Les voyages d’affaires reprennent. Pour les entreprises qui ont enregistré une croissance rapide pendant la pandémie, le retour des déplacements professionnels peut constituer un véritable défi. Certes, c’est une chose de réserver des services de voyage pour une dizaine d’employés, mais c’en est une autre une fois que les effectifs se chiffrent en centaines.

À mesure que vous réévaluez le rôle des voyages au sein de votre entreprise, il y a plusieurs aspects à prendre en compte, surtout en période de ralentissement économique. L’équipe Egencia vous donne cinq précieux conseils pour gérer les voyages comme il se doit.

1. Posez-vous la question de savoir si les voyages d’affaires répondent à vos besoins de la même manière qu’auparavant.

Votre entreprise a évolué. Et il en va probablement de même pour vos besoins de voyages. Samantha Shoemaker, Senior Director of Worldwide Sales Development chez Egencia, vous suggère de prendre un moment pour évaluer la situation. « Votre programme voyages répond-il toujours aux besoins que vous aviez en tant que petite entreprise ? Ou favorise-t-il votre croissance vers l’avenir ? »

(Suivez ces trois règles d’or pour faire des voyages un moteur de croissance rapide)

2. Sachez qu’il y a beaucoup de choses que vous ne savez peut-être pas encore à propos des voyages d’affaires

Il est fréquent que les entreprises qui ne sont pas encore familiarisées avec la gestion de voyages d’affaires aient une vision simpliste du fonctionnement d’un programme voyages. « Les économies » sont souvent associées à une réduction massive du budget voyage ou à une diminution des indemnités des employés.

Mais, de nos jours, un programme de gestion des voyages d’affaires encadré est bien plus nuancé que cela. Une agence de voyages d’affaires peut vous aider à accroître la valeur de votre programme voyages, en réduisant les coûts globaux grâce à des tarifs préférentiels, des tarifs négociés, voire à une technologie avancée d’apprentissage automatique.

La fonctionnalité Savings Finder for Air and Hotel d’Egencia, par exemple, modifie automatiquement la réservation après l’achat en cas de baisse de prix. À elle seule, elle permet à nos clients d’économiser en moyenne 14 % sur les billets d’avion et 7 % sur les hôtels.

(Regardez cette vidéo pour découvrir comment optimiser votre budget voyage)

Une agence de voyages d’affaires peut vous aider à élaborer une politique voyages. Une politique voyages est un ensemble de règles soumises à des degrés variables d’application et d’exceptions, qui orientent collectivement les voyageurs d’affaires vers des choix qui répondent à leurs besoins ainsi qu’à ceux de l’entreprise. Il peut s’agir d’informations comme la classe tarifaire, les indemnités journalières ou encore les limitations en matière d’émissions de CO2.

« Il y a tant de leviers à prendre en considération lors de l’élaboration de votre politique voyages, explique Samantha Shoemaker. Et de paliers à envisager au fur et à mesure de votre expansion. Egencia accompagne ses clients à long terme à chaque étape du processus, de l’évaluation initiale des besoins de l’entreprise et de l’élaboration de la politique voyages à la collecte des données, en passant par le reporting, l’ajustement et l’optimisation. »

(Élaborez une politique voyages d’affaires structurante en sept étapes)

3. Élargissez votre perspective sur ce que les voyages d’affaires peuvent apporter à votre entreprise

Le rôle d’une agence de voyages d’affaires peut aller bien au-delà d’un simple soutien aux économies. « Évaluez le but réel de votre programme voyages et les objectifs que vous cherchez à atteindre avec un partenaire de voyage », conseille Samantha Shoemaker.

Un voyage d’affaires ne se limite plus au déplacement d’une personne d’un point A vers un point B. À l’heure où les bureaux à domicile remplacent les sièges sociaux, par exemple, les entreprises futées utilisent les voyages de manière stratégique pour constituer des équipes et créer une culture d’entreprise.

Un programme voyages d’affaires peut aussi jouer un rôle stratégique dans l’attraction et la rétention de talents. « Le marché est concurrentiel pour les talents, déclare Samantha Shoemaker. Optimiser l’expérience des voyageurs en soutenant vos équipes et en leur facilitant la tâche lorsqu’elles se déplacent pour représenter votre entreprise et développer votre activité apporte une énorme valeur ajoutée. »

Ronan Bergez, Senior Sales Director EMEA chez Egencia : « Le plus grand conseil que je donnerais aux entreprises à croissance rapide qui décident de confier la gestion de leurs voyages d’affaires à une agence, c’est de considérer les voyages non pas comme un coût, mais comme un investissement. Pensez aux avantages en termes de valeur, de durabilité et d’attraction de talents. »

(Découvrez pourquoi le voyage d’affaires est le nouveau noyau de la culture d’entreprise) 

4. Obtenez les données dont vous avez besoin

Lorsqu’il n’y a pas de politique voyages en place pour définir les modalités de réservation des voyages d’affaires, il n’y a pas non plus de données à exploiter. Un partenariat avec une agence de voyages d’affaires, en revanche, vous permettra de collecter des données consolidées que vous pourrez exploiter pour obtenir des informations concrètes.

En temps réel, vous pouvez voir quels sont les itinéraires de vol les plus fréquentés, les chaînes d’hôtels préférées de vos employés, et même comparer ce que des entreprises similaires dépensent pour certains vols et hôtels lors de leurs voyages d’affaires.

« Notre équipe vous accompagne de A à Z pour veiller à ce que vous disposiez de toutes les données pour prendre des décisions stratégiques et avisées afin de favoriser votre croissance », explique Samantha Shoemaker.

Le fait de disposer de données permettant de mesurer le coût d’un voyage par rapport à la valeur générée (qu’il s’agisse d’attirer un nouveau client, de servir un client existant ou d’investir dans des relations) vous donne également une vue d’ensemble du ROI de votre programme voyages.

Les données permettent également aux entreprises en forte croissance d’opérer des changements stratégiques rapides dans un contexte changeant. « Nous vivons dans un monde où avoir la flexibilité de s’adapter à tout moment est essentiel, explique Ronan Bergez. Je recommanderais d’adopter autant que possible une approche axée sur les données, avec des informations qui permettent d’ajuster à tout moment votre politique et votre programme voyages d’affaires. »

5. Envisagez d’investir dans un Travel Manager

Pour les entreprises en rapide évolution, recruter une ressource dédiée à la gestion du programme voyages pourrait être un investissement avisé. De nos jours, les Travel Managers sont plus que de simples gardiens des transactions. Ils peuvent participer à l’élaboration de la stratégie visant à porter la culture, les initiatives et les objectifs de l’entreprise bien au-delà de l’enceinte des bureaux.

« À la suite de la pandémie, de nouvelles fonctions ont vu le jour. Chief Data Officer, Chief Happiness Officer, Chief Well-being Officer, explique Ronan Bergez. C’est donc une excellente occasion pour les Travel Managers et les services chargés des achats de s’assurer que les voyages d’affaires auront un impact et créeront de la valeur pour chaque département et chaque acteur clé. »

Quel est le meilleur moment pour passer à un programme voyages encadré ? C’est une question que les entreprises à croissance rapide posent souvent à Samantha Shoemaker. Elle leur répond en leur demandant si elles cherchent à faire des économies, à gérer leurs dépenses, à gérer les risques, à améliorer leurs processus, ou si elles veulent faire appel à ce service pour améliorer la gestion du risque des voyageurs à mesure qu’ils contribuent à la croissance de l’entreprise. « Si la réponse à l’une ou l’autre de ces questions est positive, le moment est, selon moi, venu de rechercher une agence de voyages d’affaires. »

Pour en savoir plus, consultez notre check-list : Comment trouver l’agence de voyages d’affaires idéale pour faire évoluer votre entreprise