Conditions d’utilisation d’Egencia Canada
Dernière révision : 10 avril 2024
ENTENTE ENTRE LE CLIENT ET EGENCIA
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UTILISATION DU SITE WEB
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ACTIVITÉS INTERDITES
Le contenu et les informations sur le Site Web (y compris, sans s’y limiter, les prix et la disponibilité des services de voyage), de même que l’infrastructure utilisée pour fournir ce contenu et ces informations, sont notre propriété ou celle de nos fournisseurs, ou de votre société, ou des fournisseurs avec lesquels votre société peut avoir directement souscrit des services de voyage. Bien que vous puissiez faire des copies limitées de votre itinéraire de voyage (et des documents associés) pour des voyages ou des services réservés à l’aide du présent Site Web, vous renoncez à modifier, copier, distribuer, transmettre, afficher, produire, reproduire, publier, transférer, vendre ou revendre tout renseignement, logiciel, produit ou service obtenus au moyen du Site Web, et vous acceptez de ne pas en octroyer de licence. De plus, vous acceptez de ne pas :
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Si votre réservation ou compte montre des signes de fraude, d’abus ou d’une activité suspecte, Egencia peut annuler les réservations associées à votre nom, votre adresse courriel ou compte, et fermer tous les comptes Egencia associés. Si vous avez effectué des activités frauduleuses, Egencia se réserve le droit d’entreprendre toute mesure légale nécessaire, et vous pourriez être responsable des pertes pécuniaires d’Egencia, y compris les frais de litiges et les dommages. Pour contester l’annulation d’une réservation, ou le gel ou la fermeture d’un compte, veuillez communiquer avec le service à la clientèle d’Egencia.
RÈGLES ET RESTRICTIONS DU FOURNISSEUR
Des conditions générales supplémentaires régiront les réservations et les achats des produits et services de voyage que vous avez choisis. Veuillez lire attentivement ces conditions générales supplémentaires. Plus particulièrement, si vous avez acheté un billet d’avion, veuillez lire les conditions générales complètes de transport du fournisseur qui se trouvent sur le site Web du fournisseur. En outre, certains tarifs peuvent être réservés à l’aide de New Distribution Capability (« NDC ») ou par l’intermédiaire d’un certain GDS/agrégateur lorsque l’exécution de la réservation peut devoir être effectuée avec le fournisseur. Vous vous engagez à respecter les conditions générales d’achat imposées par tout fournisseur avec qui vous choisissez de traiter, y compris, mais sans s’y limiter, le paiement de toutes les sommes dues et le respect des règles et des restrictions du fournisseur en ce qui concerne la disponibilité et l’utilisation des tarifs, produits ou services. Une réservation de billet d’avion est confirmée une fois que toutes les étapes de réservation et d’achat ont été complétées, y compris le paiement complet effectué à l’aide d’un mode de paiement valide, l’émission des billets et la confirmation de la réservation par courriel ou sur le site du fournisseur. Les compagnies aériennes et autres fournisseurs de services de voyage peuvent changer leurs prix sans préavis. Nous nous réservons le droit d’annuler votre réservation si le paiement intégral n’est pas reçu dans les délais prescrits.
En cas de défection ou d’annulation, vous pourriez avoir droit à un remboursement des taxes d’aéroport et des frais inclus dans le prix du billet acheté. Si vous êtes admissible à un remboursement, vous pouvez présenter une demande de remboursement auprès du service à la clientèle d’Egencia, qui soumettra votre demande à la compagnie aérienne en votre nom.
Egencia peut vous offrir la possibilité d’effectuer une réservation combinant deux billets aller simple plutôt qu’un billet aller-retour. La combinaison de deux billets aller simple offre davantage de choix de vols, c’est une option souvent moins coûteuse et il est possible de combiner des billets de la même compagnie aérienne ou de différentes compagnies. Contrairement aux billets d’aller-retour, chaque billet aller simple est soumis à ses propres règles, restrictions et frais. Si la modification de l’un de ces vols (par exemple une annulation ou une modification d’horaire) entraîne la modification d’un autre vol du client, celui-ci est responsable de tous les frais engagés pour la modification du vol non touché.
Pour certaines compagnies aériennes économiques, le prix de votre vol est converti d’une autre devise à des fins pratiques pour vous fournir une estimation du montant de l’achat dans votre devise. Par conséquent, lors de la réservation, le montant facturé par la compagnie aérienne sur votre carte de crédit peut être légèrement différent en raison des fluctuations des taux de change. Votre relevé peut également comprendre des frais imposés par la société émettrice de votre carte pour traiter la transaction, ainsi que les taxes applicables aux achats internationaux.
Certaines lois interdisent le transport de matériel dangereux à bord d’un avion, que ce soit dans vos bagages ou sur vous. La violation de ces lois peut entraîner une peine d’emprisonnement de cinq ans et des pénalités d’au moins 250 000 $. Par matière dangereuse, nous entendons notamment, les explosifs, les gaz comprimés, les liquides ou solides inflammables, les comburants, les substances toxiques, les matières corrosives et les matières radioactives. Exemples : les peintures, l’essence à briquet, les feux d’artifice, les gaz lacrymogènes, les bouteilles d’oxygène et les produits radiopharmaceutiques. Il existe des exceptions particulières pour les petites quantités (jusqu’à deux litres au total) de médicaments et d’articles de toilette placés dans vos bagages et pour certains articles de fumeurs gardés sur vous.
Certains fournisseurs d’hôtels peuvent vous demander de présenter une carte de crédit, une carte de débit ou un dépôt en argent comptant à l’arrivée pour couvrir les frais supplémentaires encourus pendant votre séjour. Ce dépôt n’est lié à aucun paiement que reçoit Egencia pour votre réservation d’hôtel. Egencia n’est pas responsable des frais engagés pour le relogement.
Vous reconnaissez que certains fournisseurs tiers qui offrent certains services et/ou activités peuvent vous demander de signer leur décharge de responsabilité avant de participer au service et/ou l’activité qu’ils offrent. Vous acceptez que toute violation de telles règles et limitations du fournisseur peut entraîner l’annulation de votre ou vos réservations, l’impossibilité pour vous d’accéder au produit ou service de voyage concerné, la perte de toute somme payée pour votre ou vos réservations ou le débit de votre compte pour tous frais engagés par le fournisseur à la suite d’une telle violation.
ORDRE DE TRI :
En réservant votre voyage, Egencia vous aidera à respecter la politique de voyage de votre entreprise, notamment en automatisant ses préférences en matière de transporteur aérien et d’autres fournisseurs de voyage. Dans la mesure où cela ne contredit pas ce qui précède, les préférences de votre entreprise comprennent la prise en considération par Egencia, dans le cadre de la détermination des fournisseurs de voyage, de l'affichage ou de la recommandation d'itinéraires et d'autres services aux voyageurs, de divers facteurs tels que la disponibilité, les choix des voyageurs, les relations privilégiées établies par votre entreprise et Egencia avec les fournisseurs de voyage, de même que la possibilité qu’Egencia prenne toute autre mesure qu'elle juge appropriée en tant qu'agent de voyage de votre entreprise.
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Egencia croit en la protection de votre vie privée. Veuillez cliquer ici pour consulter notre politique de confidentialité, laquelle régit aussi votre utilisation du présent Site Web, afin de mieux comprendre nos pratiques : Politique de confidentialité d’Egencia.
POLITIQUES RELATIVES AUX VOYAGES D’AFFAIRES
Votre société peut fournir à Egencia Canada ses politiques de voyage applicables (les « Politiques relatives aux voyages d’affaires »). Nous aiderons votre société à appliquer les conditions générales de ses Politiques relatives aux voyages d’affaires lorsqu’elle effectuera des transactions commerciales avec vous. Si vous avez des questions concernant les règles et règlements de votre Politique relative aux voyages d’affaires, veuillez contacter directement votre société pour obtenir des éclaircissements.
RÉSERVATIONS D’HÔTELS PRÉPAYÉES
Vous reconnaissez qu’Egencia Canada offre le service de réservation de chambres pour des tarifs prépayés et négociés à l’avance auprès de fournisseurs de services hôteliers qui font affaire avec des sociétés d’Expedia. Vous autorisez Egencia à effectuer vos réservations au prix total de la réservation, lequel inclut le tarif de la chambre affiché sur le Site Web et les frais de récupération fiscale, les frais de service et les taxes applicables aux services des sociétés d’Expedia. Vous consentez à ce que le montant total de la réservation soit débité de votre carte de crédit par les entreprises Egencia. En soumettant votre demande de réservation, vous autorisez les sociétés d’Expedia à effectuer les réservations d’hôtel en votre nom, nommément Travelscape, LLC, notamment en organisant les modalités de paiement auprès des fournisseurs hôteliers.
Vous reconnaissez que, à l’exception de ce qui est prévu ci-dessous à l’égard des obligations fiscales relatives aux montants retenus pour leurs services, les entreprises Expedia et les entreprises Egencia ne perçoivent pas d’impôts en vue de les remettre aux autorités fiscales concernées. Les frais de récupération fiscale sur les transactions hôtelières prépayées correspondent au montant estimé des taxes (vente et utilisation, occupation, taxe de la chambre, taxe d’accise, taxe sur la valeur ajoutée, etc.) que les sociétés d’Expedia versent au fournisseur de l’hôtel pour les taxes dues sur le tarif de la chambre. Les fournisseurs hôteliers facturent certains frais aux sociétés d’Expedia, y compris le montant des taxes. Les fournisseurs d’hôtels sont responsables de la remise des taxes applicables aux administrations fiscales concernées. Les sociétés d’Expedia n’agissent pas à titre de colicitants du fournisseur auprès duquel elles enregistrent les réservations de voyage de leurs clients. Le montant réel des impôts payés aux fournisseurs d’hôtels par les entreprises Expedia et les entreprises Egencia peut différer du montant des frais de récupération fiscale en fonction des taux, du caractère imposable, etc. en vigueur au moment de l'utilisation effective de l'hôtel par nos clients. Les entreprises Expedia et les entreprises Egencia retiennent des frais de service à titre de rémunération supplémentaire dans le cadre de la gestion de votre réservation de voyage. Les frais de service retenus pour ces services varient en fonction du montant et du type de réservation d’hôtel.
Vous pouvez modifier ou annuler votre réservation d’hôtel prépayée, mais vous devrez payer les frais d’annulation ou de modification indiqués dans les règles et restrictions pour la réservation d’hôtel. Si vous n’avez pas annulé ou modifié votre réservation avant la période validité de la politique d’annulation de l’hôtel que vous avez réservé (pouvant varier selon l’hôtel, généralement 24 à 72 heures) avant la date de votre arrivée, vous devrez payer des frais équivalant au tarif d’une nuit à l’hôtel ainsi qu’aux frais de récupération fiscale et de service. Dans le cas où vous ne vous présentez pas pour la première nuit de la réservation et que vous prévoyez vous présenter pour les nuits suivantes, vous devez confirmer les modifications de la réservation avec nous au plus tard le jour de la première nuit de la réservation afin d’éviter l’annulation de votre réservation.
Vous acceptez de payer les frais pour toute annulation ou modification que vous engagez. Dans des cas limités, certains hôtels ne permettent pas de modifier ou d’annuler les réservations effectuées, conformément aux règles et restrictions de la réservation d’hôtel. Vous acceptez de respecter les Conditions d’utilisation qui s’appliquent à vos réservations d’hôtel prépayées.
Les taxes de vente, d’utilisation ou de séjour hôtelier local s’appliqueront aux montants que nous facturons pour nos services (frais de service et frais de facilitation) dans certains territoires. Les montants d’imposition réels sur nos services peuvent varier selon les tarifs en vigueur au moment de votre séjour à l’hôtel.
Vous ne pouvez pas réserver plus de 8 chambres à la fois dans le même hôtel et aux mêmes dates lorsque vous effectuez la réservation en ligne. Si nous déterminons que vous avez réservé plus de 8 chambres au moyen de différentes réservations, nous pourrons annuler vos réservations et vous imposer des frais d’annulation, s’il y a lieu. Si vous avez payé un acompte non remboursable, celui-ci ne vous sera pas remboursé. Vous devez communiquer avec le service à la clientèle d’Egencia par téléphone pour réserver 9 chambres ou plus.
Certains fournisseurs d’hôtels peuvent vous demander de présenter une carte de crédit ou un dépôt en argent comptant à l’arrivée pour couvrir les frais supplémentaires encourus pendant votre séjour. Ce dépôt n’est lié à aucun paiement reçu par Egencia ou les sociétés d’Expedia.
DÉTAILS DES PAIEMENTS IMMÉDIATS OU ULTÉRIEURS
Certains hôtels vous proposent de payer en ligne immédiatement ou de payer plus tard une fois arrivé à l’hôtel. Si vous sélectionnez l’option « Payer en ligne maintenant », les entreprises Egencia porteront immédiatement le montant à votre carte de crédit en dollars américains. Si vous choisissez l’option « Payer plus tard à l’hôtel », l’hôtel portera le montant en devise locale à votre carte de crédit au moment de votre séjour. Veuillez noter que les taxes et les frais varient selon les deux options de paiement. Les taxes et les taux de change peuvent changer entre la date de réservation et le séjour.
CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION DU FOURNISSEUR
Les conditions supplémentaires régissant les réservations hôtelières effectuées par l’intermédiaire des entreprises Expedia sont disponibles ici.
FRAIS BANCAIRES ET DE CARTES DE CRÉDIT
Lorsque nous traitons votre paiement, celui-ci est traité aux États-Unis. Lorsque le fournisseur de services de voyage traite votre paiement, celui-ci sera traité dans le pays où est basé le fournisseur de services de voyages.
Egencia ou le fournisseur de services de voyage pourrait avoir à vérifier : (i) la validité de la carte de paiement (en débitant un montant qui sera remboursé dans un délai de quelques jours ou déduit du paiement final dû au fournisseur de services de voyage) et; (ii) la disponibilité de fonds sur la carte de paiement (à confirmer par l’institution financière émettrice de la carte de crédit).
Certaines banques et sociétés émettrices de cartes de crédit imposent des frais pour les transactions internationales ou les opérations transfrontalières. Par exemple, si vous effectuez une réservation avec une carte émise aux États-Unis auprès d’un commerçant non américain, votre banque peut vous facturer des frais de transaction internationale ou d’opération transfrontalière. En outre, réserver un voyage à l’international peut être considéré comme une transaction internationale par votre banque ou la société émettrice de votre carte, car nous il se peut que nous transmettions les détails de votre carte à un fournisseur de services de voyage international aux fins de facturation. Par ailleurs, certaines banques et sociétés émettrices de cartes imposent des frais pour la conversion de devises. Par exemple, si vous effectuez une réservation dans une devise autre que la devise de votre carte de crédit, la société émettrice de votre carte de crédit peut convertir le montant de la réservation dans la devise de votre carte de crédit et vous facturer des frais de change. Le taux de change et les frais de transaction étrangère sont déterminés uniquement par votre banque le jour du traitement de la transaction. Si vous avez des questions au sujet de ces frais ou des taux de change appliqués à votre réservation, veuillez contacter votre banque.
CONVERTISSEUR DE DEVISES
Si le site Web offre un convertisseur de devises, les conditions suivantes s’appliquent : Les taux de change utilisés s’appuient sur les diverses sources publiques accessibles et ne sont fournis qu’à titre d’indication. Les tarifs ne sont pas vérifiés, et les taux réels peuvent varier. Les taux des devises ne sont pas actualisés tous les jours. Vérifiez la date sur la fonction de conversion de devises afin de connaître le jour de la dernière actualisation de la devise. Les informations fournies par cette application sont réputées être exactes, mais nous ne garantissons pas leur exactitude. Lorsque vous utilisez ces informations à des fins financières, nous vous conseillons de consulter un professionnel afin de vérifier l’exactitude des taux de change. Nous n’autorisons pas l’utilisation de ces renseignements à toute autre fin que votre usage personnel et il vous est expressément interdit de revendre, redistribuer et utiliser ces renseignements à des fins commerciales.
VOYAGE INTERNATIONAL
Vous êtes responsable de vous assurer que vous répondez aux exigences d’entrée dans un pays et que vos documents de voyage, tels que les passeports et les visas (transit, affaires, tourisme, et autres), sont en règle. Egencia ne connaît pas les conditions particulières relatives aux exigences d’entrée au pays et aux documents de voyage. Nous demandons aux clients de consulter les interdictions, avertissements, annonces et avis émis par les gouvernements concernés avant de réserver des voyages vers des destinations internationales.
Passeport et visa : vous devez consulter l’ambassade ou le consulat du pays concerné pour obtenir ces informations. Les exigences peuvent changer; veuillez donc vérifier tous les détails avant de réserver et de partir. Nous renonçons à toute responsabilité en cas de refus d’entrée sur un vol ou dans un pays en raison de votre incapacité à présenter un passeport valide et adéquat, un visa ou tout autre document de voyage exigé par les compagnies aériennes, les autorités ou le pays, y compris les pays de correspondance. Cette règle s’applique à toutes les escales, même si vous ne quittez ni l’avion ni l’aéroport.
Santé : étant donné que les vaccins recommandés avant un voyage peuvent changer, consultez votre médecin pour connaître les recommandations actuelles avant votre départ. Il vous incombe de vérifier que vous répondez à tous les critères d’entrée touchant la santé, d’obtenir les vaccins recommandés, de prendre les médicaments recommandés et de suivre tous les conseils médicaux liés à votre voyage.
Désinsectisation : bien que cette pratique soit peu fréquente, la majorité des pays se réserve le droit de désinsectiser un appareil si celui-ci présente un risque potentiel pour la santé publique, l’agriculture ou l’environnement. L’Organisation mondiale de la Santé et l’Organisation de l’aviation civile internationale ont approuvé les procédures de désinsectisation suivantes : (1) pulvériser un insecticide en aérosol dans la cabine de l’appareil pendant que les passagers sont à bord ou (2) traiter les surfaces intérieures de l’appareil à l’aide d’un insecticide à effet rémanent une fois les passagers sortis de l’appareil. Pour en savoir plus, consultez le site https://www.transportation.gov/airconsumer/spray (en anglais).
EN OFFRANT DES RÉSERVATIONS DE PRODUITS DE VOYAGE VERS CERTAINES DESTINATIONS INTERNATIONALES PARTICULIÈRES, EGENCIA N’AFFIRME NI NE GARANTIT D’AUCUNE MANIÈRE QUE LES VOYAGES VERS CES DESTINATIONS SONT CONSEILLÉS OU SANS RISQUE, ET N’EST PAS RESPONSABLE DES DOMMAGES OU DES PERTES RÉSULTANT DES VOYAGES VERS CES DESTINATIONS.
CLAUSE DE NON-RESPONSABILITÉ
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INDEMNISATION
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LOGICIELS OFFERTS SUR CE SITE WEB
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