Coronavirus : sécurité des voyageurs et stabilité économique
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Egencia s'engage à vous aider à répondre à vos besoins d'affaires tout en limitant les risques pour vos voyageurs.
Nous avons compilé les informationsclés pour aider votre entreprise à faire face aux risques posés par la crise actuelle du coronavirus. N'hésitez pas à contacter votre Account Manager Egencia en cas de questions.
Utiliser le Localisateur de voyageurs
- Utilisez le Localisateur de voyageurs Egencia pour identifier l'endroit où vos voyageurs sont censés être et localiser ceux qui pourraient se trouver dans un endroit à risque. Vous pouvez également générer un rapport global de tous les plans de voyage actuels et futurs dans votre entreprise, quelle que soit la destination, et effectuer une recherche par pays, ville, région ou zone géographique spécifique sur la carte.
Passer en revue votre politique de voyages d'affaires
- Bloquer certaines destinations aériennes: pour empêcher vos voyageurs de prendre des risques inutiles, vous pouvez soit définir des itinéraires/destinations hors réglementation, soit empêcher la réservation de vols vers des destinations spécifiques.
- Mettre à jour la limite de voyageurs Egencia:limitez le nombre de voyageurs participant à un même voyage ou un même vol en mettant à jour la politique voyages de votre organisation pour autoriser un nombre maximum.
- Vérifier vos paramètres d'approbation: nous savons que le protocole d'approbation peut ralentir votre processus de réservation et, en temps normal, nous vous encourageons à autoriser vos voyageurs à réserver, sans processus supplémentaire. Mais en temps de crise, il est important de comprendre qu'une approbation supplémentaire peut permettre aux responsables d'être informés de tous les voyages d'affaires prévus et de prendre des décisions éclairées en conséquence. Vous pourrez ensuite rétablir facilement ces paramètres une fois la situation revenue à la normale. Dans les zones Europe et Asie-Pacifique, vous pouvez aller encore plus loin en ajoutant un approbateur sécurité pour vos itinéraires hors réglementation.
Mettre à jour les coordonnées de vos voyageurs
Vous pourrez ainsi contacter facilement vos voyageurs et leurs proches en cas d'incident lors d'un voyage. Demandez à tous vos voyageurs de vérifier et mettre à jour leur profil Egencia et, surtout, leurs coordonnées en cas d'urgence.
Communiquer directement avec vos voyageurs via Egencia
- Messages voyageurs: choisissez les alertes spécifiques que vous souhaitez partager sur la page d'accueil Egencia de votre organisation ou créez des messages contextuels liés à des types de réservations (vol, hôtel, train ou voiture) ou des destinations de voyage spécifiques.
- Messagerie de confirmation de voyage: créez le message que vous souhaitez adresser aux voyageurs chaque fois qu'ils reçoivent une confirmation de réservation.
- Insister sur la gestion du risque de votre entreprise: veillez à ce que vos voyageurs disposent des informations nécessaires concernant vos recommandations en matière de gestion du risque en ajoutant un lien favori vers votre politique sur la page d'accueil Egencia de votre organisation. Veillez à intégrer les processus que votre organisation a mis en place pour les situations d'urgence.
- Si vous ne disposez pas de recommandations spécifiques sur la gestion du risque, vous pouvez utiliser ces conseils pour aider vos voyageurs.
Comment informer vos voyageurs
Faire la promotion de l'application Egencia: veillez à ce que vos voyageurs utilisent l'application Egencia lorsqu'ils voyagent. Les «messages voyageurs» que vous avez configurés sur votre plateforme Egencia apparaîtront dans l'application et vous permettront d'assurer une communication cohérente. L'application enverra également des alertes spécifiques à vos voyageurs en fonction de leurs voyages (annulation, retard, etc.).Ils auront ainsi la possibilité de modifier leurs réservations en cas de besoin.
Restez informé des dernières actualités
Pour vous tenir informé des situations en cours, vous pouvez:
- Rendez-vous sur notre Centre d’aide pour consulter les principales mises à jour sur le COVID-19 afin de vous aider à gérer vos voyages d’affaires en cette période difficile. Cette page contient également des informations sur les politiques de voyage flexibles.
- Consulter les alertes voyages Egencia sur la page d'accueil de votre plateforme Egencia: notre équipe dédiée aux alertes voyageurs les met à jour en continu.
- Choisir de recevoir des alertes voyageurs par e-mail.Pour cela, rendez-vous sur la page de profil de l'utilisateur, dans les préférences de communication (pour vous et vos voyageurs), ou contactez votre Account Manager pour activer cette option à l'échelle de l'entreprise.
- Rejoignez la communauté en ligne Egencia Connect pour communiquer avec d’autres Travel Managers, obtenir les dernières informations, partager les bonnes pratiques et bien plus.
Améliorer le respect de votre programme voyages
- Pour vous assurer de contrôler complètement les informations de localisation de vos voyageurs, vous pouvez également veiller à ce qu'ils suivent vos processus recommandés ou ceux de votre agence de voyages d'affaires. Si ce n'est pas le cas, vous ne pourrez pas savoir où ils sont censés se trouver ni s'ils sont au courant des alertes publiées et des changements de politique.
- Pour vous aider à communiquer de nouveau sur votre programme voyages en interne, n'hésitez pas à utiliser notre kit d'outils de messagerie pour Travel Managers.
- À titre informatif, sachez que les clients d'Egencia atteignent plus de 81 % de conformité à la politique voyage pour les réservations de vol, hôtel, voiture et train.*
*Ces données s'appliquent aux taux mondiaux de conformité à la politique voyage de tous les clients Egencia, du 1erjanvier au 31décembre2018, pour les réservations effectuées en ligne, y compris via l'application.
