De nos jours, il semble que les prix ne cessent d’augmenter, et les voyages d’affaires ne font pas exception à la règle. Le coût moyen par voyage d’affaires augmente, tout comme les coûts cachés inhérents à ces voyages.

Réduire les voyages d’affaires n’est peut-être pas une option, mais une gestion plus intelligente de ceux-ci peut permettre de réaliser des économies. C’est pourquoi tant d’entreprises apprécient l’efficacité et les économies qu’offrent les sociétés de gestion de voyages (TMC).

Découvrez les trois principaux coûts cachés des voyages d’affaires :

1. Les problèmes de conformité susceptibles d’entraîner des dépassements de budget.
2. La baisse de productivité induite par des process de réservation de voyages manuels ou obsolètes.
3. L’épuisement du personnel en raison d’un manque de confort pendant les voyages.

En tant que dirigeant d’entreprise, vous savez que vos employés vous représentent lorsqu’ils voyagent. En donnant la priorité à leur bien-être et en assurant leur productivité lorsqu’ils partent en déplacement, vous faites d’eux de solides ambassadeurs de la mission de votre entreprise.

Téléchargez le guide « Comment éviter les coûts cachés des voyages d’affaires ? » et assurez-vous que votre entreprise a mis en place les bons processus. Il est temps d’envisager un partenariat de voyages d’affaires qui puisse automatiser la gestion de vos frais de voyages et rationaliser votre programme voyages.

Comment éviter les coûts cachés des voyages d’affaires ?

La suppression des notes de frais au format papier et des processus manuels de remboursement, ainsi que l’élimination de toute confusion relative à l’utilisation des cartes de crédit pourrait avoir un impact plus important que vous ne le pensez sur la santé de votre culture d’entreprise.

Les entreprises de toutes formes et de toutes tailles centralisent tous les voyages d’affaires au moyen d’un seul outil de réservation afin d’économiser de l’argent et d’améliorer l’expérience du voyageur à chaque étape du parcours.

Qu’est-ce qu’une société de gestion de voyages ?

Une société de gestion de voyages est bien plus qu’un outil de réservation en ligne. Il s’agit d’une plateforme qui recueille les données relatives à vos dépenses de voyages d’affaires et qui met en œuvre votre politique voyages tout au long du processus de réservation afin d’assurer la cohérence au sein de votre entreprise.

Le process d’approbation des voyages d’affaires peut être fastidieux lorsque tout est fait manuellement. Vos paramètres d’approbation doivent pouvoir suivre l’évolution de l’économie et du contexte des voyages. Voici quelques éléments de base à prendre en compte :

• La gamme de prix des billets d’avion selon la destination.
• Le coût maximal des dépenses relatives aux chambres d’hôtel par nuit.
• Les autorisations de surclassement en classe affaires ou en 1^re classe.
• Le nombre minimum de jours réservés à l’avance.
• Les différents types de motifs de voyage.

En faisant appel à un programme de gestion de voyages permet de mettre en place une politique de voyages d’affaires dynamique, basée sur des facteurs tels que le type de voyageur, la destination et le prix médian de l’hôtel, pour rationaliser votre process d’approbation.

Comment réduire les coûts des voyages d’affaires grâce à la gestion des dépenses ?

Amex GBT Egencia (Egencia) offre une solution complète pour vous aider à relier votre politique voyages à vos frais de voyages d’affaires. Quels que soient vos besoins spécifiques, nous vous aidons à identifier le meilleur moyen de relier votre programme voyages à des solutions de gestion des dépenses faciles à utiliser.

En période d’incertitude économique, il est important d’accéder à des données qui affichent les transactions par carte et les types de dépenses en temps réel. Avec une visibilité sur les notes de frais de voyages, les dirigeants d’entreprise peuvent identifier les possibilités d’économies à d’autres fins professionnelles. Voici comment nous pouvons vous aider :

• Alignez les champs de données importants pour respecter votre budget de voyage.
• Gérez facilement les notes de frais des employés pour refléter les dépenses effectuées avec des cartes de crédit personnelles ou d’entreprise.
• Offrez une liberté de choix quant aux modes de paiement.
• Créez des profils de voyageurs et des préférences de réservation afin de favoriser le respect des politiques voyages.

Lorsque les demandes de remboursement des notes de frais sont rapidement traitées, la productivité des employés augmente. En effet, ces derniers ont alors plus de temps à consacrer aux tâches essentielles de l’entreprise au lieu de s’occuper de leurs notes de frais.

Ne négligez pas les avantages suivants d’une TMC en matière de réduction des coûts

Nous avons souvent une vision assez binaire de la réduction des coûts, à savoir que si l’on dépense moins d’argent l’expérience sera forcément moins bonne. Mais avec une bonne gestion des voyages d’affaires et une technologie intelligente, ce n’est pas forcément le cas. Voici plusieurs façons dont une TMC peut contribuer à réduire les coûts de votre entreprise.

• Accédez à une offre globale importante qui peut exploiter son influence et ses ressources pour vous proposer des tarifs négociés.
• Une solution numérique qui utilise l’apprentissage automatique pour vous faire économiser de l’argent sans que les responsables n’aient à fournir d’efforts supplémentaires et sans que cela ait un impact négatif sur les voyageurs. Egencia Savings Finder continue de rechercher des prix plus avantageux une fois la réservation effectuée, permettant ainsi aux voyageurs d’économiser en moyenne 7 % sur les vols et 14 % sur les hôtels.^[1]
• Une plateforme qui permet d’identifier et d’échanger facilement les billets non utilisés. Lorsqu’un voyageur voit son vol annulé en raison d’un changement d’horaire, il ne devrait pas avoir à gérer les échange ou à faire des démarches pour récupérer le montant des billets inutilisés. Lorsque les itinéraires de voyage changent, la TMC idéale doit pouvoir vous aider à utiliser l’excédent facilement pour effectuer de nouvelles réservations, en affichant les crédits disponibles directement dans les résultats de recherche.
• Des tableaux de bord visuels permettant d’identifier facilement les tendances et les opportunités d’économies. En y jetant un coup d’œil régulièrement, vous remarquerez peut-être des itinéraires de vol fréquemment empruntés qui vous donneront l’opportunité de négocier des remises, des surclassements ou d’autres prestations auprès d’une compagnie aérienne donnée, ou encore une chaîne hôtelière et un fournisseur de voitures de location que vos employés préfèrent.
• La possibilité d’approfondir des données spécifiques. Plus de détails révèlent souvent plus d’informations, notamment la possibilité de voir qui réserve le plus souvent des vols non conformes à la politique, et comment.
• La possibilité de prendre des mesures sur base d’informations en personnalisant la politique voyages pour les groupes de voyageurs. Par exemple, supposons que vous découvriez que les voyageurs qui réservent en dehors de la politique (en réservant en classe affaires sur certains vols) sont ceux qui voyagent beaucoup plus que les autres. Vous devriez être en mesure de créer un groupe spécifique pour ces voyageurs, avec des exceptions à la politique adaptées à leurs besoins. Par exemple, fixer une indemnité journalière plus élevée ou autoriser une classe de service plus élevée sur les vols long-courriers après avoir parcouru une certaine distance.

Téléchargez le guide « Comment éviter les coûts cachés des voyages d’affaires » pour découvrir d’autres moyens de tirer le meilleur parti de votre budget voyages d’affaires.

^{[1]Toutes les informations représentées proviennent des rapports internes d’Egencia™, 2023.}