Les voyageurs d’affaires le savent bien, certains problèmes peuvent se poser pendant leurs voyages d’affaires : vols annulés, bagages perdus, retards pour cause de mauvais temps... Que vous deviez vous déplacer sur le sol national ou faire un voyage à l’étranger, il est toujours bon de se préparer pour pouvoir parer à toute éventualité. Or, pour les voyageurs d’affaires, un retard de voyage peut signifier la perte d’un contrat ou décevoir un client. Bien plus qu’un simple inconvénient, ce type de contretemps peut avoir de graves répercussions sur l’entreprise.

Le Travel Manager a pour responsabilité de réduire au maximum les conséquences de telles éventualités. Toute annulation de vol ou reprogrammation d’un itinéraire se font aux frais de votre entreprise, qui doit affronter la perte de billets non remboursables ou s’acquitter de frais supplémentaires en cas de changement de vol. Cette responsabilité ne s’arrête pas au contrôle des dépenses. Le rôle du Travel Manager est aussi d’assurer le bien-être des voyageurs, en particulier lors de leurs déplacements à l’étranger.

Souscrire une assurance voyage d’affaires est un des moyens de réduire les risques financiers en cas d’imprévu et de faire en sorte que vos voyageurs reprennent la route en toute sérénité. Cela allège le stress en cas de changements inopinés au cours du voyage, vous protège de pertes ou de risques financiers éventuels et va donc au-delà de la simple gestion d’annulations de vols ou de retards dans l’acheminement des bagages. Imaginons le cas de figure suivant : vous tombez malade et votre médecin vous conseille d’annuler votre voyage. Sans assurance voyage, cela implique la perte pure et simple de tous les frais non remboursables que vous avez déjà payés.

Egencia a donc conclu un partenariat avec Allianz Global Assistance afin de fournir une assurance voyage couvrant les vols et aidant les professionnels ayant réservé leur voyage d’affaires sur notre plateforme à reprendre la route en toute sérénité.

Pourquoi souscrire une police d’assurance voyage ?

Au cours de vos nombreux voyages, vous avez certainement dû affronter à un moment donné l’annulation d’un vol et des retards dans l’acheminement de vos bagages. Or, c’est tout votre voyage qui est à risque lorsque votre déplacement à l’étranger prévoit plusieurs escales. Et bien d’autres imprévus peuvent avoir des répercussions néfastes sur vos voyages d’affaires.

• Des retards de vols et des annulations de dernière minute peuvent vous faire manquer des réunions importantes.
• Des alertes météo peuvent entraîner la fermeture de voies routières et vous empêcher d’arriver à destination en temps voulu.
• En cas de blessure ou de maladie, il vous faudra annuler ou reprogrammer votre séjour.
• En cas de maladie grave pendant votre voyage, vous pourriez avoir besoin d’un rapatriement d’urgence ou de modifier votre itinéraire à la dernière minute pour quitter votre pays de destination.
• Vos bagages en soute contenant du matériel professionnel important, comme des présentations ou des objets personnels de valeur, tels que des cartes de crédit, pourraient faire l’objet d’un retard d’acheminement, voire d’un vol.

Le monde dans lequel nous vivons est imprévisible : tout peut arriver, à n’importe quel moment. Il est donc important d’être prêt à toute éventualité. Une assurance voyage d’affaires peut garantir le remboursement de dépenses non remboursables effectuées pour votre trajet en avion ou séjour à l’hôtel. Elle peut également prévoir le remboursement des frais pour soins sanitaires d’urgence en cas de problème pendant le déplacement de vos voyageurs. C’est pourquoi il est fondamental de choisir une option d’assurance voyage adaptée.

Quand, comment et où souscrire une assurance voyage ?

N’attendez pas trop longtemps avant de souscrire une assurance voyage. L’idéal est d’acquérir votre assurance voyage en réservant votre voyage d’affaires.

Au moment de réserver votre voyage d’affaires via Egencia, vous pourrez choisir de souscrire à l’assurance voyage d’affaires proposée par Allianz Global Assistance. En tant que partenaire Egencia Advantage, Allianz Global Assistance propose aux voyageurs aux États-Unis une gamme de polices d’assurance voyage couvrant jusqu’à 28 événements en cas d’annulation du voyage. Allianz propose également des assurances voyage dans 15 pays de la zone EMEA. Leur équipe d’assistance se tient à disposition des voyageurs pendant leurs déplacements à tout moment, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Parmi les points couverts par l’assurance figurent :

• annulation de voyage
• interruption de voyage
• assistance voyage et en cas d’urgence 24 heures/24, 7 jours/7
• retard dans les transports ou d’acheminement des bagages

Grâce à cette vaste gamme d’options disponibles au sein de l’outil de réservation, Egencia vous permet d’intégrer une police assurance voyage à tous les autres éléments de votre voyage. Et afin de gérer plus aisément votre programme voyages, toutes les informations sont regroupées sur un même portail.

Au-delà de l’assurance voyage

Il existe d’autres programmes qui peuvent également fournir une protection remboursement lorsque l’assurance voyage n’est pas obligatoire ou disponible. Par exemple, les voyageurs de l’UE qui réservent leur itinéraire via Egencia peuvent utiliser AirHelp en cas d’annulations ou de retards de vols dans l’UE. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une police d’assurance, AirHelp est un programme qui vous permet d’obtenir le remboursement de certaines dépenses en cas de perturbation du transport aérien.

Egencia peut vous aider à trouver toutes les ressources dont vous avez besoin pour gérer un programme voyages réussi.

Sous réserve des conditions générales et exclusions applicables. Prestations d’assurance souscrites par BCS Insurance Company (OH, bureau administratif : 2 Mid America Plaza, Suite 200, Oakbrook Terrace, IL 60181) - Évaluation : « A- » (excellente) par A.M. Best Co., série de formulaires BCS No. 52.201 ou 52.401, ou Jefferson Insurance Company (NY, bureau administratif : 9950 Mayland Drive, Richmond, VA 23233) - Évaluation : « A+ » (supérieure) par A.M. Best Co., série de formulaires Jefferson No. 101 -C ou 101-P, selon votre lieu de résidence et l’assurance choisie. Options disponibles uniquement pour les résidents américains et dans certaines juridictions. Allianz Global Assistance et Allianz Travel Insurance sont des marques commerciales d’AGA Service Company dba Allianz Global Assistance ou de ses filiales. Les produits d’Allianz Travel Insurance sont distribués par Allianz Global Assistance, producteur et administrateur agréé de ces assurances et société affiliée de Jefferson Insurance Company. L’assuré n’a droit à aucune prestation ou avantage particulier du fait de l’affiliation d’AGA Service Company à Jefferson Insurance Company. Les assurances comprennent des prestations d’assurance et des services d’assistance. Tous les services d’assistance achetés non liés à l’assurance sont fournis via AGA Service Company. Sauf indication expresse stipulée dans les conditions de votre assurance, vous êtes responsable des frais subis de la part de tiers. Pour contacter AGA Service Company, composez le numéro suivant : 800-284-8300, ou écrivez à l’adresse postale suivante : 9950 Mayland Drive, Richmond, VA 23233 ou à cette adresse e-mail : customerservice@allianzassistance.com.