pourquoi les ressources humaines devraient-elles se soucier du remboursement des notes de frais ? La raison est simple : en cas de problèmes relatifs au suivi des frais de déplacements professionnels, votre programme voyages risque d’en pâtir.

En tant que chargé des ressources humaines, vous savez qu’une culture forte de voyages d’affaires favorise les relations entre les employés et leur motivation. Pour beaucoup, les voyages d’affaires constituent le nouveau noyau de la culture d’entreprise. Avec des collaborateurs qui travaillent à distance et de manière hybride, la culture d’entreprise est l’un des facteurs les plus importants pour attirer les talents et les retenir.

Il s’avère que 46 % des candidats à un poste jugent ce critère très important au moment de postuler et les employés qui n’apprécient pas la culture d’entreprise de leur employeur sont plus susceptibles de démissionner (24 %).

L’examen des bonnes pratiques relatives aux voyages d’affaires et aux notes de frais est primordial pour garantir la motivation de vos collaborateurs. Des employés motivés seront davantage impliqués dans leur travail et plus productifs. En outre, l’amélioration de votre politique en matière de frais de déplacements professionnels aura un impact positif sur les résultats financiers.

Faites face aux nouveaux défis qui attendent le monde des voyages d’affaires

Nous assistons actuellement à la levée progressive des restrictions imposées aux voyages intérieurs et internationaux. Alors que la pandémie est reléguée au second plan, le monde des voyages est confronté à de nouveaux défis d’ordre macroéconomique et géopolitique. Les éventuels effets de l’inflation et d’autres facteurs économiques poussent les entreprises à réévaluer leur gestion des frais de voyage.

Parmi les chargés des ressources humaines, ceux qui sont les plus proactifs examinent actuellement les dépenses de leur entreprise pour s’assurer que la réduction des coûts ne se fait pas au détriment du bien-être des employés. C’est le voyageur, et non le poste de coûts, qui doit être au centre de la gestion des frais de déplacements professionnels. Une telle stratégie a, en effet, des effets positifs sur la productivité, la loyauté et le taux de rétention des employés.

Simplifiez l’expérience d’approbation pour garantir une plus grande satisfaction des voyageurs

Les approbations fournissent un niveau de contrôle supplémentaire, mais sont une source de frustration pour les employés si le processus est trop compliqué. Pensez à mettre à jour votre processus d’approbation si nécessaire.

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte. Que ce soit pour la location d’une voiture, l’achat d’un billet d’avion ou la réservation d’une chambre d’hôtel, l’option recommandée, basée sur le prix et le niveau de sécurité, évolue sans cesse. Vos paramètres d’approbation doivent être en mesure de suivre l’évolution de l’économie et du monde du voyage. Voici quelques éléments de base à prendre en compte :

  • la gamme de prix des billets d’avion selon la destination
  • le coût maximal des dépenses d’hébergement par nuit
  • les autorisations de surclassement en classe Affaires ou en 1re classe
  • le nombre minimum de jours réservés à l’avance
  • les différents types de motifs de voyage

Avec votre Travel Manager, vous devez avoir la flexibilité nécessaire pour configurer des conditions d’approbation visibles pour les voyageurs. Le fait de vous associer à une plateforme de réservation de voyages d’affaires vous permet de gérer les paramètres d’approbation. Ainsi, vos voyageurs voient les options recommandées selon votre secteur d’activité, la taille de votre entreprise, le nombre de personnes qui seront en déplacement, la localisation géographique et le budget voyages.

Vous pouvez aussi configurer différents types d’approbations pour divers voyageurs. Par exemple, l’approbation du voyage n’est pas forcément nécessaire pour les cadres dirigeants.

Laissez vos employés réserver leur propre voyage

Les employés veulent plus d’autonomie en ce qui concerne la réservation de leurs voyages d’affaires. Avoir recours à une agence de voyages traditionnelle ou compter sur d’autres personnes pour réserver le voyage d’un employé est de plus en plus rare. Plutôt que de gérer le détail des itinéraires de voyage, l’équipe administrative préfère généralement se consacrer aux tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’automatisation du processus d’approbation au moyen d’un outil de gestion des réservations de voyage à l’échelle de l’entreprise s’avère avantageuse pour tous. Simplifier ce processus est synonyme de gain de temps pour votre équipe administrative, puisqu’elle n’a plus à réserver les voyages. Il lui est simplement demandé, après réception d’une notification, de valider la réservation en un clic. Et grâce à l’outil de gestion des réservations de voyages d’affaires, vos employés sont libres de réserver eux-mêmes leur voyage, sans que votre entreprise ne perde en visibilité ou en contrôle sur les réservations.

L’intégration des processus d’approbation à un outil centralisé de gestion des réservations de voyages n’est pas réservée aux grandes entreprises. Pour que cette solution soit avantageuse, une entreprise doit réserver au moins dix-sept voyages d’affaires individuels par an. Quel que soit votre programme de voyages d’affaires, dites au revoir à l’envoi d’itinéraires par e-mail, à la recherche des reçus perdus et aux demandes d’approbation incessantes.

Automatisez les solutions de gestion des frais de voyage

La suppression des notes de frais au format papier et des processus manuels de remboursement, ainsi que l’élimination de toute confusion relative à la carte de paiement à utiliser, peuvent avoir une incidence bien plus forte qu’anticipée sur la bonne santé de votre culture d’entreprise.

L’intégration de votre politique de dépenses de voyage dans le but d’orienter les décisions de vos employés s’avère révolutionnaire. Un bon partenaire de voyages d’affaires doit vous permettre de récupérer les frais de déplacement de vos employés directement au sein de l’outil de gestion des réservations.

Les voyageurs peuvent transmettre les éventuelles notes de frais supplémentaires avec leur smartphone, en ajoutant les reçus à leur itinéraire. Ensuite, c’est aussi simple que d’envoyer un rapport de notes de frais directement depuis leur téléphone, lequel sera approuvé par les responsables en un clic. Toutes les données (hors ligne, en ligne et personnalisées) sont transmises à un système de gestion des frais de voyage afin de simplifier et de rationaliser le processus de remboursement.

Lorsque les demandes de remboursement sont rapidement traitées, la productivité des employés augmente. En effet, ces derniers ont alors plus de temps à consacrer aux tâches essentielles à effectuer pour l’entreprise.

Restez impliqué dans la politique voyages de votre entreprise

Les équipes des ressources humaines doivent revoir régulièrement votre politique voyages afin de s’assurer qu’elle répond aux besoins actuels de vos voyageurs. Le rôle d’un responsable des ressources humaines est de soutenir vos employés, y compris les Travel Managers lorsqu’ils apportent des changements à votre politique voyages, quels qu’ils soient. Aidez-les à comprendre les attentes des employés et à déterminer si ceux-ci sont prêts à modifier leur façon de voyager, en effectuant des trajets plus longs et en voyageant sur leur temps personnel.

Votre expertise pour souligner l’importance du bien-être des voyageurs auprès des décisionnaires sera cruciale face aux pressions économiques dont la politique voyages pourrait faire l’objet. Pensez notamment à examiner les dépenses remboursables et les indemnités journalières pour vous assurer que les voyageurs en déplacement ne rencontrent aucun problème.

L’une des bonnes pratiques à appliquer consiste à mettre en place des canaux internes de discussion pour permettre aux collaborateurs d’échanger au sujet des voyages. Ils pourront ainsi partager leurs conseils, leurs astuces, leurs inquiétudes et leurs expériences. Vous pouvez transmettre les commentaires reçus aux parties concernées en interne pour démontrer l’importance de l’équilibre entre le bien-être des employés et les restrictions de politiques.

Pour résumer, les frais de déplacements professionnels sont un élément essentiel des opérations d’une entreprise et contribuent à la culture d’entreprise globale. Les chargés des ressources humaines doivent disposer des outils, processus et systèmes adéquats pour promouvoir un programme voyages pertinent et une expérience de gestion des frais de voyage fluide.

Pour en savoir plus sur le processus d’approbation des voyages, découvrir comment donner la priorité aux employés lors de leur déplacement ou parler à un conseiller Egencia, cliquez ici.

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