Mobile : 4 raisons d’en faire un pilier de votre Programme de gestion des risques voyageurs

Posted: 09 November 2020
Travel Risk Management Services For Mobile App

Nos appareils mobiles nous confèrent un certain nombre d’avantages, comme le fait de pouvoir consulter nos e-mails ou rester en contact avec nos amis et notre famille. La technologie et les applications mobiles ont évolué de façon spectaculaire au fil des ans. Et heureusement !

Bien que ce ne soit pas la première chose à laquelle on pense lorsqu’on fait joyeusement défiler l’écran de notre mobile pour se distraire après une journée tumultueuse, la technologie mobile peut également servir à communiquer en cas de crise, que ce soit via un appel téléphonique classique, un SMS ou toute autre façon de contacter amis, famille ou collègues.

Dans cette série de deux articles, nous discuterons de la valeur ajoutée que la connectivité mobile peut apporter aux Travel Managers et aux voyageurs, et découvrirons pourquoi les applications mobiles doivent trouver leur place au cœur de vos services de gestion des risques voyageurs.

Voici quatre avantages clés de l’application mobile Egencia pour les Travel Managers qui contribuent à minimiser les risques pour les voyageurs en cas de crise :

  1. Localisateur de voyageurs
    • Scénario : vous faites des courses sur votre pause-déjeuner. Alors que vous êtes absent du bureau, un événement survient en France ou dans un pays étranger où se trouvent certains de vos voyageurs. Vous recevez un message de votre directeur RH vous demandant combien d’employés sont susceptibles d’être impactés. Affolé, vous attrapez votre téléphone et ouvrez l’application Egencia.
    • Pourquoi Egencia ? Les Travel Managers peuvent accéder rapidement aux fonctionnalités de l’application mobile Egencia afin de venir en aide aux voyageurs impactés. Dans ce scénario, vous pouvez ouvrir le Localisateur de voyageurs en un clin d’œil pour faire une rapide évaluation des risques. Effectuez une recherche par ville ou par compagnie aérienne pour une période donnée afin d’afficher une liste de voyageurs, de numéros de voyage et visualiser les voyageurs impactés sur une carte. Vous pouvez également choisir de leur envoyer un e-mail et des notifications push en cas d’urgence directement depuis le Localisateur de voyageurs.
    • Avantage pour le client : en seulement quelques minutes, vous pouvez récupérer les informations dont vous avez besoin concernant les voyageurs impactés, les communiquer à vos responsables et, si nécessaire, contacter vos voyageurs via le Localisateur de voyageurs. Si vous et vos voyageurs n’aviez pas installé l’application mobile Egencia, cette procédure aurait été plus longue et vous auriez peut-être même dû interrompre vos courses pour retourner au bureau afin d’utiliser votre ordinateur. Cela a pu être évité : vous avez traité la demande urgente et effectué vos achats, tout en contribuant à assurer le bien-être de vos voyageurs.
  1. Modification de votre politique voyages
    • Scénario : le London Bridge a été le théâtre d’une attaque ignoble en 2017. Les Travel Managers du monde entier ont probablement souhaité empêcher immédiatement leurs voyageurs de réserver des voyages vers ou via Londres jusqu’à ce que la situation soit désamorcée.
    • Pourquoi Egencia ? Egencia permet aux Travel Managers d’apporter des modifications à leurs politiques lorsqu’une menace mondiale ou une catastrophe naturelle survient, sans avoir à contacter nos équipes d’assistance. Les modifications peuvent être effectuées à tout moment, en ligne, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. Elles peuvent porter sur les domaines d’activités, les itinéraires, les indemnités journalières, les restrictions de voyage, et bien plus encore.
    • Avantage pour le client : les modifications apportées à la politique sont appliquées immédiatement pour tous les voyageurs identifiés et des messages personnalisés peuvent être créés afin de leur fournir plus d’informations. Les voyageurs d’affaires ayant installé l’application mobile Egencia auront accès aux nouvelles politiques s’ils essaient d’effectuer une réservation ou de modifier leur itinéraire. Le fait de pouvoir modifier et appliquer les politiques en temps réel constitue un avantage inestimable pour garantir le bien-être de vos voyageurs et les aider à faire des choix conformes lorsqu’ils essaient de réserver une destination considérée comme dangereuse ou à risque.
  1. Messages personnalisés
    • Scénario : il peut arriver que les actualités, alertes et notifications grand public ne couvrent pas certains problèmes ou informations relatifs à votre industrie. Vos voyageurs ont besoin d’informations personnalisées, adaptées à votre entreprise ou qui correspondent à ce que vous souhaitez qu’ils fassent.
    • Pourquoi Egencia ? L’application Egencia vous permet de recevoir des alertes de risques voyageurs en cas de conditions météorologiques particulières, de restrictions de voyage et de quarantaine obligatoire, par le biais de notre Centre des messages voyageurs et de notifications s’affichant sous la forme de bannières. En outre, les clients peuvent créer des messages personnalisés pour certaines destinations ou certains types de réservation, et des messages contextuels qui apparaîtront dans la procédure de réservation.
    • Avantage pour le client : les Travel Managers peuvent envoyer des informations importantes et pertinentes à leurs voyageurs à tout moment. Ces messages personnalisés peuvent être programmés pour s’afficher immédiatement, et supprimés à une date donnée afin de garantir que les voyageurs disposent toujours des informations les plus à jour. Créés en quelques secondes, les messages contextuels peuvent être appliqués pour tous les domaines d’activités ou limités à certains, et marqués comme importants. Des règles peuvent également être appliquées selon le domaine d’activités choisi afin que les messages apparaissent uniquement en contexte.
  1. Approbations de voyage
    • Scénario : vous êtes sorti déjeuner et ne vous trouvez donc pas devant votre ordinateur. Un de vos voyageurs en déplacement a besoin en urgence d’une approbation de voyage en raison de nouvelles restrictions dans le pays où il se trouve. Vous êtes autorisé à approuver son voyage mais n’avez pas votre ordinateur avec vous. Quittez-vous le restaurant ou faites-vous attendre votre voyageur ? Ni l’un ni l’autre. Vous intervenez directement.
    • Pourquoi Egencia ? L’application mobile Egencia n’est pas uniquement réservée aux voyageurs. Les approbateurs reçoivent un e-mail sur leur appareil et peuvent approuver instantanément le voyage, où qu’ils se trouvent. Inutile de courir au bureau vous connecter à votre ordinateur. Ouvrez l’application, examinez la demande et approuvez-la.
    • Avantage pour le client : Egencia donne aux Travel Managers les moyens d’adopter une approche proactive quant aux approbations, grâce à des processus personnalisés permettant de réduire les temps d’attente afin de ne pas ralentir vos voyageurs dans leur mission. Le niveau de stress des voyageurs s’en voit réduit car ils savent que les approbations peuvent se faire de n’importe où et qu’ils n’auront pas à patienter longtemps. Une fois l’approbation obtenue, les voyageurs peuvent terminer leur réservation depuis leur mobile. Ils n’ont pas besoin d’appeler Egencia ni d’attendre devant leur ordinateur dans une chambre d’hôtel, un café ou autre.

Les technologies continuent d’évoluer et les innovations peuvent s’avérer avantageuses pour nos entreprises et nos voyageurs. Pour cela, il faudrait revoir la façon dont on utilise les technologies et repenser notre approche des voyages à venir.

Si le bon vieux téléphone reste un moyen de communication fiable, les lignes téléphoniques peuvent ne pas être toujours disponibles. Une connexion réseau sans fil ou Wi-Fi pourrait ne pas fonctionner correctement non plus en cas de crise. Vos voyageurs pourraient se retrouver dans une situation où leur téléphone mobile et leur forfait de données sont tout ce qui leur reste. L’application mobile Egencia offre de nombreux avantages aux Travel Managers, aux organisateurs de voyage et aux voyageurs, et ceux-ci devraient entrer en ligne de compte dans votre plan de gestion des risques voyageurs.

Nous entrons dans une nouvelle ère des voyages et devons affrontons la COVID-19 ensemble. Il est donc essentiel de préparer l’avenir en tirant des enseignements du passé. En installant l’application mobile, vos voyageurs bénéficient d’un accès amélioré à l’information, ce qui contribue également à leur bien-être. Et cela vous permet à vous, en tant que Travel Manager, de pouvoir joindre vos voyageurs et assurer leur sécurité en optimisant votre plan de gestion du risque.

Dans notre prochain article, nous aborderons les avantages que l’application mobile Egencia peut apporter à vos voyageurs en cas d’imprévu.

Vous cherchez de meilleures solutions pour vos voyages d’affaires ? Prenez contact avec notre équipe.