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Zoom a-t-il mis fin aux réunions d’affaires en présentiel ?

7 min
Posted: 30 November 2021
Zoom Video Conference for Business Meetings

Mike Orchard, consultant principal chez FESTIVE ROAD

Alors que la pandémie impacte jusqu’à 90 % des voyages, les opinions de la direction varient souvent quant à l’avenir des déplacements professionnels.

Est-ce que cette scène vous est familière ?

voyage

Des décisions importantes doivent être prises concernant les voyages d’affaires. Le temps est venu d’évaluer le retour sur investissement et la valeur des voyages d’affaires pour votre entreprise et de décider quels sont les types de déplacements dont votre entreprise peut se passer.

Tandis que vous relancez votre activité de voyages, il est essentiel de parvenir à trouver le bon équilibre entre les aspects humains, financiers et environnementaux.

Il est temps d’adopter une approche raisonnée en matière de voyages d’affaires.

Tendances qui modifient les besoins des voyages d’affaires

Trois tendances majeures animent les débats parmi les chefs d’entreprise qui se demandent actuellement comment relancer les voyages d’affaires :

  1. L’environnement de travail est en pleine mutation. Les entreprises ont des avis qui diffèrent sur la date, la manière et la possibilité même d’un retour au bureau des équipes. 72 % des directeurs financiers anticipent une réduction des espaces de bureau au cours des deux prochaines années[i]. La technologie de visioconférence s’est améliorée et offre aujourd’hui une alternative viable au voyage dans certains cas.
  2. L’envie de voyager des employés a changé. Un sondage réalisé auprès de personnes qui voyagent fréquemment pour le travail suggère que seul un tiers d’entre elles s’attendent à voir leur volume de voyages revenir au même niveau qu’avant la pandémie[ii]. Pour les autres, le manque de voyages a engendré de nouveaux défis. Ainsi, 63 % des voyageurs d’affaires déclarent qu’ils chercheront un nouveau poste si les voyages sont limités à l’avenir[iii].
  3. Le voyage durable est sous le feu des projecteurs. 30 % des PDG ont indiqué que le changement climatique est désormais une « préoccupation majeure »[iv], soit 24 % de plus sur un an. Les voyages d’affaires peuvent contribuer largement aux gaz à effet de serre de catégorie 3. Plus de 70 % des responsables des voyages d’affaires se disent soucieux de l’empreinte carbone associée aux voyages de leur entreprise[v]. EY, par exemple, a annoncé des plans visant à réduire ses émissions de carbone dues aux voyages d’affaires de 35 % d’ici 2025[vi].

Voyages d’affaires : un nouveau mode de pensée

Avant qu’une réelle mutation puisse s’opérer, il est essentiel d’évaluer dans quelle mesure votre entreprise est prête (et ouverte) à un tel changement.

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Si votre entreprise a déjà entamé son cheminement vers le nouveau mode de pensée, alors c’est le bon moment d’initier une étude afin de déterminer le rôle et la valeur des voyages d’affaires au sein de votre entreprise.

Définir les objectifs de vos voyages d’affaires est essentiel

En adoptant une approche raisonnée sur les voyages, votre entreprise pourra définir leur but sous-jacent par rapport à ses objectifs métier, dégageant ainsi des variables revenus, mais aussi de la valeur au niveau humain et de l’entreprise.

Ce nouveau mode de pensée permet à votre entreprise d’envisager les voyages comme un investissement, et non simplement comme un coût.

Le modèle des voyages raisonnés peut offrir les avantages suivants :

  1. Efficacités opérationnelles et réduction des coûts. En déterminant dans quels cas une rencontre en face à face apporte réellement une plus-value, vous définissez automatiquement la valeur de chaque type de voyage et son retour sur investissement. Ainsi, votre entreprise est en mesure de prendre efficacement des décisions sur la base de la valeur de chacun des voyages d’affaires envisagés. Il est possible que cela vous amène aussi à remplacer certains types de voyages par des modes de communication alternatifs afin de réduire les coûts, d’accroître la productivité des employés et de rentabiliser au maximum l’investissement technologique, tout en conservant un avantage concurrentiel. Mais n’allez pas croire qu’il suffit de stopper les déplacements internes. Certains déplacements internes génèrent énormément de valeur, alors que certaines rencontres client en face à face peuvent être menées aussi efficacement, voire plus, en exploitant les technologies disponibles. Définir les besoins réels de votre entreprise vous aidera à vous en rendre compte.
  2. Croissance des revenus. Avec les voyages raisonnés, vous hiérarchisez également les déplacements selon la valeur d’une communication en face à face avec le client et en fonction des exigences du client. Ainsi, les déplacements qui permettent la réalisation de fusions et acquisitions, la fidélisation des clients et la conclusion de nouveaux marchés sont des voyages d’affaires dans lesquels votre entreprise peut vouloir investir plus. À l’inverse, il est possible que vos clients préfèrent limiter les réunions physiques dans le cadre de leur engagement envers un développement durable. Toutefois, adopter par défaut une approche « tout en visio » pour les réunions risque peut-être de ne pas générer autant de croissance des revenus que les réunions en présentiel. Une approche équilibrée est requise.
  3. Limitation des risques et conformité. Ce modèle aide votre entreprise à déterminer les types de voyages d’affaires réalisés et, sur cette base, à mettre en place des mesures de gestion des risques des voyageurs au sein des procédures de planification, d’approbation et de réservation des voyages. Ainsi, vous établissez les procédures et protocoles appropriés afin de vous assurer que chaque voyage est conforme et que les risques associés sont gérés, malgré un monde de plus en plus incertain. La première étape pour un programme efficace de gestion des risques des voyageurs est de se mettre d’accord sur le fait que le voyage entrepris répond à l’objectif souhaité.
  4. Prise en compte réelle de la durabilité. Il est important de comprendre que les voyages raisonnés peuvent vous aider à donner la priorité aux voyages appropriés et à limiter votre empreinte carbone. Avec ce modèle, vous pouvez mettre l’accent sur le critère environnemental au sein du processus de décision relatif aux voyages et susciter un changement dans le niveau de la demande de voyages. Pour les voyages qui sont encouragés, l’aspect durable peut être renforcé. Ainsi, opter pour le train plutôt que l’avion, ou privilégier les vols opérés sur des appareils plus efficaces, peut considérablement réduire l’impact carbone. De plus, il est possible de tirer profit d’un voyage pour répondre à plus d’objectifs que ce qui était initialement prévu, par exemple en assistant à une conférence puis en restant sur place pour rencontrer des clients.
  5. Bien-être des employés/voyageurs. Le goût des employés pour les voyages professionnels est devenu une affaire très personnelle. C’est également devenu le cas pour les niveaux de confiance et de confort. Le temps passé sur les routes est autant de temps passé loin de la famille et des amis. Par ailleurs, il est de plus en plus admis que les voyages d’affaires fréquents peuvent engendrer du stress et nuire au bien-être des employés. D’un autre côté, cet aspect de leurs fonctions a réellement manqué à certains voyageurs. En définissant un objectif de voyage clair et en expliquant sa raison, les employés comprennent qu’on leur demande uniquement de se déplacer pour des voyages d’affaires essentiels et utiles. De plus, ils bénéficieront d’une assistance avant, pendant et après le voyage afin que ce déplacement soit réussi et productif pour eux, comme pour l’entreprise.

Prise en compte de la valeur des voyages d’affaires 

Une récente étude réalisée par la Harvard Business Review[vii] en 2019, juste avant le début de la pandémie, fournit quelques enseignements sur les avantages qui peuvent être tirés des voyages d’affaires. Cette étude a révélé que les entreprises qui investissent dans les voyages d’affaires en les considérant comme un levier stratégique (et non comme un poste de dépense à réduire) constatent différents avantages :

  • Des avantages internes, tels que :
    • une vitesse de commercialisation 2,2 x plus rapide ;
    • la satisfaction des employés multipliée par 2,3 ;
    • une efficacité opérationnelle 2 fois meilleure ;
    • une rentabilité 1,6 x plus élevée.
  • Des avantages externes, tels que :
    • une fidélité et rétention des clients 2,4 x plus forte ;
    • des parts de marché multipliées par 2.

Avec les mutations engendrées par la pandémie, les évolutions des environnements de travail, les réticences à voyager et la question du développement durable, il est fort probable que le volume des déplacements professionnels et le type d’expérience associé aux voyages d’affaires seront très différents à l’avenir. En adoptant une approche réfléchie grâce au modèle des voyages raisonnés, votre entreprise continuera à tirer avantage des voyages d’affaires qui offrent le meilleur retour sur investissement et ont un impact positif.

Pour en savoir plus, téléchargez le livre blanc « Donnez un sens à votre programme voyages ».


Informations indépendantes et images fournies par FESTIVE ROAD

Mike Orchard est consultant principal chez FESTIVE ROAD. Avec plus de 20 ans d’expérience dans le secteur des voyages d’affaires, il travaille avec des fournisseurs et acheteurs de voyages afin d’opérer un changement effectif, positif et durable de leurs services et programmes voyages.


[i] Don’t overlook critical talent intelligence in your postpandemic location strategy, Gartner, avril 2021

[ii] Business travellers planning to cut future flights, poll finds, The Guardian, avril 2021

[iii] The future of corporate travel = return on people, 2021

[iv] 24th Annual Global CEO Survey, PwC, mars 2021

[v] Sustaining the future, reducing the environmental impact of business travel, BTN Europe, juin 2021

[vi] EY to cut business travel emissions by 35 per cent by 2025, BTN Europe, janvier 2021

[vii] Travel culture: your innovation and growth advantage, Harvard Business Review, 2019

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