Appels d’offres : sont-ils toujours nécessaires ?

Un appel d’offres est une procédure formelle qui permet d’évaluer et de comparer des fournisseurs ou prestataires de services. Aussi, les entreprises y ont souvent recours pour choisir leur agence de voyages d'affaires malgré les côtés négatifs d’une telle procédure. Votre organisation dispose sans doute déjà de plusieurs solutions pour gérer les déplacements de vos collaborateurs : agence de voyages d'affaires, conseiller voyage, réservations directes ou même une combinaison de tous ces éléments. Décider de publier un appel d'offre pour sélectionner votre agence de voyages d'affaires peut être chronophage et coûteux mais il y a quand même quelques avantages à cela.

L’appel d’offre est obligatoire

Lancer un appel d’offres est obligatoire dans certains cas, donc inévitable. Par exemple, les services publics doivent lancer une procédure d’appel d’offres pour tout projet dépassant un certain montant. Certaines instances gouvernementales doivent quant à elles faire appel à une agence de voyages d'affaires spécifique suivant les instructions d’un « consortium achat ». De la même manière, certaines entreprises imposent de passer par un processus d’appel d’offres, d’autres non.

L’appel d’offres n’est pas obligatoire

Comment savoir si un appel d’offres est la meilleure option ?

• Évaluation

Vous devez d’abord évaluer votre programme voyages ainsi que les prestataires potentiels. Votre budget voyage annuel est également un élément clé. Celui-ci peut s’étaler de 100 000 à 10 millions d’euros. Si votre budget se situe en dessous de 500 000 €, réfléchissez à deux fois avant de lancer une procédure complète d’appel d’offres. Même si organiser une rencontre avec certaines agences de voyages d’affaires en amont de la procédure n’est pas toujours équitable, cela vous permettra d’avoir une première vue d’ensemble et d’écarter celles qui ne correspondent pas à vos besoins. Cela vous fera gagner du temps plus tard, au moment de l’attente des offres.

• Recherche

Même si vous mettez au point une procédure d’appel d’offres très détaillée sur plusieurs pages, vous devez d’abord identifier les questions qui s’appliquent le mieux à vos attentes, plutôt que de rédiger un document classique qui consisterait à cocher ou non des cases prédéfinies. Un système de score peut sembler pratique, mais cela peut éclipser la véritable valeur d’une solution de gestion de voyages ; par exemple la question des frais peut faire partie d’une négociation ultérieure. Vous devez aussi déterminer les facteurs les plus importants pour vous, vos responsables et vos voyageurs.

• Prise de décision

Qui doit être impliqué dans la procédure de prise de décision ? Les personnes qui réservent, le service financier, les achats voyages, RH, le service informatique ? Sont-ils tous situés dans les mêmes bureaux ? Souhaitent-ils être impliqués dans la procédure ou ont-ils seulement un avis à donner sur une question qui les concerne ou sur la décision finale ? Organiser des réunions en interne peut parfois retarder les choses, surtout si les bonnes personnes ne sont pas incluses. Donc, avant de commencer, identifiez qui doit prendre part à la procédure.

• Coût et temps

Il est important de distinguer le coût d’un changement de prestataire (c’est-à-dire le processus d’implémentation) du coût et du temps directement imputables à l’appel d’offres (la demande d’informations, le scoring et l’audit des réponses, puis les entretiens avec les trois derniers candidats et les décisionnaires). Par ailleurs, les facteurs coût et temps seront forcément impactés selon si vous utilisez des outils électroniques ou si vous procédez manuellement.

Ce processus est si complexe que de nombreuses entreprises délèguent désormais la tâche à des consultants qui, évidemment, ne travaillent pas gratuitement. Pour résumer, un appel d’offres peut être long et coûteux. Quand vous aurez répondu à toutes ces questions, réfléchissez bien si une procédure formelle est nécessaire, ou si quelques réunions et autres présentations ne peuvent pas vous apporter le résultat souhaité. S’il en ressort qu’un appel d’offres est la meilleure façon de trouver votre nouvelle agence de voyages d'affaires, téléchargez un document type ou contactez notre équipe pour plus d’informations.