Avis et alertes : ce que vos voyageurs d’affaires doivent savoir

Posted: 30 October 2020
Business Traveler Uses Corporate Travel Advisories

Dans un article récent, j’ai évoqué différentes façons pour les Travel Managers d’utiliser les données des avis de voyage pour prendre des décisions éclairées quant à la politique, renforcer les capacités d’anticipation et de contrôle au sein de leurs programmes et orienter les voyageurs vers des choix de réservation plus favorables et plus conformes. Dans le présent article, nous allons découvrir comment vos voyageurs peuvent utiliser les avis de voyage et Egencia® Travel Advisor pour préparer leurs projets de voyage et leurs voyages à venir.

Mais commençons par observer ce qui distingue les alertes de voyage des avis de voyage, et pourquoi les gouvernements publient ce genre d’informations.

Alertes de voyage

Les alertes de voyage sont publiées, souvent par les ambassades et les consulats, en cas de risques spécifiques portant atteinte à la sécurité ou la sûreté des voyageurs. Elles concernent des événements à court terme dont les voyageurs doivent avoir connaissance, comme un grand rassemblement public.

Les voyageurs peuvent s’appuyer sur les alertes pour prendre des décisions quant à leurs réservations. Par exemple, si une manifestation est prévue dans un secteur d’une ville donnée, vos voyageurs voudront probablement éviter de réserver dans ce même secteur.

Egencia envoie chaque jour de manière proactive des alertes aux Travel Managers, mettant en avant les risques en matière de sécurité afin de vous aider à prendre des décisions vis-à-vis de votre politique. Des alertes détaillées sont envoyées aux voyageurs via l’application mobile Egencia installée sur leur téléphone dans l’heure suivant l’événement susceptible d’impacter leur voyage. De plus, vous et vos voyageurs d’affaires bénéficiez en permanence d’un accès sur demande aux alertes de voyage depuis la page d’accueil du site Internet d’Egencia, ainsi qu’à des informations plus détaillées, mises à jour en temps quasi réel, depuis la page Actualités voyage en ligne sur le site.

Lorsqu’un risque temporaire tend à s’étaler dans le temps, le gouvernement publiera un avis de voyage.

Avis de voyage

Les avis de voyage sont publiés dans le but d’informer les citoyens de risques plus importants, spécifiques et à plus long terme. Ils peuvent porter sur une ville, un pays ou toute autre zone géographique et concerner un événement météorologique grave, une catastrophe naturelle, des protestations de masse ou des troubles politiques, une attaque terroriste, et des problèmes de santé publique, comme la COVID-19. Les avis de voyage peuvent changer fréquemment, selon la nature du risque, tout comme ils peuvent perdurer pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois.

Des niveaux de risque, allant généralement d’une simple recommandation de respecter les précautions d’usage à une interdiction totale de voyager, sont utilisés pour indiquer le degré de sévérité des avis de voyage. À noter : en fonction du niveau de propagation de la COVID-19, une ville ou région donnée peut être jugée plus risquée et se voir ainsi attribuer un niveau de risque supérieur à celui du pays dans son ensemble.

Les avis de voyage ne peuvent généralement pas, d’un point de vue légal, empêcher un voyageur d’entrer dans un pays. C’est pourquoi il est important de vérifier que vos politiques voyages et procédures d’approbation sont à jour et en ligne avec la définition des voyages d’affaires essentiels autorisés dans votre programme actuellement. Découvrez quelques bonnes pratiques pour vous aider à définir les voyages essentiels et les voyages non essentiels.

Egencia® Travel Advisor

Suite à la pandémie de COVID-19, de nombreux gouvernements ont publié des avis de voyage et imposé certaines mesures comme une quarantaine de 14 jours à l’arrivée sur le territoire et l’utilisation d’un équipement de protection individuelle. Les voyages ont bien changé, et il apparaît donc crucial que vous et vos voyageurs fassiez preuve d’anticipation afin d’être fin prêts le moment venu. L’Egencia Travel Advisor est un outil qui vous permet, ainsi qu’à vos voyageurs, de prendre connaissance des avis de voyage publiés pendant la COVID-19, y compris des réglementations spécifiques à une destination et des directives en matière de santé et de sécurité.

Les restrictions étant susceptibles d’évoluer au jour le jour, nous encourageons les voyageurs à consulter l’Egencia Travel Advisor avant de réserver, puis à nouveau avant leur départ. Voici cinq éléments d’informations que nous vous recommandons de rappeler à vos voyageurs d’affaires avant de reprendre la route :

  1. Restrictions d’entrée - beaucoup de pays et de régions ont imposé des interdictions de voyager ainsi que des restrictions pour les voyageurs souhaitant entrer sur le territoire ou le quitter. Certains ont limité l’entrée aux citoyens, aux résidents permanents, aux détenteurs d’un visa donné ou aux voyageurs essentiels. Les restrictions d’entrée peuvent évoluer rapidement et affecter les décisions concernant la réservation de voyages d’affaires, que ce soit en avion, en voiture ou en train. Les voyageurs doivent savoir, avant de réserver et avant de partir, s’ils pourront entrer dans leur pays de destination.
  2. Restrictions sur les correspondances – certains aéroports ont émis des conditions concernant les vols de correspondance. Par exemple, le transit n’est parfois autorisé que pour les voyageurs qui n’ont pas besoin de passer la douane. Les voyageurs doivent savoir si ces restrictions supplémentaires s’appliqueront à leur voyage afin de pouvoir réserver et s’organiser en conséquence.
  3. Mesures de quarantaine: les voyageurs peuvent faire l’objet d’une quarantaine obligatoire à leur arrivée. Dans certains cas, ils devront prouver qu’ils disposent d’un endroit adapté pour s’isoler et de provisions suffisantes pour ne pas avoir besoin de se rendre en magasin. D’autres pays imposent une quarantaine contrôlée, ce qui signifie que les voyageurs se voient assigner une chambre dans un bâtiment dédié pour la durée de leur séjour.
  4. Documents de santé et soins de santé : parmi les documents médicaux requis, il peut être demandé aux voyageurs de fournir les résultats d’un test de COVID-19 négatif effectué un certain nombre d’heures avant le départ, certain pays imposant parfois que le test soit réalisé par une entité étatique ou certifiée. De la même manière, certains pays imposent à tous les voyageurs de se soumettre à un test de COVID-19 à leur arrivée.

    De nombreuses destinations demandent également aux voyageurs, y compris aux résidents, de remplir un formulaire de localisation des passagers avant leur départ. Ces informations sont utilisées pour contacter les voyageurs dans le cas où ils, ou toute autre personne avec laquelle ils ont été en contact au cours de leur voyage, développeraient des symptômes de la COVID-19. Les gouvernements utilisent également ces informations pour contrôler les voyageurs en quarantaine. Ce formulaire est généralement obligatoire, même pour les voyageurs qui n’ont pas besoin de s’isoler à leur arrivée, et des amendes peuvent être infligées aux voyageurs qui refuseraient de le remplir.

  5. Masques (EPI) : certaines villes ont rendu le port du masque obligatoire en permanence dans les transports en commun et en public dès lors que les mesures de distanciation sociale ne peuvent être respectées. Le fait de connaître cette information à l’avance peut aider vos voyageurs à planifier convenablement leur voyage et emmener avec eux tout ce dont ils ont besoin pour leur voyage d’affaires.

Faire la distinction entre une alerte et un avis de voyage peut aider vos voyageurs à mieux comprendre ce qu’ils doivent prendre en compte avant leur prochain voyage. L’Egencia Travel Advisor est un bon point de départ, car il fournit à vos voyageurs les informations dont ils ont besoin pour planifier et préparer leurs voyages domestiques et internationaux. Partagez cette ressource, ainsi que notre guide des voyages d’affaires spécial COVID-19 et notre FAQ, avec vos voyageurs pour les aider à rester informés, afin qu’ils puissent voyager en toute confiance et se savoir entre de bonnes mains.

Vous cherchez de meilleures solutions pour vos voyages d’affaires ? Contactez-nous.