Économiser grâce au libre-service avec Egencia

Posté: 06 juillet 2020

Si le chemin à parcourir jusqu’à la reprise normale des activités suite à la crise du coronavirus (COVID-19) est encore incertain, ce qui est sûr en revanche c’est que la gestion de vos dépenses, elle, va devoir être plus efficace que jamais. Pour gérer vos dépenses de voyages actuelles et futures de manière optimale, faites équipe avec une agence de voyages d’affaires dont la technologie pourra vous faire gagner du temps et de l’argent.

La solution de voyages d’affaires d’Egencia peut être utilisée de manière autonome par les voyageurs et Travel Managers. Un voyageur a besoin de modifier les horaires de son voyage à la dernière minute ? Un Travel Manager souhaite activer les demandes d’approbation pour les destinations à risque ? Notre solution de réservation de voyages d’affaires peut être personnalisée et adaptée à vos besoins à tout instant, depuis votre téléphone ou votre ordinateur. Notre technologie est facile à utiliser, améliore l’expérience de voyage et peut vous aider à faire de belles économies.

Gain de temps et d’argent grâce à la réservation en libre-service chez NTT Singapore et Outreach Chez Egencia, nous voulons offrir aux voyageurs une expérience de réservation intuitive, facile à gérer sur le plan individuel. Notre solution donne aux voyageurs le contrôle sur la procédure de réservation et de modification. Nos clients ont gagné un temps considérable chaque semaine, et fait de belles économies, simplement en réduisant le nombre d’appels téléphoniques et la coordination interne nécessaires à la réservation des voyages.

« Avant Egencia, les employés devaient adresser une demande à une équipe administrative centrale pour réserver leurs vols et leurs hôtels. Cela prenait beaucoup de temps, nous n’avions aucun choix, et cela coûtait beaucoup d’argent, car beaucoup de changements de dernière minute étaient faits, ce qui engendrait des frais. »

– Tricia Lim, Executive VP de la Division de la planification intégrée chez NTT Singapore

Si les utilisateurs sont satisfaits de l’expérience, alors le libre-service contribuera à faire grimper le taux d’adoption. L’adoption se traduira ensuite par des économies, car il y aura moins d’aller-retours pendant la procédure de réservation, donc moins de temps perdu. Avec la possibilité de personnaliser les options de voyage, de travailler à partir de plusieurs appareils et de modifier ou annuler une réservation en déplacement, nos clients déclarent invariablement qu’il y a tout simplement plus de chances que leurs voyageurs utilisent Egencia que l’inverse.

« Mes chargés de clientèle veulent être certains qu’ils pourront ouvrir une application et que toutes les informations y seront centralisées. Qu’ils pourront accéder à l’information dont ils ont besoin quand ils en ont besoin. Nous avons choisi Egencia, car elle a éliminé les sources de friction dans les processus, et c’est ce qui comptait vraiment pour nous. »

— Max Altschuler, VP Marketing chez Outreach

Des économies grâce à la réservation de voyages d’affaires en ligne chez Tech Data et Nasdaq Qui dit réservation en ligne, dit moins de temps passé à réserver et accès aux meilleurs tarifs, donc économies. Mais pour que la réservation en ligne soit un succès, encore faut-il que les voyageurs disposent d’un outil qui leur plaise.

« En tant qu’entreprise technologique, nous aimons la technologie. Et lorsque nous avons le choix entre contacter le Service Clients ou utiliser une application sur notre téléphone, je peux vous dire que nous utilisons tous l’application. »

— Joan Santalo, responsable d’équipe pour les voyages UE chez Tech Data

Outre le fait de vous faire gagner du temps en vous évitant de téléphoner à une compagnie aérienne, un hôtel ou une agence de location de voiture, notre technologie recherche de manière intelligente les tarifs les plus bas en temps réel, même si vous avez déjà réservé votre voyage. En d’autres termes, l’expérience en ligne vous aide à faire des économies même lorsque vous ne l’utilisez plus. Nos clients ont confié avoir réalisé des économies conséquentes très peu de temps après avoir opté pour la gestion en ligne de leurs voyages d’affaires.

Six mois après avoir signé avec Egencia pour la gestion de ses voyages d’affaires, Nasdaq enregistrait 500 000 dollars d’économies (-32 %). Le temps consacré à la gestion du programme voyages avait, quant à lui, été réduit de 50 heures par semaine.

— Étude de cas: Nasdaq 

Des réservations d’hôtels en toute simplicité et conformes à la politique voyages chez Splunk et NTT Singapore Grâce à notre solution et notre technologie de gestion de voyages, nos clients peuvent laisser leurs voyageurs d’affaires effectuer eux-mêmes leurs réservations tout en étant sûrs que celles-ci seront conformes à la politique voyages de l’entreprise. Donc toujours moins de dépenses inutiles et des mesures de réduction des coûts mieux respectées (plafonds de dépenses, classes tarifaires à ne pas dépasser, etc.). Les Travel Managers ont la possibilité de mettre à jour la politique comme ils l’entendent, de façon à ce que les voyageurs disposent toujours des dernières informations quand ils effectuent une réservation.

« Ce que je préfère avec Egencia, ce sont les possibilités que m’offre l’outil : je peux modifier la politique sur demande, ajouter des profils, etc. En bref, j’adore avoir cette technologie à portée de main pour pouvoir gérer tous ces aspects. »

— Joy Anzinger, Senior Manager of Global Travel chez Splunk

Bien heureusement, les voyageurs peuvent respecter le budget sans pour autant renoncer aux services qui rendent leurs voyages d’affaires plus agréables. Avec les tarifs préférentiels Egencia pour les hôtels, ils peuvent bénéficier d’avantages exclusifs tels que le Wi-Fi, le petit-déjeuner compris et une politique d’annulation flexible. L’un dans l’autre, l’expérience n’en est que meilleure pour toutes les parties prenantes et évite aux entreprises d’avoir à payer des frais en cas d’annulation tardive.

« Le portail Egencia permet d’améliorer l’expérience de nos voyageurs tout en nous aidant à contrôler les coûts. »

— Raymond Thor, responsable Achats chez NTT Singapore

Téléchargez notre check-list pour réaliser des économies et découvrez comment nos outils de réservation de voyages d’affaires en libre-service peuvent vous aider à gérer vos dépenses de voyage et générer des économies. Partagez ce post sur LinkedIn ou Twitter.