Paiements : quelle est la meilleure solution pour vous ?

Posted: 29 June 2020
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Le choix du bon moyen de paiement pour votre programme voyages d’affaires peut paraître compliqué. Les options disponibles sont nombreuses, chacune d’elles présentant ses avantages et ses inconvénients. Pour couronner le tout, les différents choix peuvent convenir à votre entreprise à différents moments. L’option de règlement qui convient le mieux à une entreprise naissante peut tout à fait ne plus se révéler aussi adaptée une fois que cette dernière se sera développée et aura évolué. Nous sommes à votre disposition. Nous avons dressé une liste exhaustive des différentes options de paiement disponibles. En outre, nous avons détaillé leur fonctionnement dans divers domaines, notamment le respect de la politique voyages et le rapprochement, afin de vous aider à prendre une décision concernant l’option de règlement la plus adaptée à votre entreprise. Sélectionner le moyen de paiement qui vous convient le mieux Comment choisir le moyen de paiement le plus adapté à la culture de votre entreprise, tout en vous garantissant que vous pourrez suivre les dépenses de voyage ? Une stratégie gérée de paiement des voyages d’affaires peut prendre en charge votre programme de voyages, vos voyageurs et créer des opportunités d’économies. Le bon outil de gestion et la bonne configuration de paiement vous permettront de recevoir, de partager, de traiter et de rapprocher vos paiements en toute simplicité. Examinons certaines des solutions de paiement de voyages d’affaires les plus courantes parmi celles actuellement en vigueur dans les entreprises : Ce qui fonctionne bien pour nos clients Votre entreprise peut présenter des exigences uniques en matière de paiements, et prendre une décision concernant la solution de paiement la plus adaptée à votre profil dépend donc de plusieurs facteurs. La législation bancaire peut, par exemple, varier d’un pays à l’autre en fonction des emplacements dans lesquels vous avez une activité. Les options technologiques qui vous aident à rapprocher et établir des rapports sur vos dépenses peuvent également s’avérer différentes selon les diverses fonctions de votre organisation. Les différents moyens de paiement peuvent présenter des avantages et des risques divers. En définitive, vous aurez besoin d’une solution de paiement qui conviendra à tous vos voyageurs, des stagiaires aux cadres supérieurs. Vous trouverez ci-dessous quelques recommandations basées sur ce qui fonctionne le mieux pour nos clients, en fonction de leurs besoins et de leurs objectifs : Vous recherchez une option de facturation centralisée ? Egencia lancera sa solution de paiement virtuel (également nommée Client Central Payments) à l’automne 2020. Les cartes de paiement virtuel facilitent le contrôle et le rapprochement, et proposent également une option de facturation centralisée. De plus, comme les cartes virtuelles génèrent un numéro de carte à utilisation unique pour chaque réservation, elles constituent le moyen de paiement le plus sécurisé. Caractéristiques principales :

  • La plupart des fournisseurs acceptent le prépaiement en ligne.
  • Les sommes remboursées sont rendues à votre entreprise, mais les crédits non remboursables pour les voyages d’affaires restent au nom de l’employé.
  • Les paiements virtuels peuvent prendre en charge les tarifs et les services/équipements négociés avec les établissements.
  • Les paiements virtuels offrent une option de paiement centralisée sur place aux voyageurs d’affaires.

Remarque : cette solution nécessite l’établissement d’un nouveau compte de carte virtuelle auprès de votre banque ou de la société émettrice de la carte. De plus, cette option pourrait ne pas prendre en charge tous les frais ou contenus de voyage. L’option de paiement virtuel sera d’abord disponible en dans les zones Amérique du Nord, EMEA et Australie.  Vous recherchez un moyen de contrôler les dépenses de voyage ? Les cartes d’entreprise centralisées (comme les cartes Lodge d’American Express) vous offrent le plus de contrôle. Caractéristiques principales :

  • La plupart des fournisseurs acceptent le prépaiement en ligne.
  • Les sommes remboursées sont rendues à votre entreprise, mais les crédits non remboursables restent au nom de l’employé.
  • La majorité des établissements proposés par Egencia acceptent le prépaiement en ligne à l’aide de cartes centralisées.
  • Cette solution ne prend pas en charge vos tarifs négociés sans Billback ou autorisation.
  • Les paiements doivent généralement être effectués sur place à moins qu’une facturation directe ne soit établie. 

Vous recherchez plus de flexibilité ? Les cartes d’entreprise individuelles constituent le type de paiement le plus flexible pour l’organisation des voyages, mais ces cartes peuvent également présenter certains défis en matière de contrôle des dépenses de voyage. Caractéristiques principales :

  • Comme certains établissements et fournisseurs de véhicules de location exigent le paiement sur place, les voyageurs trouveront cette solution plus simple pour le paiement des coûts de location et de l’assurance.
  • Les Travel Managers peuvent ajouter des mesures de contrôle au programme voyages de votre entreprise à l’aide de vos paramètres régissant les politiques et l’approbation chez Egencia.

Remarque : cette option est prise en charge partout dans le monde, sauf en Chine et en Afrique du Sud. Vous recherchez une réduction des frais initiaux ? Les cartes personnelles vous permettent de réduire les coûts initiaux et s’avèrent utiles dans les lieux exigeant l’utilisation de cartes physiques. Toutefois, l’utilisation de cartes personnelles peut entraîner une baisse de la satisfaction des employés, car le voyageur devra supporter la charge initiale des paiements et gérer des procédures de remboursement. Caractéristiques principales :

  • Les mouvements de trésorerie importants dus à la réservation des vols ne seront pas supportés par votre entreprise.
  • Comme certains établissements et fournisseurs de véhicules de location exigent le paiement sur place, les voyageurs seront tentés de s’affranchir des règles régissant les dépenses de voyage.
  • Les employés conservent les points de fidélité obtenus dans le cadre de l’utilisation de leur carte de paiement, mais doivent également supporter la charge financière initiale. De plus, tous vos employés ne disposeront pas forcément d’une carte de paiement personnelle.
  • Les remboursements sont effectués sur la carte, ce qui peut entraîner un degré de complexité supplémentaire au niveau du processus de gestion des dépenses (par exemple, pour les annulations suivant un remboursement).
  • Vous devrez définir les mesures de contrôle de la politique appropriées dans votre programme voyages afin de promouvoir la conformité à votre politique régissant les voyages d’affaires.

Remarque : cette option est prise en charge partout dans le monde, sauf en Chine et en Afrique du Sud. De nombreux choix sont possibles en matière de paiement des voyages, mais en définitive, c’est à vous de décider quelle option conviendra le mieux à votre entreprise. Que vous recherchiez la flexibilité ou des coûts initiaux plus faibles, et ce quel que soit le moyen de paiement que vous choisissez, assurez-vous que ce dernier reflète les besoins actuels de votre entreprise et ses objectifs pour l’avenir. Vous cherchez de meilleures solutions pour vos voyages d’affaires ? Prenez contact avec notre équipe.