Corporate travel manager uses risk management tools
Corporate travel manager uses risk management tools

Expedia Group rationalise les voyages d'affaires grâce à Egencia

Entreprise :
Expedia Group
Nombre d’employés :
27,000
Secteur :
Voyage

Posté: 24 septembre 2020

Le monde entier cherche les meilleures offres de voyages auprès d'Expedia Group (EG), la maison-mère de marques telles qu'Expedia, Hotels.com, Orbitz, Travelocity et Egencia. Les voyages font donc partie intégrante des métiers de milliers d'employés d'EG à travers le monde. Néanmoins, comme les activités concernent l'ensemble du globe, l'équipe avait besoin d'un processus de réservation cohérent et rationalisé pour garantir efficacité et sécurité. Ainsi, elle s'est tournée vers Egencia pour bénéficier de ses solutions modernes en matière de gestion des voyages d'affaires.

Harmoniser les activités liées aux voyages d'affaires internationaux pour améliorer la visibilité

Lorsqu'Expedia Group a commencé à modifier son programme voyages d'affaires, l'un de ses principaux objectifs était d'uniformiser les processus. À l'instar de beaucoup d'autres multinationales, le processus de réservation de voyage était segmenté, ce qui engendrait davantage d'opérations manuelles et moins de visibilité sur la gestion de voyages. « L'un des principaux objectifs que nous voulions atteindre immédiatement était la diminution du nombre de points de vente dans notre système. En d'autres termes, notre programme voyages était fragmenté, comprenant plusieurs sites pour chaque unité commerciale », explique Corbie Brumbeloe, directrice Global Procurement and Corporate Travel d'EG.

« Grâce à la capacité d'Egencia à intégrer le système de notre personnel RH et la possibilité d'automatiser les profils utilisateurs, nous avons réduit de 65 à 25 le nombre de points de vente inscrits dans notre système », confie-t-elle. Et ce simple changement donne à l'équipe d'EG le pouvoir de prendre des décisions en fonction d'habitudes de voyages observables. Pour citer un exemple, elle reçoit désormais des notifications lorsqu'un employé effectue une réservation non conforme à la politique, et cette information ne mène qu'à une seule unité commerciale pour chacune des marques d'EG, quelle que soit la destination.

Comme les voyages sont interrompus en raison de la COVID-19, l'équipe travaille avec Egencia pour intégrer davantage d'outils liés aux déplacements professionnels afin d'atteindre les objectifs stratégiques à long terme visant à faire des économies.

« [Notre Account Manager] Jim est d'une grande aide pour nous guider vers nos objectifs à long terme et nous mettre en relation avec les ressources pertinentes au sein d'Egencia. Les voyages étant suspendus [pour cause de COVID-19], nous nous penchons sur des projets de plus grande ampleur, tels que les séminaires et autres groupes. L'équipe Egencia Consulting possédant une vaste connaissance et une grande expertise sur ces sujets, nous continuons à collaborer avec elle et notre Account Manager pour sans cesse nous améliorer », précise Brumbeloe.

De nouvelles solutions de déplacements professionnels produisent d'importantes économies

Dans le climat imprévisible que connaissent les voyages d'affaires actuellement, les équipes Achats doivent impérativement réduire les coûts pour s'aligner sur les objectifs commerciaux de leur entreprise. Et grâce aux outils et systèmes d'Egencia déjà en place, EG réalise des économies considérables. « Pour l'équipe Achats globale, faire des économies est une priorité permanente », déclare Brumbeloe. Et en 2019, EG a réalisé 7 millions de dollars d'économies sur la gestion de voyages.

Megan Reynolds, Global Corporate Travel Manager d'EG, nous a confié que la création d'un programme plus solide de tarifs négociés sur les hôtels avait largement contribué à ces économies. « Nous avons fait des économies conséquentes grâce à notre nouveau programme de sourcing hôtelier. Avant de travailler avec l'équipe Egencia Consulting, nous devions lancer les AO manuellement et négocier les tarifs dans les grandes villes où notre équipe se rend fréquemment », affirme-t-elle. « L'équipe Egencia disposait déjà de tarifs négociés, ce qui nous a évité de perdre beaucoup de temps et d'argent. Ils nous ont également suggéré des hôtels que nous n'avions pas encore contactés mais qui répondaient à nos critères. »

« Nous avons aussi fait des économies en utilisant les outils de suivi des billets inutilisés d'Egencia », précise Brumbeloe. « Les billets inutilisés ne constituaient pas un réel problème avant [la COVID-19], mais ils pourraient aujourd'hui coûter cher. En nous servant d'un tableau de bord personnalisé dans Egencia Analytics Studio pour effectuer le suivi des billets inutilisés, nous nous assurons que les crédits sont utilisés et réduisons ainsi les pertes consécutives aux annulations. Ces renseignements sont essentiels pour prévoir les dépenses à venir. »

Optimiser les normes relatives à la gestion des risques grâce aux solutions de sécurité voyageur d'Egencia

Outre le suivi des billets inutilisés pour minimiser les pertes financières, EG fait face à la COVID-19 en collaborant avec Egencia pour s'assurer d'appliquer les plus hauts standards de sécurité voyageur possibles. « Nous travaillons avec notre chargé de compte pour appréhender les meilleures pratiques du secteur durant la période sans précédent que connaissent actuellement les voyages d'affaires, et nous nous appuyons sur l'expertise d'Egencia pour être certains de mettre en place des outils appropriés lorsque notre équipe reprendra la route », déclare Reynolds.

En plus de la mise en place d'outils de gestion du risque adaptés, Reynolds comprend que la confiance des voyageurs requiert aussi de mettre les ressources nécessaires à leur disposition. Elle crée plusieurs pages de ressources sur l'intranet de l'entreprise, qui feront office de petit guide en matière de recommandations des gouvernements, des restrictions de voyages et des consignes de sécurité en vigueur dans les différents pays. Ces ressources comprennent par ailleurs des informations sur les normes de sécurité applicables dans diverses chaînes hôtelières. À ce sujet, elle précise : « Nous voulons que nos voyageurs se sentent rassurés, sachant qu'ils disposent de suffisamment de renseignements pour prendre des décisions éclairées avant de partir. » 

La situation actuelle souligne les raisons pour lesquelles l'objectif d'EG de mettre en place des pratiques de voyages d'affaires uniformisées à l'échelle mondiale est si important pour la rentabilité, mais aussi pour la sécurité. « En nous assurant que tous les membres de notre équipe, dans chaque région, suivent le même processus sur Egencia, nous pouvons à la fois gérer notre politique voyages et garantir le bien-être de nos voyageurs. Si l'un d'entre eux réserve ailleurs que sur Egencia, nous ne bénéficions pas de la même visibilité et ne sommes donc pas en mesure de communiquer avec lui avec autant d'efficacité », insiste Brumbeloe.

Si l'équipe d'Expedia Group attend les voyages post-COVID-19, elle sait que l'investissement à long terme nécessaire à la création d'un programme voyages moderne et solide implique de s'appuyer sur des données exhaustives et des rapports personnalisés afin d'adapter sa politique voyages, d'optimiser les normes de sécurité voyage et de détecter les économies potentielles.

« La pandémie a mis en lumière ce que nous pouvons faire en interne sur les voyages au sein d'EG, et nous mettons cette période à profit pour améliorer la communication avec notre équipe de direction. » Et Reynolds d'ajouter : « Les déplacements étant à l'heure actuelle peu nombreux voire inexistants, le moment est idéal pour consolider les fondamentaux de notre programme, comme par exemple la sécurité. Et nous multiplions les efforts, avec l'équipe d'Egencia, pour harmoniser les processus et assurer la sécurité des voyageurs. »

Partagez ce post sur LinkedIn ou Twitter.

Vous cherchez de meilleures solutions pour vos voyages d’affaires ? Prenez contact avec notre équipe.