Pour les voyageurs d'affaires, les notes de frais riment encore souvent avec papier
D’abord, il faut retrouver ses reçus. Puis les agrafer et les scanner. Bien évidemment, il faut saisir le détail des dépenses. Et enfin, attendre le paiement. Il faut être honnête, pour beaucoup de personnes, soumettre ses notes de frais prend parfois des airs de parcours du combattant. Grâce à la technologie, de nombreuses tâches administratives comme la réservation d’hôtels ou l’enregistrement des vols sur les applications mobiles se font très facilement. Les rapports de dépenses ne semblent malheureusement pas encore profiter pleinement de cette révolution numérique.
D’après la 4e édition du sondage Egencia sur les technologies relatives aux voyages d’affaires, 41 % des voyageurs d'affaires remplissent encore des formulaires papier pour soumettre leurs frais de voyage. À titre de comparaison, ils sont 34 % à le faire en ligne et 19 % à utiliser une application mobile. Encore plus surprenant, il serait plus rapide de soumettre ses frais de voyage par papier qu’en ligne ou avec une appli mobile. Nous pensons cependant que grâce aux efforts conjugués des leaders du secteur qui ambitionnent de révolutionner ce système archaïque, cette tendance ne va pas tarder à s’inverser. Il faut en moyenne 22 minutes à un voyageur d'affaires pour soumettre ses frais pour un voyage de trois jours*, ce qui est le double du temps qu'il souhaiterait y consacrer. En effet, malgré la mise en place de systèmes pour soumettre ses frais en ligne ou via une application mobile, l’expérience utilisateur ne s’est pas véritablement améliorée. La plupart des systèmes de gestion des dépenses semblent plus être pensés pour optimiser les processus comptables que pour répondre aux besoins des utilisateurs. La refonte du système ne se fera pas en un jour mais il y a quand même une bonne nouvelle : pour gagner du temps et améliorer l’expérience utilisateur, les employeurs et les employés peuvent agir. En encourageant tous les voyageurs à utiliser des cartes de paiement professionnelles, les entreprises contribueront à accélérer le traitement des notes de frais tout en limitant le casse-tête que cela représente. À l’heure actuelle, un tiers (33 %) des voyageurs d'affaires utilisent exclusivement leur carte de paiement personnelle*.
Pour simplifier le processus de remboursement, les Travel Managers gagneraient également à recourir à un gestionnaire de dépenses qui permet aux voyageurs de synchroniser leur solution en ligne/mobile avec des cartes de paiement de l’entreprise ou personnelles. La consolidation directe, et en un clic, des transactions effectuées par carte bancaire dans un système de gestion de dépenses est l’assurance d’une expérience plus homogène pour les voyageurs, en particulier si l’on considère que pour 36 % d’entre eux*, rassembler les reçus est l’étape la plus fastidieuse du processus. Cette solution permet également aux Travel Managers une réconciliation plus facile des données voyages de l’entreprise. D’après le Charlotte Business Journal, un audit effectué auprès des employés de la ville américaine de Charlotte a démontré que 25 % des employés étudiés auraient commis des erreurs ou des abus dans leur rapport de dépenses. Au vu des résultats, les contrôleurs ont préconisé la mise en place de nouvelles solutions technologiques et notamment d’un système de gestion des dépenses associé aux cartes de paiement l’entreprise.
Conscient du gain de temps qu’offrirait une solution simplifiée pour les Travel Managers et les voyageurs, Egencia a lancé une gamme de produits dédiée pour révolutionner la gestion des frais professionnels. Grâce à une connexion unique pour accéder à la plate-forme Egencia, les utilisateurs disposent de tous les outils nécessaires pour une gestion simplifiée et centralisée de toutes leurs dépenses. La plate-forme Egencia Open Connect est l’un des autres éléments clés de la solution de gestion des dépenses Egencia. En assurant un échange de données efficace entre les partenaires, ce système permet d’élargir le marché pour les gestionnaires de dépenses. La plate-forme Egencia Open Connect est en pleine expansion et compte aujourd’hui 29 partenaires dont Coupa, Expensify, Microsoft et Mobile Expense. N’attendez plus : découvrez notre solution Egencia Expense Suite ou demandez une démonstration.
*4e édition du sondage d’Egencia sur les technologies relatives aux voyages d’affaires, juillet 2017
