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4 conseils pour un meilleur programme voyages

4 min
Posted: 31 May 2017Updated: 01 March 2021
Topics: AchatsBlog
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Mettez-vous en place un tout nouveau programme voyages ? Ou remaniez-vous vos services de gestion de voyages actuels, afin de garantir une démarche plus rationalisée ? Peut-être cherchez-vous actuellement à changer d'agence de voyages d'affaires ? Quel que soit l'état du flux de votre programme voyages actuel, nous pouvons vous aider. Pour lancer un programme de gestion de voyages efficace pour votre société, il est important de garder à l'esprit qu'il s'agit d'un exercice d'équilibre : vous devez atteindre les objectifs de votre entreprise tout en vous assurant que vos employés se sentent autonomes. La communication est essentielle. Une fois que votre équipe aura apprécié les avantages du changement, vous pouvez être certain que ce changement va perdurer. Tout le monde est gagnant. Vous trouverez ci-dessous 4 conseils permettant de mieux approcher tous les changements que vous devez apporter à votre programme voyages.

1. Demandez à chacun de vous décrire son ressenti sur votre programme voyages.

Nous savons tous qu'une communication réussie est à double sens. Les priorités et les préoccupations du PDG et de la direction de l'entreprise seront naturellement différentes de celles de vos voyageurs sur le terrain. Maintenir une bonne communication vous permet de gérer immédiatement toutes les préoccupations qui apparaissent lorsque vous apportez des modifications à vos services de gestion de voyages. Tout d'abord, demandez à toutes les personnes impliquées ce qu'elles changeraient, le cas échéant, dans le programme voyages actuellement utilisé. Qu'est-ce qui les contrarie et quelles politiques souhaiteraient-elles conserver ? Cette étape supplémentaire vous aidera non seulement à définir comment expliquer au mieux le raisonnement qui sous-tend les changements que vous vous apprêtez à mettre en œuvre, mais vous permettra également de vérifier que toutes les personnes concernées par le changement se sentiront entendues.

2. Faites appel aux pionniers et aux ambassadeurs du programme voyages.

Identifiez et encouragez les premiers ambassadeurs du programme. Reconnaître ce groupe interne et récompenser sa positivité en matière de gestion de voyages contribue largement à l'adoption interne d'une nouvelle approche de la gestion de voyages. Profitez de l'enthousiasme de ses membres quant aux nouvelles pratiques et politiques voyages, et laissez-les s'exprimer avec leurs homologues pour davantage influencer l'organisation. Approchez les voyageurs fréquents, les assistants de direction et les équipes technologiques avec la même stratégie. Considérez-les comme des promoteurs exécutifs qui, à leur tour, deviendront des ambassadeurs du programme voyages. Assurez-vous qu'ils restent disponibles pour parler ouvertement et honnêtement de la gestion de voyages avec le reste de l'entreprise. Ce groupe permettra également de promouvoir les avantages de vos nouveaux services de gestion de voyages au fur et à mesure de leur développement.

3. Identifiez les personnes qui résistent à tous les changements de vos services de gestion de voyages.

Vous rencontrerez aussi des personnes résistantes au changement, peu importe la façon dont vous présentez votre nouveau programme voyages amélioré. Assurez-vous une nouvelle fois que tout le monde est entendu. Vous ne parviendrez peut-être pas à convaincre immédiatement les personnes qui n'ont pas encore rallié les mises à jour, les nouvelles politiques ou les processus de rapport, mais n'abandonnez pas. C'est là où l'intervention de vos ambassadeurs du programme voyages sera utile. Encouragez le dialogue avec une approche d'équipe, afin de vous assurer que chacun dispose de toutes les informations dont il a besoin pour adopter les changements nécessaires et avancer.

4. N'oubliez pas que les agences de voyages d'affaires sont vos plus grandes alliées.

Que vous apportiez des changements mineurs à vos services de gestion de voyages ou que vous remaniiez complètement tout votre programme, sachez que plusieurs étapes sont nécessaires, exigeant du temps et des efforts. Vous ne pouvez pas tout faire seul. Profitez de l'expertise d'une agence de voyages d'affaires expérimentée. Les spécialistes des agences de voyages d'affaires, comme Egencia, sont à votre disposition pour aider votre entreprise à éviter les pièges potentiels de la mise en œuvre d'un nouveau programme voyages. Par ailleurs, une agence de voyages d'affaires vous permettra de gagner du temps et de l'argent en vous recommandant les bonnes pratiques et en fournissant une assistance continue à votre équipe. Le changement, bien que souvent nécessaire, n'est pas facile. Cependant, les changements adaptés à votre programme voyages vont rationaliser les charges de travail, garantir une conformité optimale, réduire les coûts et augmenter la satisfaction grâce à une meilleure expérience de vos voyageurs d'affaires. Pour obtenir la solution appropriée, le changement justifie largement l'investissement. Obtenez des conseils pratiques sur la mise en œuvre efficace des changements dans votre programme voyages.

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